Dấu hiệu phần mềm kế toán không còn đủ cho doanh nghiệp của bạn

Vì sao phần mềm tốt bắt đầu trở nên chật chội

Phần mềm kế toán làm tốt một việc: ghi nhận giao dịch và lập báo cáo tài chính từ đó. Khi mới khởi đầu, đó gần như là tất cả những gì bạn cần ở một hệ thống. Doanh số nằm trong bảng tính, hàng hóa nằm trên kệ mà bạn nhìn thấy được, và bảng lương chỉ có vài người.

Tăng trưởng thay đổi hình thái của công việc, không chỉ khối lượng. Bạn mở thêm một kho hàng, một công ty thứ hai, có những khách hàng thanh toán bằng ngoại tệ, một quy trình mua hàng cần phê duyệt. Mỗi nhu cầu mới lại có ứng dụng riêng hoặc bảng tính riêng. Xét riêng thì không lựa chọn nào sai. Nhưng gộp lại, dữ liệu của bạn nằm rải rác ở nhiều nơi, và có người trong đội ngũ mất cả tuần chỉ để chuyển dữ liệu qua lại giữa chúng.

Các dấu hiệu dưới đây là triệu chứng của tình trạng đó, không phải một phán quyết. Một hoặc hai dấu hiệu thường có thể khắc phục ngay trong cách làm hiện tại. Nhiều dấu hiệu cùng lúc thường có nghĩa chính cách thiết lập hệ thống mới là vấn đề.

Mười dấu hiệu cần để ý

1. Cùng một dữ liệu được nhập nhiều lần. Một đơn hàng được nhập vào ứng dụng bán hàng, rồi nhập lại thành hóa đơn trong phần mềm kế toán, rồi thêm một lần nữa vào bảng theo dõi tồn kho. Mỗi lần nhập lại là một cơ hội gõ sai, và mỗi lỗi gõ sai là một việc đối chiếu về sau. Kiểm tra: lấy một đơn hàng gần đây và đếm xem chi tiết của nó đã được gõ bao nhiêu lần.
2. Khóa sổ cuối tháng ngày càng kéo dài. Nếu khóa sổ nghĩa là xuất dữ liệu từ ba hệ thống rồi khớp chúng trong bảng tính, thì mỗi ứng dụng bạn thêm vào lại khiến việc khóa sổ dài thêm. Kiểm tra: ngày khóa sổ của ba tháng gần nhất, và điều gì đã làm chậm trễ. Danh sách kiểm tra khóa sổ cuối tháng của chúng tôi cho thấy một kỳ khóa sổ gọn gàng gồm những gì.
3. Không ai tin số liệu tồn kho. Nếu mọi người phải ra tận kho kiểm tra số lượng trước khi hứa với khách hàng, hệ thống đã không còn là nguồn dữ liệu chuẩn. Kiểm tra: trong lần kiểm kê gần nhất, số lượng đếm thực tế chênh lệch với số lượng trên hệ thống thường xuyên đến mức nào.
4. Ngoại tệ nằm trong một bảng tính riêng. Bạn xuất hóa đơn bằng USD, mua hàng bằng SGD và trả lương nhân viên bằng VND, còn chênh lệch tỷ giá được tính tay rồi ghi thành một bút toán vào cuối tháng. Kiểm tra: ngay hôm nay, bạn có xem được một khách hàng đang nợ bạn bao nhiêu, theo tiền tệ của họ và theo tiền tệ của bạn, mà không cần bảng tính hay không.
5. Thêm một công ty là thêm một bộ tài khoản đăng nhập. Mỗi pháp nhân nằm trong một tệp hoặc một gói thuê bao riêng, và số dư giữa các công ty được khớp bằng tay. Kiểm tra: mất bao lâu để có một bức tranh tiền mặt chung cho tất cả các công ty.
6. Phê duyệt diễn ra trong nhóm chat. Một khoản mua hàng được duyệt bằng một biểu tượng giơ ngón cái trong nhóm chat. Không có hồ sơ nào cho biết ai đã duyệt gì, với số tiền bao nhiêu, theo báo giá nào. Kiểm tra: chọn một khoản mua của quý trước và thử tìm xem ai đã duyệt nó.
7. Báo cáo nào cũng bắt đầu bằng việc xuất dữ liệu. Doanh số theo khách hàng, biên lợi nhuận theo sản phẩm, dự báo dòng tiền: mỗi báo cáo đều đồng nghĩa với việc tải dữ liệu về và dựng lại trong bảng tính. Kiểm tra: có bao nhiêu báo cáo định kỳ phụ thuộc vào bảng tính của một người duy nhất.
8. Chi phí ứng dụng cứ tăng mãi. Lập hóa đơn, tồn kho, nhân sự, tính lương, đề nghị thanh toán chi phí và các kết nối giữa chúng đều có phí thuê bao riêng. Mỗi kết nối lại là thêm một thứ có thể hỏng khi nhà cung cấp thay đổi điều gì đó. Kiểm tra: cộng tất cả các gói thuê bao và kết nối bạn đang trả tiền.
9. Quyền truy cập chỉ có tất cả hoặc không có gì. Mọi người hoặc thấy toàn bộ sổ cái, hoặc không thấy gì, nên tài khoản đăng nhập bị dùng chung, hoặc bộ phận tài chính trở thành điểm nghẽn cho mọi câu hỏi. Kiểm tra: một giám sát kho có thể xem tồn kho mà không đồng thời thấy bảng lương hay không.
10. Kế toán viên của bạn tháng nào cũng hỏi cùng những câu hỏi. "Khoản thanh toán này là cho hóa đơn nào?" "Chứng từ đi kèm ở đâu?" Câu hỏi lặp lại nghĩa là thông tin có tồn tại, chỉ là không nằm cùng chỗ với sổ sách. Kiểm tra: danh sách câu hỏi từ kỳ khóa sổ hoặc kỳ kiểm toán gần nhất.

