Berapa biaya ERP? Model harga dan biaya kepemilikan yang sebenarnya

Mengapa harga yang tertera hanyalah permulaan

Penawaran ERP biasanya mengedepankan angka bulanan per pengguna. Angka itu penting, tetapi di tahun pertama mungkin bukan biaya terbesar. Penyiapan sistem, migrasi data, pelatihan tim, dan waktu yang dicurahkan orang-orang Anda sendiri masing-masing bisa mencapai jumlah yang berarti.

Dua penawaran dengan harga bulanan yang sama bisa berakhir jauh berbeda setelah semua itu ditambahkan. Dua penawaran dengan harga bulanan yang sangat berbeda bisa berakhir hampir sama. Satu-satunya perbandingan yang adil adalah total biaya dalam periode yang masuk akal, dan tiga tahun adalah periode yang baik: cukup panjang untuk mencakup biaya sekali bayar, cukup pendek untuk diperkirakan secara jujur.

Sebelum mulai, ada baiknya Anda memahami apa itu ERP dan modul mana yang benar-benar Anda butuhkan. Pertanyaan soal harga jauh lebih mudah dijawab setelah cakupannya jelas.

Model harga yang umum

Vendor sering memadukan beberapa model ini. Baca setiap penawaran dengan cermat untuk melihat model mana yang berlaku.

Per pengguna

Anda membayar biaya untuk setiap orang yang login, biasanya per bulan atau per tahun. Perhatikan:

• Pengguna bernama (named) atau bersamaan (concurrent). Named berarti satu lisensi per orang. Concurrent berarti satu lisensi per orang yang login pada waktu yang sama.
• Jenis pengguna. Sebagian vendor mengenakan biaya lebih rendah, atau gratis, untuk orang yang hanya memakai fitur layanan mandiri seperti pengajuan cuti, klaim biaya, atau slip gaji. Vendor lain mengenakan biaya yang sama untuk semua orang.
• Batas minimum. Jumlah pengguna minimum, atau nilai kontrak minimum, bisa membuat harga per pengguna yang murah menjadi mahal untuk tim kecil.

Per modul

Anda membayar untuk setiap area fungsi yang diaktifkan, seperti akuntansi, persediaan, atau penggajian. Model ini terlihat fleksibel, tetapi menambah modul belakangan akan menaikkan tagihan Anda. Tanyakan berapa yang harus Anda bayar jika menambahkan dua modul berikutnya dalam daftar Anda.

Tingkatan atau paket

Paket dengan nama seperti basic, standard, dan advanced, masing-masing dengan sekumpulan fitur. Periksa tingkatan mana yang mencakup fitur yang Anda butuhkan. Fitur penting seperti multi-mata uang atau persetujuan kadang hanya ada di tingkatan tertinggi.

Biaya berbasis pemakaian

Sebagian biaya bertambah seiring aktivitas, bukan jumlah orang: jumlah perusahaan atau badan hukum, transaksi, dokumen, penyimpanan, atau panggilan API. Biaya ini mudah terlewat karena awalnya kecil.

Lisensi plus pemeliharaan

Sistem yang di-hosting sendiri (self-hosted) mungkin mengenakan biaya lisensi sekali bayar, lalu biaya pemeliharaan tahunan untuk pembaruan dan dukungan. Anda juga membayar server, backup, dan orang yang mengurusnya.

Biaya di luar langganan

Inilah pos-pos yang mengubah penawaran yang wajar menjadi proyek yang melebihi anggaran. Mintalah rincian masing-masing secara tertulis.

• Implementasi. Mengonfigurasi sistem untuk perusahaan Anda. Tanyakan apakah biayanya tetap atau dihitung per hari, dan apa yang terjadi jika pekerjaannya molor.
• Migrasi data. Memindahkan data pelanggan, pemasok, barang, bagan akun, dan saldo awal. Tanyakan siapa yang mengerjakannya, dan apakah transaksi historis ikut dipindahkan atau hanya saldonya.
• Kustomisasi. Perubahan cara kerja produk yang khusus untuk Anda. Kustomisasi juga bisa mempersulit pembaruan di masa mendatang.
• Integrasi. Koneksi ke bank, toko online, penyedia pembayaran, atau alat lain. Tanyakan apakah integrasi itu sudah bawaan, add-on berbayar, atau proyek pihak ketiga.
• Pelatihan. Bagaimana tim Anda mempelajari sistem, dan dalam bahasa apa.
• Dukungan. Apa saja yang dicakup dukungan standar, berapa waktu responsnya, dan apakah dukungan yang lebih cepat dikenai biaya tambahan.
• Add-on. Penggajian, e-invoicing, perusahaan tambahan, fitur AI, chat, atau penyimpanan dokumen masing-masing bisa dihargai terpisah.
• Waktu Anda sendiri. Jam kerja yang dihabiskan tim keuangan dan operasional Anda untuk proyek ini, di luar pekerjaan rutin mereka.
• Perubahan harga. Seberapa besar harga bisa naik saat perpanjangan, dan apakah Anda bisa menguncinya.
• Keluar. Berapa biaya untuk mengeluarkan data Anda jika Anda berhenti, dan dalam format apa.

