Hai loại tiền tệ trên mỗi giao dịch ngoại tệ
Mỗi giao dịch ngoại tệ đều liên quan đến hai loại tiền tệ:
- Đồng tiền giao dịch là loại tiền ghi trên chứng từ: USD trên hóa đơn gửi khách hàng, hoặc MYR trên hóa đơn của nhà cung cấp.
- Đồng tiền chức năng là loại tiền dùng để ghi sổ kế toán. Thông thường, đó là đồng tiền của môi trường kinh tế chính nơi bạn hoạt động, chẳng hạn SGD với một công ty chủ yếu kinh doanh tại Singapore, hoặc VND với một công ty chủ yếu kinh doanh tại Việt Nam. Chuẩn mực kế toán áp dụng cho bạn quy định cách xác định đồng tiền này, và quy định thuế tại địa phương cũng có thể yêu cầu bạn lưu sổ sách theo luật định bằng đồng nội tệ. Hãy kiểm tra cả hai nếu bạn chưa chắc.
Sổ cái của bạn phải cân đối theo đồng tiền chức năng. Vì vậy, mọi số tiền ngoại tệ đều phải được quy đổi. Cách làm tốt là ghi nhận cả hai: số tiền nguyên tệ (10.000 USD) và số tiền quy đổi (13.500 SGD). Bạn cần số nguyên tệ để biết khách hàng còn nợ bao nhiêu, và số quy đổi cho báo cáo tài chính.
Ghi nhận hóa đơn: dùng tỷ giá nào
Hãy ghi nhận hóa đơn bán hoặc hóa đơn nhà cung cấp bằng ngoại tệ theo tỷ giá tại ngày phát sinh giao dịch, thường là ngày hóa đơn. Tỷ giá đó trở thành tỷ giá lịch sử của chứng từ. Nó gắn với chứng từ cho đến khi chứng từ được thanh toán.
Hãy quyết định nguồn tỷ giá và dùng nhất quán. Các nguồn phổ biến là tỷ giá do ngân hàng trung ương công bố hoặc tỷ giá hằng ngày của ngân hàng chính mà bạn giao dịch. Một số cơ quan thuế quy định tỷ giá phải dùng cho chứng từ thuế, vì vậy hãy kiểm tra quy định tại địa phương trước khi chọn. Dù dùng nguồn nào, hãy lưu lại tỷ giá đã dùng và ngày áp dụng, vì kiểm toán viên sẽ hỏi.
Một số doanh nghiệp dùng một tỷ giá duy nhất cho cả tháng cho tiện. Cách này có thể chấp nhận được khi tỷ giá ổn định, nhưng đó chỉ là ước tính gần đúng. Nếu tỷ giá biến động mạnh trong tháng, hãy dùng tỷ giá hằng ngày.
Lãi lỗ đã thực hiện: khi tiền được thanh toán
Lãi hoặc lỗ tỷ giá đã thực hiện phát sinh khi một chứng từ ngoại tệ được thanh toán theo tỷ giá khác với tỷ giá lúc ghi nhận.
Giả sử bạn xuất hóa đơn cho khách hàng 10.000 USD khi tỷ giá là 1,35, tức 13.500 SGD. Một tháng sau, khách hàng thanh toán khi tỷ giá là 1,33. Bạn nhận 10.000 USD, giờ chỉ còn tương đương 13.300 SGD. Khoản phải thu được tất toán theo giá trị đã ghi nhận là 13.500 SGD, và phần thiếu hụt 200 SGD là khoản lỗ tỷ giá đã thực hiện.
Lãi hay lỗ phụ thuộc vào loại khoản mục bạn nắm giữ:
| Khoản mục bạn nắm giữ | Ngoại tệ tăng giá | Ngoại tệ giảm giá |
|---|---|---|
| Khoản phải thu hoặc tiền bằng ngoại tệ | Lãi | Lỗ |
| Khoản phải trả hoặc khoản vay bằng ngoại tệ | Lỗ | Lãi |
Lãi lỗ đã thực hiện là thật. Chúng thay đổi số tiền bạn thực sự nhận được tính theo đồng tiền của mình.
