Danh sách kiểm tra khóa sổ cuối tháng cho đội ngũ tài chính nhỏ

Chuẩn bị cho kỳ khóa sổ trước khi hết tháng

Một kỳ khóa sổ tốt bắt đầu trước ngày cuối cùng của tháng. Mục tiêu rất đơn giản: đến một ngày cố định, số liệu của tháng phải đầy đủ, đã được kiểm tra và đã khóa, để không ai phải hỏi liệu đó đã là số cuối cùng hay chưa.

Làm một lần, rồi dùng lại mỗi tháng:

• Lập lịch khóa sổ. Liệt kê mọi đầu việc, người phụ trách và ngày làm việc phải hoàn thành. Ví dụ: đối chiếu ngân hàng xong chậm nhất ngày làm việc thứ 2, bút toán điều chỉnh chậm nhất ngày thứ 3, rà soát chậm nhất ngày thứ 4, báo cáo chậm nhất ngày thứ 5. Hãy chọn các mốc phù hợp với đội ngũ của bạn.
• Đặt quy tắc chia cắt kỳ (cut-off). Thống nhất rằng mọi thứ có ngày thuộc tháng nào thì thuộc về tháng đó, bất kể được nhập lúc nào. Hàng về ngày 31 là tồn kho của tháng 10, kể cả khi chứng từ đến vào tháng 11.
• Gửi lời nhắc. Vài ngày trước cuối tháng, nhắc nhân viên nộp đề nghị thanh toán chi phí, duyệt các yêu cầu mua hàng còn đang chờ và nộp phiếu giao hàng.
• Nắm rõ các thời hạn. Tờ khai thuế, các khoản đóng góp bắt buộc theo luật và hồ sơ phải nộp đều có thời hạn riêng. Các thời hạn này khác nhau giữa các quốc gia, vì vậy hãy kiểm tra quy định tại địa phương và đưa vào lịch.

Bước 1: Ghi nhận đầy đủ giao dịch của tháng

Trước khi điều chỉnh hay kiểm tra bất cứ điều gì, hãy chắc chắn mọi giao dịch của tháng đã được ghi nhận.

• Mọi hóa đơn bán hàng và phiếu ghi có cho hàng hóa đã giao hoặc dịch vụ đã cung cấp trong tháng
• Mọi hóa đơn nhà cung cấp đã nhận cho tháng
• Hàng đã nhận nhưng nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn (xem thêm ở bước 3)
• Các đề nghị thanh toán chi phí đã được duyệt
• Bảng lương của tháng, bao gồm các khoản đóng góp phía người sử dụng lao động
• Chi tiêu từ quỹ tiền mặt lẻ và thẻ, kèm chứng từ
• Các khoản thu từ khách hàng và thanh toán cho nhà cung cấp, đã khớp với hóa đơn tương ứng

Một phép kiểm tra hữu ích: so sánh số hóa đơn bán hàng với số lần giao hàng. Nếu bạn đã giao 140 đơn hàng nhưng chỉ xuất 136 hóa đơn, hãy tìm ra bốn hóa đơn còn thiếu trước khi đi tiếp.

Bước 2: Đối chiếu ngân hàng và tiền mặt

Đối chiếu ngân hàng chứng minh rằng sổ sách của bạn và ngân hàng khớp nhau, và thường giúp phát hiện các bút toán còn thiếu ở bước 1. Hãy làm việc này cho mọi tài khoản ngân hàng, kể cả tài khoản ngoại tệ và tài khoản thẻ.

Giả sử sao kê ngân hàng cho thấy số dư 48.200 SGD vào ngày 31/10, còn sổ sách của bạn ghi 49.640 SGD.

Hai số dư sau điều chỉnh đã khớp. Khoản phí ngân hàng 40 SGD là một bút toán thực mà giờ bạn cần ghi vào sổ. Khoản tiền nộp vào và khoản thanh toán là chênh lệch về thời điểm, sẽ tự khớp vào tháng sau.

Ngoài ra, hãy kiểm đếm tiền mặt tồn quỹ và đối chiếu với tài khoản quỹ tiền mặt lẻ. Để xem hướng dẫn chi tiết hơn, hãy đọc bài đối chiếu ngân hàng của chúng tôi.