Jika Anda beralih dari spreadsheet, daftar periksa migrasi langkah demi langkah kami menunjukkan ke mana biasanya waktu internal tersita.

Menghitung total tiga tahun

Buat tabel sederhana dengan satu baris per biaya dan satu kolom per tahun. Masukkan biaya sekali bayar ke tahun pertama.

Contoh di bawah memakai angka rekaan, semata-mata untuk menunjukkan cara menghitungnya. Angka ini bukan harga vendor mana pun, dan mata uangnya tidak berpengaruh.

Misalnya Anda mulai dengan 12 pengguna seharga 50 per pengguna per bulan, bertambah menjadi 14 pengguna di tahun kedua dan 16 di tahun ketiga, dan vendor mengizinkan kenaikan harga 5% di awal tahun ketiga. Anda juga menambahkan add-on terpisah untuk 20 orang seharga 4 per orang per bulan.

Total tiga tahun: 16.660 + 9.360 + 11.040 = 37.060, atau rata-rata sekitar 12.350 per tahun.

Sekarang lakukan hal yang sama untuk cara kerja Anda saat ini. Daftarkan setiap langganan dan konektor, jam tambahan akuntan Anda, serta waktu staf yang habis untuk mengetik ulang dan merekonsiliasi data. Misalnya dua orang masing-masing menghabiskan tiga jam per minggu untuk pekerjaan yang akan hilang jika memakai satu sistem. Itu berarti 300 jam per tahun. Kalikan dengan biaya per jam waktu mereka bagi Anda, lalu tambahkan ke kolom "saat ini".

Kini Anda punya dua angka yang jujur untuk dibandingkan. E-book gratis kami, Saat software akuntansi Anda tak lagi cukup, menyertakan lembar kerja biaya siap cetak dengan susunan seperti ini.

Pertanyaan untuk setiap vendor

1. Apa saja yang termasuk dalam harga per pengguna, dan modul mana yang dikenai biaya tambahan?
2. Apakah orang yang hanya memakai cuti, klaim, atau slip gaji membutuhkan lisensi berbayar?
3. Apakah ada jumlah pengguna minimum atau masa kontrak minimum?
4. Apakah biaya implementasi bersifat tetap? Apa yang tidak termasuk?
5. Siapa yang memindahkan data kami, dan apa yang harus kami siapkan?
6. Apakah perusahaan, mata uang, atau gudang tambahan dikenai biaya terpisah?
7. Seberapa besar harga bisa naik saat perpanjangan?
8. Berapa biaya tagihan bulanan dibandingkan tagihan tahunan?
9. Pajak apa saja yang berlaku pada tagihan? Ini bergantung pada lokasi Anda dan vendor, jadi periksa aturan setempat Anda.
10. Bagaimana cara mengekspor semua data kami jika kami berhenti, dan apakah ada biayanya?

Mintalah jawabannya dicantumkan dalam proposal tertulis, bukan hanya disampaikan lewat telepon.

Cara menekan biaya

• Mulai dengan lebih sedikit modul. Benahi proses yang paling bermasalah lebih dulu, biasanya keuangan, penjualan, dan stok, lalu tambahkan yang lain setelah rangkaian pertama berjalan.
• Bersihkan data sebelum pindah. Setiap pelanggan ganda atau kode barang yang tidak konsisten yang Anda perbaiki sendiri adalah waktu yang tidak perlu Anda bayarkan ke pihak lain.
• Hindari kustomisasi di tahun pertama. Pakai sistem apa adanya selama beberapa bulan sebelum memutuskan apa yang benar-benar perlu diubah.
• Hitung pengguna dengan cermat. Pisahkan orang yang bekerja di sistem setiap hari dari mereka yang hanya butuh layanan mandiri.
• Pilih tanggal mulai yang masuk akal. Mulai di awal bulan atau tahun buku berarti lebih sedikit penyesuaian dan pengerjaan ulang.

Untuk melihat perbandingan berbagai jenis sistem di luar soal harga, lihat perbandingan ERP kami. Jika Anda masih menimbang apakah perlu pindah sama sekali, mulailah dengan tanda-tanda software akuntansi Anda sudah tak lagi cukup.

Di mana Nyra berperan

Nyra menyatukan akuntansi, penjualan, stok, SDM, dan penggajian dalam satu database, sehingga lebih sedikit langganan dan konektor terpisah yang harus dibayar dan dirawat. Anda bisa menjalankan beberapa perusahaan dalam workspace yang sama, masing-masing dengan data legal dan registrasi pajaknya sendiri, dengan setiap faktur, tagihan, dan jurnal ditandai dengan perusahaannya, dan bekerja dalam mata uang apa pun. Chat, surel, rapat, dan dokumen merupakan add-on Workspace berbayar yang terpisah, jadi masukkan ke dalam perbandingan Anda jika Anda membutuhkannya. Data masuk melalui wizard impor yang membaca spreadsheet dan menampilkan setiap baris untuk ditinjau, dan catatan seperti pelanggan, pemasok, barang, dan entri jurnal bisa diekspor kembali sebagai file CSV atau XLSX. Pesan demo dan bawa pertanyaan-pertanyaan di halaman ini.