Beralih dari spreadsheet ke ERP: daftar periksa langkah demi langkah

Sebelum Anda mulai

Spreadsheet bukan musuh. Spreadsheet fleksibel, semua orang bisa memakainya, dan kemungkinan besar spreadsheet-lah yang membawa perusahaan Anda sampai ke titik ini. Masalah muncul ketika beberapa orang bergantung pada file yang sama, file-file itu saling bergantung, dan hanya satu orang yang paham bagaimana semuanya terhubung.

Pindah ke ERP menggantikan jaringan file itu dengan satu sistem tempat penjualan, pembelian, stok, karyawan, dan akuntansi berbagi catatan yang sama. Jika Anda belum yakin itulah yang Anda butuhkan, baca dulu apa itu ERP.

Sepuluh langkah di bawah ini dikelompokkan ke dalam lima tahap. Langkah-langkah ini mengasumsikan Anda sudah memilih sistem, tetapi sebagian besar pekerjaannya ada pada data Anda sendiri, jadi Anda bisa memulai tahap-tahap awal sebelum menandatangani apa pun. Untuk gambaran tentang apa yang berubah saat spreadsheet ditinggalkan, lihat mengganti spreadsheet.

Tahap 1: Ketahui apa yang Anda miliki dan apa yang dipindahkan

Langkah 1: Daftarkan setiap spreadsheet yang menjalankan bisnis. Telusuri seluruh perusahaan dan catat setiap file yang diandalkan orang. Untuk masing-masing file, catat:

• apa yang dilacaknya (pelanggan, daftar harga, stok, pesanan, komisi, cuti, data input penggajian)
• siapa pemiliknya dan siapa yang memperbaruinya
• file lain mana yang diisinya atau dibacanya
• seberapa sering file itu berubah

Anda akan menemukan file yang tidak pernah diceritakan siapa pun. Justru itulah tujuan latihan ini.

Langkah 2: Tentukan apa yang dipindahkan, dan kapan. Anda tidak harus memindahkan semuanya sekaligus. Bagi daftar tersebut menjadi tiga kelompok:

1. Dipindahkan saat go-live. Biasanya bagan akun, pelanggan, pemasok, barang, faktur dan tagihan yang belum lunas, saldo bank, dan stok.
2. Dipindahkan belakangan. Proses yang akan Anda aktifkan setelah rangkaian pertama berjalan, seperti penggajian atau cuti.
3. Tetap sebagai referensi. Analisis dan riwayat lama yang ingin Anda simpan tetapi tidak dibutuhkan di sistem baru.

Lalu tetapkan tanggal go-live. Awal bulan adalah pilihan paling sederhana, dan awal kuartal atau tahun buku lebih rapi lagi, karena saldo awal Anda selaras dengan periode yang memang sudah Anda laporkan. Tanyakan kepada akuntan Anda, karena tenggat pelaporan dan pajak berbeda di setiap negara.

Tahap 2: Bersihkan data dan petakan akun Anda

Langkah 3: Bersihkan data induk Anda. Data induk adalah informasi yang Anda pakai ulang di setiap transaksi: pelanggan, pemasok, barang, dan karyawan. Bersihkan sebelum diimpor, bukan sesudahnya.

• Hapus duplikat. "ABC Trading", "A.B.C. Trading Sdn Bhd", dan "ABC Trading (lama)" seharusnya menjadi satu pelanggan.
• Lengkapi yang kosong. Nomor registrasi pajak, alamat penagihan, termin pembayaran, mata uang default.
• Seragamkan kode. Satu format kode barang, satu satuan per barang, satu gaya penamaan.
• Pensiunkan yang tidak aktif. Jika seorang pemasok tidak dipakai selama dua tahun, putuskan apakah datanya perlu dipindahkan sama sekali.
• Tetapkan penanggung jawab. Seseorang menyetujui setiap daftar sebelum diimpor.

Ini biasanya langkah yang paling lambat. Tetapi langkah ini juga yang manfaatnya paling lama terasa.

Langkah 4: Petakan bagan akun Anda. Putuskan apakah Anda mempertahankan bagan akun yang sekarang atau memanfaatkan kesempatan ini untuk merapikannya. Apa pun pilihannya, buat tabel pemetaan dari setiap akun lama ke akun barunya.

Simpan tabel ini. Akuntan Anda akan membutuhkannya saat membandingkan tahun ini dengan tahun lalu.

Tahap 3: Siapkan saldo awal dan riwayat

Langkah 5: Siapkan saldo awal. Saldo awal adalah angka yang menjadi titik mulai sistem baru Anda pada hari go-live. Ambil angka ini dari neraca saldo yang sudah ditutup per hari sebelum go-live. Anda akan membutuhkan:

• Neraca saldo per tanggal peralihan (cut-over), dengan total debit sama dengan total kredit.
• Faktur pelanggan yang belum lunas, satu baris per faktur, bukan hanya total per pelanggan.
• Tagihan pemasok yang belum lunas, juga satu baris per tagihan.
• Saldo bank, dicocokkan dengan rekening koran pada tanggal yang sama.
• Jumlah dan nilai stok, per barang dan per lokasi, idealnya dari hasil stok opname.

