Cách đối chiếu ngân hàng từng bước

Đối chiếu ngân hàng là gì, và vì sao số dư lại khác nhau

Sổ sách của bạn ghi nhận một khoản thanh toán khi bạn thực hiện nó. Ngân hàng ghi nhận khi tiền thực sự rời khỏi tài khoản. Hai thời điểm đó thường cách nhau vài ngày, nên vào bất kỳ ngày nào, sổ tiền gửi ngân hàng và sao kê ngân hàng của bạn thường cho thấy hai số dư khác nhau.

Đối chiếu ngân hàng giải thích khoảng chênh lệch đó, từng khoản một. Mỗi chênh lệch thuộc một trong hai nhóm:

• Chênh lệch thời điểm. Một khoản đã có trên sổ sách nhưng chưa đến ngân hàng. Điển hình là séc bạn đã phát hành mà nhà cung cấp chưa nộp vào ngân hàng, các lệnh chuyển khoản đang xử lý và các khoản tiền bạn nộp vào cuối ngày cuối cùng. Những khoản này tự khớp. Bạn không cần ghi bút toán nào cho chúng.
• Bút toán thiếu hoặc sai. Một khoản có trên sao kê ngân hàng nhưng không có trên sổ sách, hoặc được ghi sai số tiền. Điển hình là phí ngân hàng, tiền lãi, các khoản ghi nợ tự động và tiền khách hàng chuyển khoản mà không ai ghi nhận. Những khoản này cần một bút toán.

Khi mọi chênh lệch đều được giải thích, số dư ngân hàng sau điều chỉnh và số dư sổ sách sau điều chỉnh là cùng một con số. Đó là một lần đối chiếu đã hoàn tất.

Cần chuẩn bị gì trước khi bắt đầu

Hãy thu thập những thứ sau trước khi khớp bất kỳ dòng nào:

1. Sao kê ngân hàng của kỳ, kèm số dư cuối kỳ. Nếu ngân hàng cho phép tải về dạng CSV hoặc Excel, hãy tải tệp để không phải gõ lại số liệu.
2. Sổ chi tiết của tài khoản ngân hàng đó trong cùng kỳ: mọi khoản thu, chi và chuyển khoản đã ghi vào tài khoản.
3. Bảng đối chiếu đã hoàn tất của kỳ trước, bao gồm danh sách các khoản còn treo. Nhiều khoản trong số đó sẽ được ngân hàng ghi nhận trong tháng này.
4. Chứng từ đi kèm để sẵn trong tầm tay: giấy báo chuyển tiền, báo cáo các đợt thanh toán và biểu phí của ngân hàng.

Hãy kiểm tra một điều trước tiên. Số dư đầu kỳ trên sao kê tháng này phải bằng số dư cuối kỳ trên sao kê tháng trước. Nếu không bằng, nghĩa là việc đối chiếu tháng trước chưa xong, hoặc đang thiếu một bản sao kê. Hãy xử lý việc đó trước khi đi tiếp.