Một cái bẫy: nếu ngân hàng trừ phí trên khoản tiền ngoại tệ nhận về, chẳng hạn khách hàng chuyển 10.000 USD nhưng bạn chỉ nhận 9.980 USD, thì 20 USD đó là phí ngân hàng, không phải lỗ tỷ giá. Hãy ghi nhận riêng để số liệu tỷ giá chỉ phản ánh biến động tỷ giá.
Lãi lỗ chưa thực hiện: đánh giá lại cuối tháng
Vào cuối mỗi kỳ, một số số dư ngoại tệ vẫn còn mở: hóa đơn bán chưa thu tiền, hóa đơn nhà cung cấp chưa thanh toán, tiền nằm trong tài khoản ngân hàng ngoại tệ. Giá trị của chúng tính theo đồng tiền của bạn đã thay đổi kể từ khi ghi nhận.
Đánh giá lại là trình bày lại các số dư còn mở đó theo tỷ giá cuối kỳ tại ngày cuối cùng của kỳ. Phần chênh lệch là lãi hoặc lỗ chưa thực hiện, vì chưa có khoản nào được thanh toán.
Những khoản được đánh giá lại:
- Số dư tiền gửi ngân hàng và tiền mặt bằng ngoại tệ.
- Các khoản phải thu và phải trả bằng ngoại tệ còn mở.
- Các khoản vay và tiền gửi bằng ngoại tệ.
Những khoản không được đánh giá lại: các khoản mục phi tiền tệ như hàng tồn kho, tài sản cố định và chi phí trả trước. Chúng giữ nguyên theo tỷ giá tại ngày bạn mua.
Có hai cách phổ biến để xử lý bút toán đánh giá lại. Cách thứ nhất là ghi đảo vào ngày đầu tiên của kỳ sau, để mỗi kỳ bắt đầu lại từ tỷ giá lịch sử và kết quả thực tế xuất hiện dưới dạng lãi lỗ tỷ giá đã thực hiện khi thanh toán. Cách thứ hai là giữ nguyên giá trị đã đánh giá lại và tính biến động tiếp theo từ đó. Cả hai cách đều cho cùng một tổng số trong suốt vòng đời của chứng từ. Hãy chọn một cách và áp dụng nhất quán.
Cách xử lý thuế đối với lãi lỗ tỷ giá chưa thực hiện khác nhau giữa các quốc gia. Có nơi đánh thuế ngay khi phát sinh, có nơi chỉ khi đã thực hiện. Hãy kiểm tra quy định tại địa phương bạn.
Ví dụ minh họa từ hóa đơn đến thanh toán
Giả sử công ty của bạn ghi sổ bằng SGD và xuất hóa đơn 10.000 USD cho một khách hàng ở Mỹ vào ngày 10/10.
| Ngày | Sự kiện | Tỷ giá | Giá trị SGD | Bút toán (SGD) |
|---|---|---|---|---|
| 10/10 | Hóa đơn 10.000 USD | 1,35 | 13.500 | Nợ phải thu 13.500, Có doanh thu 13.500 |
| 31/10 | Đánh giá lại cuối tháng | 1,37 | 13.700 | Nợ phải thu 200, Có lãi tỷ giá chưa thực hiện 200 |
| 1/11 | Ghi đảo bút toán đánh giá lại | – | 13.500 | Nợ lãi tỷ giá chưa thực hiện 200, Có phải thu 200 |
| 15/11 | Khách hàng thanh toán 10.000 USD | 1,33 | 13.300 | Nợ tiền gửi ngân hàng 13.300, Nợ lỗ tỷ giá đã thực hiện 200, Có phải thu 13.500 |
Báo cáo kết quả kinh doanh thể hiện:
- Tháng 10: doanh thu 13.500 SGD và lãi chưa thực hiện 200 SGD.
- Tháng 11: ghi đảo 200 SGD và lỗ đã thực hiện 200 SGD.
