Chi phí ERP là bao nhiêu? Các mô hình tính giá và tổng chi phí sở hữu thực tế

Vì sao giá niêm yết chỉ là điểm khởi đầu

Báo giá ERP thường mở đầu bằng một mức phí hằng tháng cho mỗi người dùng. Con số đó quan trọng, nhưng trong năm đầu tiên, nó có thể không phải khoản chi lớn nhất. Thiết lập hệ thống, di chuyển dữ liệu, đào tạo đội ngũ và thời gian mà chính nhân sự của bạn bỏ ra đều có thể cộng lại thành một khoản đáng kể.

Hai báo giá có cùng mức phí hằng tháng có thể chênh nhau rất xa khi cộng thêm các khoản đó. Hai báo giá có mức phí hằng tháng rất khác nhau lại có thể gần nhau. Cách so sánh công bằng duy nhất là tổng chi phí trong một khoảng thời gian hợp lý, và ba năm là một mốc tốt: đủ dài để bao gồm các chi phí một lần, đủ ngắn để ước tính một cách trung thực.

Trước khi bắt đầu, sẽ có ích nếu bạn hiểu rõ ERP là gì và những phân hệ nào bạn thực sự cần. Các câu hỏi về giá sẽ dễ hơn nhiều khi bạn đã biết phạm vi.

Các mô hình tính giá phổ biến

Nhà cung cấp thường kết hợp các mô hình này. Hãy đọc kỹ từng báo giá để biết mô hình nào được áp dụng.

Theo người dùng

Bạn trả phí cho mỗi người đăng nhập, thường theo tháng hoặc theo năm. Hãy để ý:

• Người dùng định danh hay người dùng đồng thời. Định danh nghĩa là mỗi người một giấy phép. Đồng thời nghĩa là mỗi người đăng nhập cùng một lúc cần một giấy phép.
• Loại người dùng. Một số nhà cung cấp tính phí thấp hơn, hoặc miễn phí, cho những người chỉ dùng tính năng tự phục vụ như xin nghỉ phép, đề nghị thanh toán chi phí hoặc xem phiếu lương. Số khác tính phí mọi người như nhau.
• Mức tối thiểu. Số người dùng tối thiểu, hoặc giá trị hợp đồng tối thiểu, có thể khiến mức giá theo người dùng tưởng rẻ lại thành đắt với một đội ngũ nhỏ.

Theo phân hệ

Bạn trả tiền cho mỗi mảng chức năng bạn bật, như kế toán, tồn kho hoặc bảng lương. Cách này trông có vẻ linh hoạt, nhưng thêm phân hệ sau này sẽ làm hóa đơn của bạn tăng lên. Hãy hỏi bạn sẽ phải trả bao nhiêu nếu thêm hai phân hệ tiếp theo trong danh sách của mình.

Theo gói hoặc theo bộ

Các gói có tên như cơ bản, tiêu chuẩn và nâng cao, mỗi gói có một bộ tính năng. Hãy kiểm tra gói nào có các tính năng bạn cần. Một tính năng then chốt như đa tiền tệ hoặc phê duyệt đôi khi chỉ có ở gói cao nhất.

Tính phí theo mức sử dụng

Một số chi phí tăng theo mức độ hoạt động thay vì theo số người: số công ty hoặc pháp nhân, số giao dịch, chứng từ, dung lượng lưu trữ hoặc số lần gọi API. Những khoản này dễ bị bỏ sót vì ban đầu chúng nhỏ.

Giấy phép cộng phí bảo trì

Các hệ thống tự lưu trữ (self-hosted) có thể tính phí giấy phép một lần, sau đó là phí bảo trì hằng năm cho các bản cập nhật và hỗ trợ. Bạn cũng phải trả cho máy chủ, sao lưu và nhân sự quản lý chúng.

