Vận hành nhiều công ty: kế toán đa pháp nhân hoạt động thế nào

Khi một công ty trở thành nhiều công ty

Doanh nghiệp thành lập thêm pháp nhân vì nhiều lý do. Bạn có thể mở một công ty con để kinh doanh ở một quốc gia mới, đặt bất động sản hoặc tài sản trí tuệ vào một công ty nắm giữ riêng, cô lập một mảng kinh doanh rủi ro hơn, hoặc đón một nhà đầu tư chỉ vào một phần của nhóm công ty.

Dù vì lý do gì, mỗi công ty là một pháp nhân riêng biệt. Mỗi công ty có nghĩa vụ riêng về nộp báo cáo tài chính, nộp thuế và lưu giữ sổ sách, kể cả khi cùng một nhóm người điều hành tất cả. Đó là điểm xuất phát cho mọi nội dung khác trong bài này: nhóm công ty là cách bạn quản lý doanh nghiệp, nhưng từng công ty mới là thứ mà pháp luật và cơ quan thuế nhìn thấy.

Những gì mỗi công ty tự giữ riêng

Mỗi công ty cần có:

Sổ sách riêng. Một sổ cái đầy đủ với bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán riêng. Mỗi giao dịch thuộc về đúng một công ty.
Thông tin pháp lý và thuế riêng. Tên đăng ký, số đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế và đăng ký thuế gián thu. Các thông tin này xuất hiện trên hóa đơn của công ty, và quy định về những gì bắt buộc phải thể hiện khác nhau giữa các quốc gia.
Tài khoản ngân hàng riêng. Dùng tài khoản của công ty này để trả chi phí cho công ty khác sẽ tạo ra số dư nội bộ, như giải thích bên dưới. Làm việc này một cách tùy tiện chính là nguyên nhân khiến sổ sách của nhóm công ty rối tung.
Hồ sơ khai thuế riêng. Thuế thu nhập, thuế gián thu và các khoản thuế khấu trừ tại nguồn đều được kê khai theo từng công ty, theo lịch của quốc gia đó.
Đồng tiền chức năng riêng. Một công ty con tại Việt Nam thường ghi sổ bằng VND ngay cả khi công ty mẹ dùng SGD. Chuẩn mực kế toán và quy định tại địa phương quyết định điều này, vì vậy hãy kiểm tra.
Năm tài chính và kỳ khóa sổ riêng. Thống nhất ngày kết thúc năm tài chính trong cả nhóm, ở những nơi luật địa phương cho phép, giúp báo cáo hợp nhất đơn giản hơn.

Những gì các công ty có thể dùng chung

Có nhiều thứ có thể dùng chung, và dùng chung giúp tiết kiệm công sức:

Khách hàng và nhà cung cấp. Nếu hai công ty của bạn cùng bán cho một khách hàng, hãy giữ một hồ sơ khách hàng duy nhất với một bộ thông tin liên hệ và thông tin thuế. Mỗi hóa đơn vẫn thuộc về công ty đã phát hành nó.
Cấu trúc hệ thống tài khoản. Dùng cùng một bộ mã tài khoản cho mọi công ty giúp báo cáo hợp nhất đơn giản hơn nhiều, kể cả khi có những tài khoản chỉ một số công ty sử dụng.
Mặt hàng và bảng giá, khi các công ty kinh doanh cùng sản phẩm.
Con người và chính sách. Một bộ người dùng, một chính sách phê duyệt mua hàng, một danh sách kiểm tra khóa sổ cuối tháng. Quyền truy cập vẫn có thể giới hạn theo từng công ty.

Giao dịch nội bộ giữa các công ty, kèm ví dụ

Giao dịch nội bộ là bất kỳ giao dịch nào giữa hai công ty trong nhóm của bạn. Những trường hợp phổ biến:

Một công ty phân bổ lại chi phí dùng chung, như tiền thuê, phần mềm hoặc thời gian của nhân sự, cho một công ty khác.
Một công ty bán hàng cho một công ty khác.
Một công ty cho một công ty khác vay tiền.
Khách hàng của một công ty thanh toán vào tài khoản ngân hàng của một công ty khác.

Mỗi giao dịch nội bộ được ghi nhận hai lần, một lần trên sổ sách của mỗi công ty, thành khoản phải thu ở một bên và khoản phải trả ở bên kia.

Giả sử Công ty A và Công ty B cùng thuộc nhóm của bạn và đều ghi sổ bằng SGD. Một khách hàng của Công ty B thanh toán 4.000 SGD vào tài khoản ngân hàng của Công ty A.

Bước	Công ty A	Công ty B
Khách hàng thanh toán vào tài khoản của A	Nợ tiền gửi ngân hàng 4.000, Có phải trả Công ty B 4.000	Nợ phải thu Công ty A 4.000, Có phải thu khách hàng 4.000
A chuyển tiền cho B	Nợ phải trả Công ty B 4.000, Có tiền gửi ngân hàng 4.000	Nợ tiền gửi ngân hàng 4.000, Có phải thu Công ty A 4.000

Sau bước một, hóa đơn của khách hàng đã được tất toán trên sổ sách của Công ty B, A nợ B 4.000 SGD, và hai số dư nội bộ phản chiếu nhau. Sau bước hai, cả hai đều bằng không.

Giờ giả sử Công ty A thu của Công ty B phí quản lý 2.000 SGD cho đội ngũ tài chính dùng chung. Công ty A ghi nhận doanh thu phí 2.000 và một khoản phải thu từ B. Công ty B ghi nhận chi phí phí quản lý 2.000 và một khoản phải trả cho A.