Cách đối chiếu, từng bước

1. Đánh dấu các khoản còn treo của kỳ trước. Tìm từng khoản trên sao kê tháng này. Khoản nào ngân hàng đã ghi nhận thì đánh dấu là đã khớp. Khoản nào vẫn còn treo thì chuyển sang kỳ sau.
2. Khớp tiền vào. Lần lượt xem các khoản tiền vào trên sao kê và tìm từng khoản trong sổ chi tiết. Khớp theo số tiền trước, sau đó đến ngày và số tham chiếu.
3. Khớp tiền ra. Làm tương tự cho các khoản thanh toán, chuyển khoản và séc.
4. Liệt kê những khoản có trên sao kê nhưng không có trên sổ sách. Phí ngân hàng, tiền lãi, phí thẻ, các khoản ghi nợ tự động, lệnh chuyển tiền định kỳ và các khoản khách hàng thanh toán mà bạn không biết. Mỗi khoản cần một bút toán trên sổ sách.
5. Liệt kê những khoản có trên sổ sách nhưng không có trên sao kê. Đây là các khoản thanh toán còn treo và tiền đang chuyển vào. Không ghi bút toán nào cho chúng. Chúng sẽ được ngân hàng ghi nhận vào tháng sau.
6. Ghi các bút toán còn thiếu ở bước 4, với ngày thuộc đúng kỳ.
7. Lập bảng đối chiếu. Bắt đầu từ số dư ngân hàng, cộng tiền đang chuyển vào, trừ các khoản thanh toán còn treo. Riêng phần sổ sách, bắt đầu từ số dư sổ sách và áp dụng các bút toán ở bước 4. Hai kết quả phải khớp nhau.
8. Rà soát và ký duyệt. Lý tưởng nhất là một người khác với người đã thực hiện các khoản thanh toán rà soát bảng đối chiếu và lưu lại hồ sơ ai đã ký duyệt, vào lúc nào.

Ví dụ minh họa

Giả sử bạn điều hành một công ty thương mại nhỏ ở Singapore và đang đối chiếu tài khoản thanh toán bằng SGD tại ngày 31/10.

• Sao kê ngân hàng có số dư cuối kỳ là 48.350 SGD.
• Sổ tiền gửi ngân hàng của bạn ghi 46.513 SGD.

Thực hiện lần lượt các bước, bạn phát hiện:

• Séc số 1042 trả cho một nhà cung cấp, trị giá 3.200 SGD, chưa được xuất trình.
• Một khoản chuyển khoản 1.500 SGD cho một nhà cung cấp khác đã gửi ngày 31/10 nhưng tiền chưa rời tài khoản.
• Một tờ séc 2.600 SGD của khách hàng đã được nộp vào ngày 31/10 nhưng chưa có trên sao kê.
• Ngân hàng thu 45 SGD phí.
• Ngân hàng trả 12 SGD tiền lãi.
• Một khoản ghi nợ tự động 230 SGD cho phí thuê bao phần mềm đã bị trừ nhưng chưa bao giờ được ghi sổ.

Các khoản ở phía sổ sách cần bút toán:

• Nợ phí ngân hàng 45, Có tiền gửi ngân hàng 45.
• Nợ tiền gửi ngân hàng 12, Có thu nhập tiền lãi 12.
• Nợ chi phí thuê bao phần mềm 230, Có tiền gửi ngân hàng 230.

Sau khi ghi các bút toán này, sổ tiền gửi ngân hàng của bạn là 46.250 SGD. Phần chênh lệch còn lại so với sao kê là khoản tiền đang chuyển vào và hai khoản thanh toán còn treo, được chuyển sang kỳ sau và dự kiến sẽ được ngân hàng ghi nhận trong tháng 11.

Tìm khoản chênh lệch khi không khớp được

Đôi khi bạn làm đến cuối mà vẫn còn chênh lệch. Hãy lần lượt kiểm tra theo thứ tự sau:

• Chênh lệch có đúng bằng một khoản không? Tìm số tiền đó ở cả hai phía. Bỏ sót một dòng là lời giải thích đơn giản nhất, nên hãy loại trừ khả năng này trước.
• Chênh lệch có bằng gấp đôi một khoản không? Khi đó có một khoản bị ghi sai dấu: một khoản thu bị ghi thành khoản chi, hoặc ngược lại.
• Chênh lệch có chia hết cho 9 không? Điều này thường cho thấy hai chữ số bị đảo chỗ, chẳng hạn 1.530 bị gõ thành 1.350.
• Có khoản nào bị ghi hai lần không? Tìm hai bút toán có cùng số tiền và cùng số tham chiếu.
• Có khoản nào bị ghi nhầm sang tài khoản ngân hàng khác không? Nếu bạn có nhiều tài khoản, hãy tìm cùng số tiền đó ở tài khoản bên cạnh.
• Có bút toán nào nằm sai kỳ không? Một khoản thanh toán ghi ngày 1/11 nhưng ngân hàng đã ghi nhận ngày 31/10 sẽ hiện thành chênh lệch ở cả hai tháng.
• Số dư đầu kỳ có bị thay đổi không? Nếu ai đó đã sửa hoặc xóa một bút toán trong kỳ bạn đã đối chiếu xong, số liệu tháng trước không còn đúng nữa. Đây là lý do việc khóa kỳ lại quan trọng.