Tự chấm điểm

Hãy chấm điểm cho từng dấu hiệu. Cứ thành thật, không ai khác cần xem kết quả.

Cộng điểm của cả mười dấu hiệu. Đây chỉ là thước đo sơ bộ, không phải khoa học chính xác:

• Từ 0 đến 5. Công cụ hiện tại có lẽ vẫn phù hợp. Hãy khắc phục một hai điểm yếu bằng quy trình tốt hơn.
• Từ 6 đến 12. Bạn đang trả giá cho những lỗ hổng bằng thời gian, dù có thể chưa phải bằng tiền. Hãy bắt đầu tìm hiểu các lựa chọn và chi phí.
• Từ 13 trở lên. Những lỗ hổng giờ đã thành một phần trong cách bạn làm việc. Hãy lên kế hoạch chuyển đổi và chọn ngày thực hiện.

Dấu hiệu 1 và dấu hiệu 6 đáng được tính nặng hơn. Nhập lại dữ liệu và phê duyệt không truy vết được là nơi sai sót và thất thoát thường ẩn nấp, và chúng hiếm khi tự biến mất khi bạn lớn lên.

Cái giá của việc giữ nguyên hiện trạng

Giữ nguyên hiện trạng có vẻ miễn phí vì bạn vốn đã trả tiền cho nó. Dù vậy, việc gắn cho nó một con số là đáng làm.

Giả sử hai người, mỗi người mất ba giờ mỗi tuần để nhập lại đơn hàng và khớp các bảng tồn kho. Tổng cộng là sáu giờ mỗi tuần. Với 50 tuần làm việc, con số đó là 300 giờ mỗi năm, chưa tính thời gian tìm và sửa những lỗi do việc nhập lại gây ra.

Sau đó cộng thêm các chi phí khó thấy hơn:

• Quyết định đưa ra dựa trên số liệu tháng trước vì số liệu tháng này chưa có.
• Số giờ tính phí thêm của kế toán viên hoặc kiểm toán viên để gỡ rối sổ sách.
• Hàng đặt mua lại vì bạn không thấy mình vẫn còn hàng.
• Phí thuê bao cho các công cụ trùng chức năng.

Bạn sẽ không có được con số chính xác cho từng khoản, và cũng không cần. Một con số ước tính theo năm đủ để bạn so sánh chi phí giữ nguyên hiện trạng với chi phí của một hệ thống mới. Bài hướng dẫn chi phí ERP là bao nhiêu chỉ cách tính vế còn lại của phép so sánh đó trong ba năm.

Ba hướng đi tiếp theo

Khi đã có điểm số, bạn có ba lựa chọn thực tế.

1. Sắp xếp lại những gì đang có. Siết chặt quy trình trước khi thay công cụ. Thống nhất mỗi bảng tính có một người phụ trách, khóa công thức và ghi lại các bước khóa sổ cuối tháng. Cách này phù hợp khi điểm số thấp và chủ yếu tốn thời gian.

