Đối chiếu ba bên là gì
Ba chứng từ mô tả mỗi giao dịch mua hàng tồn kho:
- Đơn mua hàng cho biết bạn đã đồng ý mua gì: mặt hàng, số lượng và đơn giá.
- Phiếu nhập kho cho biết những gì thực sự đã về, được kiểm đếm tại cửa hoặc tại kho của bạn.
- Hóa đơn nhà cung cấp cho biết nhà cung cấp đang tính tiền bạn bao nhiêu.
Đối chiếu ba bên so sánh ba chứng từ này theo từng dòng. Nếu số lượng trên hóa đơn không vượt quá số lượng đã nhận, và đơn giá trên hóa đơn khớp với đơn giá đã đặt, hóa đơn có thể được duyệt thanh toán. Nếu không, phải có người kiểm tra trước khi bất kỳ khoản tiền nào được chi ra.
Trong ba chứng từ, phiếu nhập kho là điểm neo. Đơn mua hàng có thể được sửa và hóa đơn có thể được phát hành lại, nhưng hàng thì hoặc đã về, hoặc chưa. Vì vậy, phép kiểm tra quan trọng nhất rất đơn giản: không bao giờ trả tiền cho nhiều hơn số đã nhận.
Vì sao điều này quan trọng
Nếu không đối chiếu, người thanh toán hóa đơn không có cách nào đáng tin cậy để biết một hóa đơn có đúng hay không. Đối chiếu ba bên bảo vệ bạn khỏi:
- Trả tiền cho hàng chưa bao giờ về, hoặc về thiếu.
- Giá bị đẩy lên dần, khi đơn giá trên hóa đơn cao hơn một chút so với giá đã thỏa thuận.
- Thanh toán hai lần, vì cùng một lần giao hàng bị xuất hóa đơn hai lần.
- Hóa đơn cho những thứ không ai đặt, dù do nhầm lẫn hay gian lận.
Nó cũng giúp sổ sách tốt hơn. Tồn kho và công nợ phải trả dựa trên những chứng từ khớp với nhau, giúp việc khóa sổ cuối tháng nhanh hơn.
Cách đối chiếu hoạt động, từng dòng một
Giả sử bạn đặt mua 100 thùng bao bì từ một nhà cung cấp với giá 12,00 USD mỗi thùng, tức 1.200 USD. Khi hàng về, năm thùng bị hỏng và bị từ chối nhận, nên phiếu nhập kho ghi 95. Sau đó nhà cung cấp xuất hóa đơn 100 thùng với giá 12,40 USD, tức 1.240 USD.
| Số lượng | Đơn giá (USD) | Giá trị (USD) | |
|---|---|---|---|
| Đơn mua hàng | 100 | 12,00 | 1.200,00 |
| Phiếu nhập kho | 95 | 12,00 | 1.140,00 |
| Hóa đơn nhà cung cấp | 100 | 12,40 | 1.240,00 |
Việc đối chiếu phát hiện hai vấn đề:
- Chênh lệch số lượng. Hóa đơn tính tiền 100 thùng nhưng chỉ nhận được 95. Năm thùng theo giá trên hóa đơn 12,40 USD là 62,00 USD.
- Chênh lệch giá. Đơn giá trên hóa đơn cao hơn đơn giá đặt hàng 0,40 USD. Với 95 thùng đã nhận, khoản này là 38,00 USD.
Cộng lại, hai khoản này giải thích toàn bộ phần chênh lệch 100,00 USD giữa số tiền trên hóa đơn (1.240) và hàng đã nhận theo giá đã thỏa thuận (1.140). Bước tiếp theo là đề nghị nhà cung cấp phát hành phiếu ghi có cho năm thùng bị từ chối, và kiểm tra xem việc tăng giá có được thỏa thuận hay không. Nếu không, hãy khiếu nại.