Lalu periksa apakah rinciannya sama dengan totalnya. Misalnya neraca saldo Anda menunjukkan piutang sebesar MYR 7.000. Faktur yang belum lunas adalah MYR 4.200, MYR 1.850, dan MYR 950. Jumlahnya MYR 7.000, jadi rincian dan akun kontrolnya cocok. Jika tidak cocok, temukan selisihnya sebelum mengimpor, bukan sesudahnya.

Saldo dalam mata uang asing butuh sedikit perhatian lebih. Faktur sebesar USD 2.000 harus dipindahkan dalam USD, dengan kurs saat faktur itu dicatat, agar pembayaran dan revaluasi berikutnya berjalan dengan benar. Panduan kami tentang akuntansi multi-mata uang menjelaskan alasannya.

Langkah 6: Tentukan seberapa banyak riwayat yang dibawa. Ada godaan untuk mengimpor setiap transaksi yang pernah Anda buat. Biasanya sebaiknya jangan. Transaksi lama di sistem baru berarti lebih banyak pemetaan, lebih banyak pengecekan, dan lebih banyak peluang salah.

Pendekatan yang umum adalah membawa saldo dan pos terbuka saja, lalu menyimpan file lama sebagai arsip hanya-baca untuk keperluan pencarian dan audit. Jika Anda ingin laporan baru menampilkan perbandingan dengan tahun lalu, tanyakan apakah Anda bisa memuat total bulanan per akun alih-alih setiap transaksi.

Simpan arsip tersebut selama yang diwajibkan aturan penyimpanan dokumen setempat. Ketentuannya berbeda di setiap negara, jadi periksalah.

Tahap 4: Uji, lalu jalankan kedua sistem

Langkah 7: Uji dengan sampel kecil. Sebelum impor penuh, muat sampel: sepuluh pelanggan, sepuluh barang, dan beberapa faktur yang belum lunas. Lalu periksa:

• Apakah setiap kolom masuk ke tempat yang benar?
• Apakah nama, nomor pajak, dan alamat terlihat benar di faktur yang dicetak?
• Apakah saldo sampel cocok dengan spreadsheet sumbernya?

Perbaiki templatnya, bukan datanya di sistem baru. Lalu jalankan impor penuh dan ulangi pengecekan atas totalnya.

Langkah 8: Jalankan kedua sistem selama satu periode. Selama bulan pertama, tetap jalankan spreadsheet lama berdampingan dengan sistem baru. Masukkan transaksi nyata di sistem baru dan bandingkan di akhir bulan:

• Apakah total penjualan dan pembelian cocok?
• Apakah saldo bank cocok dengan rekening koran?
• Apakah stok yang ada cocok dengan hasil hitung acak?

Satu bulan paralel biasanya cukup untuk membangun kepercayaan. Lebih lama dari itu, orang mulai menganggap file lama sebagai data yang sebenarnya. Daftar periksa tutup buku akhir bulan kami memberi Anda kerangka untuk tutup buku pertama itu.

Tahap 5: Latih tim Anda dan pensiunkan spreadsheet

Langkah 9: Latih orang pada tugas mereka sendiri. Latih setiap tim pada layar yang akan mereka pakai setiap hari, dengan data mereka sendiri, bukan tur umum. Koordinator penjualan butuh penawaran, pesanan, dan faktur. Petugas gudang butuh penerimaan, transfer, dan penghitungan stok. Buat catatan satu halaman untuk tugas yang hanya dikerjakan sebulan sekali.

Langkah 10: Pensiunkan spreadsheet. Setelah tutup buku pertama di sistem baru cocok, jadikan spreadsheet lama hanya-baca dan pindahkan ke folder arsip. Beri tahu semua orang tanggalnya. Jika sebuah file masih bisa diedit, akan ada yang terus memperbaruinya, dan Anda kembali punya dua versi kebenaran.

Lalu lakukan tinjauan setelah tiga bulan. Daftarkan apa saja yang masih dikerjakan di luar sistem dan putuskan apakah perlu dipindahkan ke dalamnya.

Di mana Nyra berperan

Wizard impor Nyra membaca file CSV dan XLSX dan menyediakan templat dengan header yang tepat untuk setiap daftar. Wizard ini menampilkan setiap baris, menandai baris yang perlu diperbaiki, dan tidak menyimpan apa pun sampai Anda mengonfirmasi. Anda bisa mengimpor pelanggan, pemasok, barang, karyawan, bagan akun, dan entri jurnal dengan cara ini, serta memasukkan saldo awal sebagai jurnal bertanggal. Dokumen bisa dalam mata uang apa pun, dan faktur, nota kredit, serta penerimaan barang tercatat sebagai entri jurnal sejak hari pertama. Untuk rencana peralihan minggu demi minggu dan daftar periksa data, dapatkan e-book gratis, atau pesan demo untuk melihat langkah impor dengan file Anda sendiri.