Đừng ghi một số tiền cân đối vào tài khoản "tạm treo" hay "khác" để cho khớp. Làm vậy chỉ che giấu vấn đề và khiến tháng sau khó khăn hơn.

Thói quen tốt giúp việc đối chiếu dễ hơn

• Đối chiếu ít nhất mỗi tháng một lần. Với những tài khoản giao dịch nhiều, đối chiếu hằng tuần sẽ dễ hơn, vì khi có sai sót thì phạm vi cần tìm nhỏ hơn.
• Đối chiếu mọi tài khoản, kể cả tài khoản tiết kiệm, tài khoản ngoại tệ, nền tảng thanh toán và thẻ tín dụng công ty.
• Đối chiếu tài khoản ngoại tệ bằng chính loại tiền của tài khoản đó. Một tài khoản USD phải khớp bằng USD với sao kê USD. Chênh lệch tỷ giá là một bước riêng, được trình bày trong bài kế toán đa tiền tệ.
• Theo dõi các khoản treo lâu ngày. Một tờ séc chưa được xuất trình trong nhiều tháng có thể đã bị thất lạc, hoặc người nhận cần được nhắc. Quy định tại địa phương có thể nêu cách xử lý các khoản tiền không có người nhận, vì vậy hãy kiểm tra trước khi xóa sổ bất kỳ khoản nào.
• Tách biệt nhiệm vụ khi có thể. Người duyệt các khoản thanh toán không nên là người duy nhất đối chiếu tài khoản đó.
• Đưa việc này vào quy trình khóa sổ. Đối chiếu ngân hàng là một trong những đầu việc đầu tiên trong danh sách kiểm tra khóa sổ cuối tháng, vì rất nhiều việc khác phụ thuộc vào việc số dư tiền phải chính xác.

Nếu bạn vẫn đang đối chiếu trên bảng tính bằng cách đánh dấu vào bản in, thì phần lớn công việc là khớp số liệu, việc mà phần mềm có thể làm thay bạn. Xem bài chuyển từ bảng tính sang ERP để biết những gì thay đổi khi bạn chuyển đổi.

Nyra phù hợp ở đâu

Trong Nyra, mỗi tài khoản ngân hàng được liên kết với một tài khoản riêng trong hệ thống tài khoản. Bạn nhập sao kê ngân hàng dưới dạng tệp CSV hoặc Excel và xem trước trước khi lưu bất cứ thứ gì. Tính năng tự động khớp ghép các dòng sao kê với các bút toán trên sổ có cùng chính xác số tiền, trong khoảng ngày do bạn chọn, và mọi lần khớp đều có thể hoàn tác chỉ với một cú nhấp. Phí ngân hàng hoặc tiền lãi chỉ xuất hiện trên sao kê có thể được ghi thành bút toán ngay từ màn hình đối chiếu. Một lần đối chiếu chỉ hoàn tất khi chênh lệch bằng không. Nếu buộc phải kết thúc khi vẫn còn chênh lệch, Nyra yêu cầu nêu lý do và lưu lý do đó trên hồ sơ. Kỳ hạch toán cho phép bạn khóa sổ tháng sau khi đã đối chiếu xong. Hãy xem với chính số liệu của bạn bằng cách đặt lịch demo, hoặc đọc thêm về phân hệ Kế toán của Nyra.