Các khoản phí nội bộ xuyên biên giới kéo theo những quy định bổ sung. Quy định về chuyển giá có thể yêu cầu mức phí phải được xác định theo nguyên tắc giao dịch độc lập và có hồ sơ chứng minh. Thuế khấu trừ tại nguồn hoặc thuế gián thu có thể áp dụng cho khoản phí đó. Các quy định này khác nhau rất nhiều giữa các quốc gia, vì vậy hãy kiểm tra quy định tại địa phương hoặc hỏi ý kiến chuyên gia tư vấn thuế trước khi thiết lập các khoản phí định kỳ giữa những công ty ở các quốc gia khác nhau.

Giữ số dư nội bộ luôn khớp nhau

Khoản phải thu ở công ty này và khoản phải trả ở công ty kia phải luôn khớp nhau. Trên thực tế, chúng thường bị lệch. Các nguyên nhân điển hình:

Thời điểm. Một công ty ghi nhận khoản phí vào tháng 10, công ty kia vào tháng 11.
Thiếu bút toán. Một bên đã ghi nhận, bên kia thì chưa.
Tỷ giá. Nếu các công ty dùng đồng tiền khác nhau, mỗi công ty quy đổi theo tỷ giá của mình, và phát sinh những chênh lệch nhỏ.
Sai đối tác. Số dư bị ghi nhận cho nhầm công ty trong nhóm.

Hãy đưa việc đối chiếu số dư nội bộ vào mỗi kỳ khóa sổ cuối tháng:

Liệt kê mọi số dư nội bộ theo từng cặp công ty.
So sánh khoản phải thu của mỗi công ty với khoản phải trả của công ty kia.
Thống nhất các chênh lệch và điều chỉnh chúng vào đúng kỳ phát sinh.
Thanh toán bằng tiền các số dư một cách đều đặn, để chúng không phình thành những khoản lớn, tồn đọng lâu mà không ai giải thích được.

Báo cáo nhóm công ty và hợp nhất

Chủ sở hữu và bên cho vay thường muốn nhìn cả nhóm như một doanh nghiệp. Chỉ cộng số liệu của các công ty lại là chưa đủ, vì khi đó nhóm sẽ tính cả giao dịch mua bán nội bộ của chính mình là thu nhập.

Hợp nhất sẽ loại bỏ phần đó. Lấy ví dụ phí quản lý ở trên:

SGD	Công ty A	Công ty B	Cộng đơn giản	Loại trừ	Nhóm công ty
Doanh thu từ khách hàng	120.000	80.000	200.000	–	200.000
Doanh thu phí quản lý	2.000	–	2.000	(2.000)	0
Chi phí phí quản lý	–	2.000	2.000	(2.000)	0

Các bước nhìn chung gồm:

Khóa sổ của từng công ty cho kỳ đó.
Đối chiếu và thống nhất số dư nội bộ.
Chuyển đổi báo cáo của các công ty có đồng tiền chức năng khác sang đồng tiền báo cáo của nhóm. Các khuôn khổ chuẩn mực thường dùng tỷ giá cuối kỳ cho bảng cân đối kế toán và tỷ giá bình quân hoặc tỷ giá giao dịch cho báo cáo kết quả kinh doanh, với phần chênh lệch được ghi nhận vào vốn chủ sở hữu. Hãy kiểm tra chuẩn mực áp dụng cho bạn.
Loại trừ số dư, thu nhập và chi phí nội bộ, cùng mọi khoản lãi chưa thực hiện trên hàng hóa vẫn còn nằm trong nhóm.
Lập báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ của nhóm.

Việc bạn có bắt buộc phải công bố báo cáo tài chính hợp nhất chính thức hay không phụ thuộc vào quy mô, cơ cấu sở hữu và nơi công ty được thành lập. Một số quốc gia miễn cho các nhóm công ty nhỏ. Hãy kiểm tra quy định tại địa phương với kế toán viên của bạn. Để biết thêm về khía cạnh tiền tệ, xem bài kế toán đa tiền tệ. Nếu bạn đang làm tất cả những việc này trên nhiều hệ thống riêng lẻ cùng một bảng tính, bài dấu hiệu phần mềm kế toán không còn đủ cho doanh nghiệp của bạn có thể nghe rất quen thuộc.

Nyra phù hợp ở đâu

Trong Nyra, bạn có thể vận hành nhiều công ty pháp lý trong một không gian làm việc. Mỗi công ty có tên pháp lý, số đăng ký và đăng ký thuế riêng, và mỗi hóa đơn bán, hóa đơn nhà cung cấp, khoản thanh toán và bút toán thủ công đều được gắn với công ty mà nó thuộc về. Khách hàng và nhà cung cấp là một danh sách dùng chung, trong khi mỗi hóa đơn bán và hóa đơn nhà cung cấp thuộc về một công ty. Khi khoản thanh toán của khách hàng đi vào tài khoản ngân hàng của một công ty khác, hoặc tiền được chuyển giữa tài khoản ngân hàng của hai công ty, Nyra ghi sổ cả hai phía và tự động tạo các tài khoản phải thu và phải trả nội bộ cho cặp công ty đó. Trang tổng quan kế toán, với lợi nhuận, tiền mặt, hóa đơn và số dư ngân hàng, có thể lọc theo từng công ty. Chứng từ có thể dùng bất kỳ loại tiền tệ nào, với tổng số theo tiền tệ chính của bạn. Xem cách hoạt động trên trang đa công ty, hoặc đặt lịch demo.