Đặt ngưỡng dung sai
Đòi hỏi mọi dòng phải khớp tuyệt đối sẽ tạo ra rất nhiều việc mà lợi ích lại rất ít. Ngưỡng dung sai cho phép các chênh lệch nhỏ, giải thích được đi qua và chặn phần còn lại.
Các ngưỡng dung sai phổ biến:
- Dung sai về giá. Ví dụ, chấp nhận đơn giá cao hơn đơn mua hàng tối đa 2%, với mức trần cố định cho mỗi hóa đơn. Trong ví dụ trên, 0,40 USD trên 12,00 USD là khoảng 3,3%, nên sẽ vượt ngưỡng 2% và được chuyển đi rà soát.
- Dung sai về số lượng khi nhận hàng. Một số hàng được bán theo trọng lượng hoặc có quy cách đóng gói thay đổi. Bạn có thể chấp nhận, chẳng hạn, nhiều hơn số đặt tối đa 5% với những mặt hàng đó, và không chấp nhận dư với các mặt hàng khác.
- Dung sai làm tròn. Chênh lệch vài xu do thuế hoặc làm tròn không nên làm chặn một hóa đơn.
Khi đặt ngưỡng dung sai:
- Đặt quy tắc về số lượng ở khâu nhận hàng, không phải ở khâu lập hóa đơn. Nếu kho không thể nhận nhiều hơn số đã đặt, việc tính tiền vượt sẽ dễ phát hiện hơn nhiều.
- Điều chỉnh theo mặt hàng hoặc nhà cung cấp khi hợp lý. Nguyên vật liệu rời và linh kiện đặt làm riêng cần những quy tắc khác nhau.
- Kết hợp tỷ lệ phần trăm với mức trần cố định, để một tỷ lệ nhỏ trên một hóa đơn rất lớn không cho lọt một số tiền lớn.
- Quyết định ai được duyệt vượt ngưỡng dung sai, và yêu cầu nêu lý do mỗi lần.
Các sai lệch thường gặp và cách xử lý
| Sai lệch | Nguyên nhân có thể | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Số lượng trên hóa đơn nhiều hơn số đã nhận | Giao thiếu, hoặc hàng bị từ chối khi nhận | Đề nghị nhà cung cấp phát hành phiếu ghi có, hoặc tạm giữ hóa đơn đến khi phần còn lại về |
| Hóa đơn đến trước hàng | Nhà cung cấp xuất hóa đơn khi gửi hàng | Tạm giữ hóa đơn. Đối chiếu khi phiếu nhập kho được ghi sổ |
| Đơn giá trên hóa đơn cao hơn đơn mua hàng | Thay đổi giá chưa được báo cho bộ phận mua hàng, hoặc do nhầm lẫn | Kiểm tra với người mua hàng. Nếu đã thỏa thuận, duyệt và cập nhật đơn mua hàng. Nếu không, khiếu nại |
| Hàng bị trả lại sau khi nhận | Phát hiện hàng hỏng hoặc sai sau đó | Ghi nhận việc trả hàng để số lượng đã nhận giảm xuống, rồi đối chiếu theo số thuần |
| Đơn vị tính khác nhau | Đặt theo hộp, xuất hóa đơn theo cái | Quy đổi về cùng một đơn vị trước khi so sánh |
| Thêm dòng phí vận chuyển hoặc bốc xếp | Các khoản phí không có trên đơn mua hàng | Duyệt theo các điều khoản đã thỏa thuận, hoặc thêm chúng vào đơn mua hàng từ lần sau |
| Cùng một lần giao hàng bị xuất hóa đơn hai lần | Nhà cung cấp gửi thư nhắc dưới dạng một hóa đơn mới | Kiểm tra số hóa đơn và số tiền theo từng nhà cung cấp trước khi ghi sổ |
| Hóa đơn không có đơn mua hàng | Khoản mua được thực hiện ngoài quy trình | Tìm người đề nghị và xin phê duyệt, rồi khắc phục lỗ hổng trong quy trình |
Hãy ghi lại cách xử lý từng sai lệch. Danh sách các hóa đơn bị tạm giữ và các lần duyệt vượt theo từng nhà cung cấp là chủ đề hữu ích để trao đổi với nhà cung cấp, và với chính người mua hàng của bạn.