Những chi phí nằm ngoài gói thuê bao

Đây là những khoản biến một báo giá hợp lý thành một dự án vượt ngân sách. Hãy yêu cầu từng khoản bằng văn bản.

• Triển khai. Cấu hình hệ thống cho công ty bạn. Hãy hỏi đây là phí cố định hay tính theo ngày công, và chuyện gì xảy ra nếu dự án kéo dài quá dự kiến.
• Di chuyển dữ liệu. Chuyển khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, hệ thống tài khoản và số dư đầu kỳ. Hãy hỏi ai làm việc này, và có bao gồm giao dịch lịch sử hay chỉ số dư.
• Tùy biến. Những thay đổi về cách sản phẩm vận hành, chỉ dành riêng cho bạn. Tùy biến cũng có thể khiến các bản cập nhật sau này khó khăn hơn.
• Tích hợp. Kết nối với ngân hàng, cửa hàng trực tuyến, nhà cung cấp dịch vụ thanh toán hoặc các công cụ khác. Hãy hỏi chúng có sẵn, là tiện ích bổ sung tính phí, hay là một dự án của bên thứ ba.
• Đào tạo. Đội ngũ của bạn học cách dùng hệ thống ra sao, và bằng những ngôn ngữ nào.
• Hỗ trợ. Gói hỗ trợ tiêu chuẩn bao gồm những gì, thời gian phản hồi ra sao, và hỗ trợ nhanh hơn có tốn thêm phí không.
• Tiện ích bổ sung. Bảng lương, hóa đơn điện tử, công ty bổ sung, tính năng AI, chat hoặc lưu trữ tài liệu đều có thể được tính giá riêng.
• Thời gian của chính bạn. Số giờ đội ngũ tài chính và vận hành dành cho dự án, ngoài công việc thường ngày.
• Thay đổi giá. Giá có thể tăng bao nhiêu khi gia hạn, và bạn có thể cố định giá hay không.
• Rời đi. Chi phí để lấy dữ liệu ra nếu bạn ngừng sử dụng, và ở định dạng nào.

Nếu bạn đang chuyển từ bảng tính, danh sách kiểm tra từng bước khi di chuyển dữ liệu của chúng tôi cho thấy thời gian nội bộ thường dồn vào đâu.

Tính tổng chi phí ba năm

Lập một bảng đơn giản với mỗi khoản chi phí một dòng và mỗi năm một cột. Đặt các chi phí một lần vào năm thứ nhất.

Ví dụ dưới đây dùng số liệu giả định, chỉ để minh họa cách tính. Đây không phải giá của bất kỳ nhà cung cấp nào, và đơn vị tiền tệ không quan trọng.

Giả sử bạn bắt đầu với 12 người dùng, mỗi người 50 mỗi tháng, tăng lên 14 người dùng vào năm thứ hai và 16 người dùng vào năm thứ ba, và nhà cung cấp được phép tăng giá 5% vào đầu năm thứ ba. Bạn cũng thêm một tiện ích bổ sung riêng cho 20 người với giá 4 mỗi người mỗi tháng.

Tổng ba năm: 16.660 + 9.360 + 11.040 = 37.060, tức trung bình khoảng 12.350 mỗi năm.

Giờ hãy làm tương tự cho cách bạn đang làm việc hiện nay. Liệt kê mọi gói thuê bao và kết nối, số giờ phát sinh thêm của kế toán viên, và thời gian nhân viên dành cho việc nhập lại và đối chiếu. Giả sử hai người, mỗi người mất ba giờ mỗi tuần cho những việc mà một hệ thống duy nhất sẽ loại bỏ. Con số đó là 300 giờ mỗi năm. Nhân với chi phí một giờ làm việc của họ và cộng vào cột "hiện tại".

Giờ bạn đã có hai con số trung thực để so sánh. Sách điện tử miễn phí Khi phần mềm kế toán không còn đủ của chúng tôi có kèm một mẫu tính chi phí có thể in ra, trình bày theo đúng cách này.