Bước 3: Ghi các bút toán điều chỉnh cuối kỳ

Các bút toán này ghi nhận những gì đã xảy ra trong tháng nhưng chưa có hóa đơn hay khoản thanh toán nào phản ánh. Phần lớn lặp lại theo cùng một mẫu mỗi tháng, vì vậy hãy giữ một danh sách.

Chi phí trích trước

Trích trước là ghi nhận một khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa nhận được hóa đơn. Giả sử văn phòng của bạn ở Jakarta đã dùng điện trong tháng 10, và hóa đơn 3.500.000 IDR sẽ đến vào tháng 11. Vào ngày 31/10, bạn ghi:

• Nợ chi phí điện nước 3.500.000 IDR
• Có chi phí phải trả 3.500.000 IDR

Vào ngày 1/11, bạn ghi đảo bút toán này, để khi hóa đơn thật được ghi sổ thì chi phí không bị tính hai lần. Logic tương tự áp dụng cho hàng đã nhận chưa có hóa đơn: nếu hàng về trong tháng 10 nhưng hóa đơn của nhà cung cấp chưa đến, hãy trích trước cho khoản đó.

Chi phí trả trước

Chi phí trả trước thì ngược lại: bạn đã trả tiền trước cho thứ sẽ sử dụng trong nhiều tháng. Giả sử bạn trả 12.000 SGD vào ngày 1/1 cho một năm bảo hiểm. Khoản thanh toán được ghi vào tài sản bảo hiểm trả trước. Mỗi tháng, bạn chuyển một phần mười hai sang chi phí:

• Nợ chi phí bảo hiểm 1.000 SGD
• Có bảo hiểm trả trước 1.000 SGD

Đến ngày 31/12, số dư trả trước bằng không. Hãy lập một bảng theo dõi mọi khoản trả trước để biết số dư còn lại của từng khoản.

Khấu hao

Phân bổ nguyên giá tài sản cố định trong suốt thời gian sử dụng hữu ích. Giả sử một xe giao hàng có nguyên giá 90.000 MYR, thời gian sử dụng năm năm, không có giá trị thanh lý, khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Mỗi tháng là 90.000 MYR ÷ 60 tháng = 1.500 MYR:

• Nợ chi phí khấu hao 1.500 MYR
• Có hao mòn lũy kế 1.500 MYR

Chính sách kế toán của bạn quyết định mức khấu hao trên sổ sách. Quy định về khấu hao cho mục đích thuế là riêng và khác nhau giữa các quốc gia.

Đánh giá lại ngoại tệ

Nếu bạn có các khoản phải thu, phải trả hoặc số dư ngân hàng bằng ngoại tệ, hãy đánh giá lại chúng theo tỷ giá cuối tháng. Giả sử bạn xuất hóa đơn cho khách hàng 10.000 USD khi tỷ giá là 1 USD = 1,35 SGD, nên khoản phải thu được ghi nhận là 13.500 SGD. Cuối tháng, tỷ giá là 1,32, nên cùng 10.000 USD đó chỉ còn tương đương 13.200 SGD. Bạn ghi nhận khoản lỗ chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện 300 SGD.

Chỉ đánh giá lại các khoản mục tiền tệ, như khoản phải thu, khoản phải trả và tiền. Hàng tồn kho và tài sản cố định giữ nguyên theo tỷ giá lịch sử. Một cách làm phổ biến là ghi đảo bút toán đánh giá lại vào ngày đầu tiên của tháng sau, để lãi hoặc lỗ thực tế được ghi nhận khi khách hàng thanh toán. Hãy hỏi kế toán viên về cách chuẩn mực kế toán và quy định thuế tại địa phương xử lý các khoản chênh lệch chưa thực hiện. Bài hướng dẫn kế toán đa tiền tệ của chúng tôi giải thích chi tiết hơn về cơ chế này.

Các bút toán thường xuyên khác

• Doanh thu chưa thực hiện cho các khoản khách hàng trả trước khi bạn giao hàng
• Các bút toán định kỳ như tiền thuê, lãi vay hoặc phí quản lý
• Các bút toán sửa sai và phân loại lại phát hiện trong quá trình rà soát

Bước 4: Kiểm tra sổ chi tiết và tồn kho

Các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối kế toán phải khớp với số liệu chi tiết đằng sau chúng.