Đối chiếu hai bên và đối chiếu ba bên
Đối chiếu hai bên chỉ so sánh hóa đơn với đơn mua hàng. Không có phiếu nhập kho. Cách này phù hợp với những khoản mua không có hàng hóa vật chất được giao, hoặc khi việc ghi nhận nhận hàng là không khả thi:
- Dịch vụ như tư vấn, vệ sinh hoặc bảo trì.
- Thuê bao và giấy phép phần mềm.
- Điện nước và tiền thuê.
Với những khoản này, cần kiểm tra hóa đơn khớp với đơn mua hàng hoặc hợp đồng, và người đặt dịch vụ xác nhận dịch vụ đã được cung cấp.
Đối chiếu ba bên bổ sung phiếu nhập kho. Hãy dùng cho mọi thứ vật chất mà bạn kiểm đếm khi nhận: hàng tồn kho, nguyên vật liệu và thiết bị.
Một số doanh nghiệp thêm chứng từ thứ tư, là kiểm định hoặc kiểm tra chất lượng, để hàng chỉ được đối chiếu sau khi đã đạt kiểm tra. Điều này đáng cân nhắc với những linh kiện mà lỗi gây tốn kém.
Hạch toán kế toán đằng sau việc đối chiếu
Đối chiếu ba bên để lại dấu vết rõ ràng trên sổ cái. Một cách làm phổ biến dùng một tài khoản trung gian, thường gọi là hàng đã nhận chưa có hóa đơn hay GR/IR:
- Khi hàng về: Nợ hàng tồn kho, Có GR/IR, theo đơn giá trên đơn mua hàng. Trong ví dụ, 95 × 12,00 USD = 1.140 USD.
- Khi hóa đơn được ghi sổ: Nợ GR/IR cùng số 1.140 USD, Có công nợ phải trả theo số tiền bạn phải trả. Mọi chênh lệch giá đã thỏa thuận được ghi vào tài khoản chênh lệch giá hoặc vào hàng tồn kho, tùy cách bạn tính giá trị tồn kho.
Số dư tài khoản GR/IR vào cuối tháng là danh sách hàng đã nhận nhưng chưa có hóa đơn, hoặc đã có hóa đơn nhưng chưa nhận hàng. Hãy rà soát số dư này trong quy trình khóa sổ cuối tháng. Các khoản tồn đọng lâu thường cho thấy một hóa đơn chưa bao giờ đến hoặc một phiếu nhập kho chưa bao giờ được ghi sổ. Để chặn vấn đề ngay từ trước khi đặt hàng, hãy kết hợp việc này với một quy trình phê duyệt mua hàng.
Nyra phù hợp ở đâu
Trong Nyra, phiếu nhập kho cập nhật tồn kho và ghi một bút toán, và mỗi dòng trên hóa đơn nhà cung cấp có thể được liên kết với các dòng tương ứng trên đơn mua hàng và phiếu nhập kho. Việc đối chiếu so sánh từng dòng hóa đơn với số đã đặt và số đã nhận, sau khi trừ hàng trả lại. Một hóa đơn tính tiền nhiều hơn số đã nhận không thể được ghi sổ trừ khi một người dùng có quyền chấp nhận phần chênh lệch và nêu lý do, được lưu cùng toàn bộ lịch sử. Chênh lệch giá được đánh dấu chứ không bị chặn, và với hàng tồn kho thì được ghi vào tài khoản chênh lệch giá. Hóa đơn có thể được tạm giữ kèm lý do, và hóa đơn đang tạm giữ không thể được thanh toán. Ở khâu nhận hàng, bạn có thể chặn giao dư, cho phép giao dư trong một tỷ lệ phần trăm, hoặc cho phép tự do. Xem phân hệ Mua hàng của Nyra, hoặc đặt lịch demo.