Những câu hỏi cần đặt ra cho mọi nhà cung cấp

1. Giá theo người dùng bao gồm chính xác những gì, và phân hệ nào tính thêm phí?
2. Những người chỉ dùng nghỉ phép, đề nghị thanh toán chi phí hoặc phiếu lương có cần giấy phép trả phí không?
3. Có số người dùng tối thiểu hoặc thời hạn hợp đồng tối thiểu không?
4. Phí triển khai có cố định không? Những gì không được bao gồm?
5. Ai di chuyển dữ liệu của chúng tôi, và chúng tôi cần chuẩn bị gì?
6. Công ty, loại tiền tệ hoặc kho bổ sung có tính phí riêng không?
7. Giá có thể tăng bao nhiêu khi gia hạn?
8. Thanh toán theo tháng tốn bao nhiêu so với thanh toán theo năm?
9. Hóa đơn chịu những loại thuế nào? Điều này phụ thuộc vào nơi bạn và nhà cung cấp đặt trụ sở, vì vậy hãy kiểm tra quy định tại địa phương bạn.
10. Làm thế nào để xuất toàn bộ dữ liệu nếu chúng tôi ngừng sử dụng, và việc đó có tính phí không?

Hãy yêu cầu câu trả lời trong đề xuất bằng văn bản, không chỉ qua một cuộc gọi.

Cách giữ chi phí ở mức thấp

• Bắt đầu với ít phân hệ hơn. Giải quyết quy trình gây khó khăn nhất trước, thường là tài chính, bán hàng và tồn kho, rồi bổ sung các phân hệ khác khi bộ đầu tiên đã chạy ổn.
• Làm sạch dữ liệu trước khi chuyển. Mỗi khách hàng trùng lặp hoặc mã hàng không thống nhất mà bạn tự sửa là thời gian bạn không phải trả tiền cho người khác làm.
• Tránh tùy biến trong năm đầu tiên. Dùng hệ thống theo thiết kế sẵn trong vài tháng trước khi quyết định điều gì thực sự cần thay đổi.
• Đếm số người dùng thật kỹ. Tách riêng những người làm việc trên hệ thống hằng ngày với những người chỉ cần tính năng tự phục vụ.
• Chọn ngày bắt đầu hợp lý. Bắt đầu vào đầu tháng hoặc đầu năm tài chính đồng nghĩa với ít điều chỉnh hơn và ít phải làm lại hơn.

Để xem các loại hệ thống khác nhau so sánh với nhau thế nào ngoài yếu tố giá, hãy xem so sánh ERP của chúng tôi. Và nếu bạn vẫn đang cân nhắc có nên chuyển hay không, hãy bắt đầu với bài dấu hiệu phần mềm kế toán không còn đủ cho doanh nghiệp của bạn.

Nyra phù hợp ở đâu

Nyra đưa kế toán, bán hàng, tồn kho, nhân sự và bảng lương vào một cơ sở dữ liệu, nên bạn có ít gói thuê bao và kết nối riêng lẻ hơn phải trả tiền và duy trì. Bạn có thể vận hành nhiều công ty trong cùng một không gian làm việc, mỗi công ty có thông tin pháp lý và đăng ký thuế riêng, mọi hóa đơn bán, hóa đơn nhà cung cấp và bút toán đều được gắn với công ty tương ứng, và làm việc với bất kỳ loại tiền tệ nào. Chat, thư, họp và tài liệu thuộc tiện ích bổ sung Workspace tính phí riêng, vì vậy hãy đưa nó vào phép so sánh nếu bạn cần. Dữ liệu được đưa vào qua trình nhập dữ liệu, công cụ đọc bảng tính và hiển thị từng dòng để bạn rà soát, và các bản ghi như khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng và bút toán có thể được xuất ra lại dưới dạng tệp CSV hoặc XLSX. Đặt lịch demo và mang theo các câu hỏi trong bài này.