• Công nợ phải thu. Tổng trên báo cáo tuổi nợ phải thu bằng số dư tài khoản phải thu trên bảng cân đối số phát sinh. Rà soát mọi khoản quá hạn trên 60 hoặc 90 ngày và quyết định xem có cần đôn đốc thu hồi hay lập dự phòng không.
• Công nợ phải trả. Tổng trên báo cáo tuổi nợ phải trả bằng số dư tài khoản phải trả. Tìm các hóa đơn bị trùng và hóa đơn đang tạm giữ. Nếu bạn đối chiếu hóa đơn với đơn mua hàng và phiếu nhập kho, hãy xử lý các trường hợp ngoại lệ ngay lúc này; xem bài hướng dẫn đối chiếu ba bên của chúng tôi.
• Tồn kho. Báo cáo giá trị tồn kho bằng số dư tài khoản hàng tồn kho. Nếu bạn đã kiểm kê, hãy ghi bút toán điều chỉnh và tìm hiểu nguyên nhân các chênh lệch lớn.
• Thuế. Các tài khoản thuế đầu ra và thuế đầu vào khớp với số bạn sẽ kê khai trên tờ khai GST, SST hoặc VAT (thuế GTGT). Quy định và kỳ kê khai khác nhau giữa các quốc gia, vì vậy hãy kiểm tra quy định áp dụng cho bạn.
• Các khoản phải trả liên quan đến lương. Số tiền còn phải trả về lương, thuế đã khấu trừ và các khoản đóng góp bắt buộc theo luật khớp với các báo cáo lương.
• Giao dịch nội bộ giữa các công ty. Nếu bạn vận hành nhiều công ty, số dư giữa các công ty phải khớp ở cả hai phía. Xem bài hướng dẫn kế toán đa công ty của chúng tôi.

Bước 5: Rà soát, khóa kỳ và báo cáo

Rà soát. Chạy bảng cân đối số phát sinh và kiểm tra tổng bên Nợ bằng tổng bên Có. Sau đó so sánh báo cáo kết quả kinh doanh tháng này với tháng trước và với cùng kỳ năm trước. Hỏi rõ về mọi khoản biến động lớn. Giả sử chi phí văn phòng tháng trước là 4.000 MYR và tháng này là 11.000 MYR: hãy tìm ra lý do trước khi người khác hỏi.

Khóa kỳ. Khi đã hài lòng, hãy khóa kỳ trong hệ thống để không bút toán nào mang ngày thuộc kỳ đó có thể được ghi sổ, sửa hoặc xóa. Nếu sau này cần sửa sai, hãy chủ động mở lại kỳ, ghi rõ lý do, rồi khóa lại. Kỳ đã khóa là điều khiến "số cuối cùng" thực sự là số cuối cùng.

Báo cáo. Lập báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thêm một ghi chú ngắn cho chủ doanh nghiệp: điều gì đã thay đổi, vì sao, và những gì họ cần quyết định. Ba gạch đầu dòng dễ đọc hơn ba trang giấy.

Để xem một hệ thống có thể đảm nhận các bước này từ sổ cái đến báo cáo như thế nào, hãy xem phân hệ Kế toán và báo cáo tài chính.

Danh sách kiểm tra trên một trang

Các mốc ngày chỉ là ví dụ. Hãy tự đặt mốc của bạn, rồi mỗi tháng đo lường kết quả theo các mốc đó.

Nyra phù hợp ở đâu

Trong Nyra, hóa đơn, phiếu ghi có, phiếu nhập kho và các kỳ chạy lương tự ghi bút toán, nên bước 1 chủ yếu là kiểm tra thay vì gõ nhập. Tính năng đối chiếu ngân hàng nhập sao kê dạng CSV hoặc XLSX, tự động khớp các dòng theo số tiền và ngày (mọi lần khớp đều có thể hoàn tác), và cho phép bạn ghi một bút toán còn thiếu như phí ngân hàng ngay trên cùng màn hình. Bút toán định kỳ được tạo sẵn để rà soát và được ghi sổ khi được duyệt. Phân bổ chi phí trả trước, khấu hao và đánh giá lại ngoại tệ đều chạy theo từng kỳ, và bút toán đánh giá lại ngoại tệ tự ghi đảo vào kỳ sau. Kỳ hạch toán có thể được khóa theo loại tài khoản, có ghi lại ai đã khóa hoặc mở lại. Bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo tuổi nợ đều đọc từ cùng một sổ cái. Đặt lịch demo để xem toàn bộ một kỳ khóa sổ từ đầu đến cuối.