2. Kết nối thêm ứng dụng. Thêm các tích hợp để công cụ bán hàng, tồn kho và kế toán tự chuyển dữ liệu cho nhau. Cách này có thể hiệu quả trong một thời gian. Vấn đề là mỗi kết nối cần một người phụ trách, và khi một kết nối hỏng, dữ liệu ngừng chảy mà không ai để ý. Hãy đếm số kết nối bạn sẽ cần và hỏi xem ai sẽ theo dõi chúng.

3. Chuyển sang ERP. Thay nhiều công cụ bằng một hệ thống, nơi bán hàng, mua hàng, tồn kho, nhân sự và kế toán dùng chung một cơ sở dữ liệu. Hóa đơn được ghi vào sổ cái vì nó được tạo ra ngay trong hệ thống đó, chứ không phải vì một kết nối đã sao chép nó sang. Nếu thuật ngữ này còn mới với bạn, hãy bắt đầu với bài ERP là gì. Để xem tổng quan về việc thay thế một loạt công cụ, hãy xem hợp nhất các ứng dụng.

Không lựa chọn nào đúng cho tất cả mọi người. Một công ty thương mại năm người chỉ dùng một loại tiền tệ có thể không bao giờ cần đến lựa chọn 3. Một nhà phân phối 40 người với hai công ty và ba loại tiền tệ thì nhiều khả năng đã cần rồi.

Trước khi quyết định

Dù bạn nghiêng về hướng nào, hãy làm những việc nền tảng này trước. Chúng không tốn tiền và giúp mọi cuộc trao đổi sau này ngắn gọn hơn.

• Vẽ lại quy trình. Ghi lại từng bước một đơn hàng trở thành tiền thu về và một khoản mua trở thành khoản thanh toán, kèm công cụ được dùng ở mỗi bước.
• Liệt kê công cụ. Mọi ứng dụng, bảng tính và kết nối, chi phí của từng thứ và ai phụ trách.
• Chọn ba yêu cầu bắt buộc. Ba vấn đề mà nếu được giải quyết sẽ khiến việc thay đổi trở nên xứng đáng. Dùng chúng để đánh giá mọi lựa chọn.
• Trao đổi với kế toán viên. Họ nhìn sổ sách của bạn từ bên ngoài và sẽ biết lỗ hổng nằm ở đâu.
• Chọn ngày bắt đầu hợp lý. Chuyển hệ thống vào đầu tháng, đầu quý hoặc đầu năm tài chính giúp số dư đầu kỳ gọn gàng. Hãy hỏi kế toán viên thời điểm nào phù hợp với các hạn báo cáo và nộp thuế của bạn, vì các thời hạn này khác nhau giữa các quốc gia.

Nếu bạn quyết định chuyển, danh sách kiểm tra từng bước khi chuyển từ bảng tính của chúng tôi bao gồm làm sạch dữ liệu, số dư đầu kỳ và tháng đầu tiên. Để có toàn bộ hành trình ở một nơi, từ các dấu hiệu đến những câu hỏi dành cho nhà cung cấp và kế hoạch chuyển đổi, hãy tải sách điện tử miễn phí Khi phần mềm kế toán không còn đủ.

Nyra phù hợp ở đâu

Nyra là ERP dành cho các công ty có tối đa 100 người. Kế toán, bán hàng, tồn kho, nhân sự và bảng lương dùng chung một cơ sở dữ liệu, nên hóa đơn, phiếu ghi có, phiếu nhập kho và các kỳ chạy lương tự ghi bút toán thay vì phải nhập lại. Chứng từ có thể dùng bất kỳ loại tiền tệ nào, có đánh giá lại ngoại tệ và một tổng số theo tiền tệ chính của bạn. Nhiều công ty có thể nằm trong một không gian làm việc, mỗi công ty có thông tin pháp lý và đăng ký thuế riêng, và mọi hóa đơn bán, hóa đơn nhà cung cấp và bút toán đều được gắn với công ty tương ứng. Yêu cầu mua hàng đi qua từng cấp phê duyệt, với báo giá của các nhà cung cấp đặt cạnh nhau. Vai trò quyết định mỗi người được mở những gì. Khi bạn chuyển đổi, trình nhập dữ liệu đọc bảng tính của bạn và hiển thị từng dòng để bạn rà soát trước khi lưu bất cứ thứ gì. Hãy tải sách điện tử miễn phí, hoặc đặt lịch demo để xem Nyra vận hành chính các quy trình của bạn.