- Tổng cộng: lỗ tỷ giá thuần 200 SGD, đúng bằng chênh lệch giữa số bạn đã xuất hóa đơn tính theo SGD (13.500) và số bạn thực nhận (13.300).
Nếu không ghi đảo, khoản phải thu sẽ nằm ở mức 13.700 SGD kể từ ngày 31/10 và khoản lỗ đã thực hiện trong tháng 11 sẽ là 400 SGD. Lãi 200 của tháng 10 cộng lỗ 400 của tháng 11 vẫn cho ra cùng khoản lỗ thuần 200 SGD.
Logic tương tự áp dụng theo chiều ngược lại cho hóa đơn nhà cung cấp. Nếu bạn nợ một nhà cung cấp Malaysia 20.000 MYR và đồng ringgit tăng giá so với đồng tiền của bạn trước khi bạn thanh toán, khoản phải trả sẽ có giá trị lớn hơn tính theo đồng tiền của bạn và bạn ghi nhận một khoản lỗ.
Quy tắc thực tế giúp số liệu tỷ giá luôn sạch
- Không bao giờ để tỷ giá bằng 1. Một chứng từ ngoại tệ bị quy đổi nhầm theo tỷ giá 1 sẽ làm sai lệch doanh thu và đẩy một khoản lãi hoặc lỗ lớn, không có thật, vào tỷ giá khi được thanh toán. Nếu chưa có tỷ giá cho một ngày, hãy dừng lại và bổ sung.
- Đối chiếu tài khoản ngân hàng ngoại tệ bằng chính loại tiền đó trước. Một tài khoản USD phải khớp với sao kê USD trước khi bạn đánh giá lại. Xem bài cách đối chiếu ngân hàng.
- Xử lý cẩn thận các khoản thanh toán một phần. Khi khách hàng thanh toán một nửa hóa đơn, một nửa khoản phải thu được tất toán theo tỷ giá lịch sử, và chỉ nửa đó tạo ra lãi hoặc lỗ đã thực hiện.
- Tách lãi lỗ tỷ giá đã thực hiện và chưa thực hiện vào các tài khoản riêng. Như vậy sẽ thấy rõ bao nhiêu phần trong kết quả đã thực sự chuyển thành tiền.
- Biến việc đánh giá lại thành một bước cố định trong quy trình khóa sổ. Chạy một lần mỗi kỳ, sau khi các khoản thu và chi đã được ghi sổ. Việc này thuộc về danh sách kiểm tra khóa sổ cuối tháng của bạn.
- Vận hành nhiều công ty? Mỗi công ty giữ sổ sách riêng, và báo cáo hợp nhất có thêm một bước chuyển đổi tiền tệ. Xem bài kế toán đa công ty.
Nyra phù hợp ở đâu
Trong Nyra, bạn có thể lập hóa đơn bán, hóa đơn nhà cung cấp, phiếu thu và phiếu chi bằng bất kỳ loại tiền tệ nào. Tỷ giá được tự động điền từ bảng tỷ giá của bạn theo ngày chứng từ, và Nyra cảnh báo khi chưa có tỷ giá thay vì âm thầm dùng tỷ giá 1. Mỗi hóa đơn bán và hóa đơn nhà cung cấp giữ tỷ giá riêng, nên khi được thanh toán theo tỷ giá khác, phần chênh lệch sẽ tự động được ghi vào lãi hoặc lỗ tỷ giá đã thực hiện. Vào cuối tháng, lần chạy đánh giá lại ngoại tệ sẽ trình bày lại số dư tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ và các khoản phải thu, phải trả còn mở theo tỷ giá cuối kỳ. Bạn có thể xem trước, và hệ thống từ chối ghi sổ khi còn thiếu tỷ giá cuối kỳ. Nó ghi một bút toán vào một tài khoản tỷ giá chưa thực hiện riêng, tự ghi đảo vào kỳ hạch toán tiếp theo, và chạy một lần mỗi kỳ. Báo cáo hiển thị một tổng số theo tiền tệ chính của bạn. Đặt lịch demo để xem với chính các loại tiền tệ của bạn, hoặc đọc về phân hệ Kế toán của Nyra.
