Tanda-tanda software akuntansi Anda sudah tak lagi cukup

Mengapa software yang bagus mulai terasa sempit

Software akuntansi mengerjakan satu tugas dengan baik: mencatat transaksi dan mengolahnya menjadi laporan keuangan. Saat bisnis baru dimulai, sebagian besar kebutuhan Anda dari sebuah sistem memang hanya itu. Data penjualan ada di spreadsheet, stok ada di rak yang bisa Anda lihat sendiri, dan penggajian hanya untuk segelintir orang.

Pertumbuhan mengubah bentuk pekerjaan, bukan hanya volumenya. Anda menambah gudang, perusahaan kedua, pelanggan yang membayar dalam mata uang lain, dan proses pembelian yang butuh persetujuan. Setiap kebutuhan baru mendapat aplikasi atau spreadsheet sendiri. Tidak satu pun keputusan itu keliru jika dilihat sendiri-sendiri. Namun bersama-sama, semuanya membuat data Anda tersebar di beberapa tempat, dan seseorang di tim Anda menghabiskan pekan kerjanya untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain.

Tanda-tanda di bawah ini adalah gejala dari kondisi tersebut, bukan vonis. Satu atau dua tanda biasanya bisa diatasi di dalam sistem yang Anda pakai sekarang. Jika beberapa tanda muncul sekaligus, biasanya yang bermasalah adalah susunan sistemnya sendiri.

Sepuluh tanda yang perlu diperhatikan

1. Data yang sama diketik lebih dari sekali. Sebuah pesanan dimasukkan ke aplikasi penjualan, diketik ulang sebagai faktur di software akuntansi, lalu diketik lagi di lembar stok. Setiap pengetikan ulang membuka peluang salah ketik, dan setiap salah ketik berarti pekerjaan rekonsiliasi di kemudian hari. Cek: ambil satu pesanan terbaru dan hitung berapa kali detailnya diketik oleh seseorang.
2. Tutup buku akhir bulan makin lama. Jika tutup buku berarti mengekspor data dari tiga sistem lalu mencocokkannya di spreadsheet, prosesnya akan makin panjang setiap kali Anda menambah aplikasi. Cek: tanggal tutup buku untuk masing-masing dari tiga bulan terakhir, dan apa yang menghambatnya. Daftar periksa tutup buku akhir bulan kami menunjukkan seperti apa tutup buku yang rapi.
3. Tidak ada yang percaya angka stok. Jika orang harus berjalan ke gudang untuk mengecek jumlah barang sebelum menjanjikannya kepada pelanggan, sistem sudah tidak lagi menjadi sumber kebenaran. Cek: seberapa sering jumlah hasil hitung berbeda dari jumlah di sistem pada stok opname terakhir Anda.
4. Mata uang asing diurus di spreadsheet terpisah. Anda menagih dalam USD, membeli dalam SGD, dan menggaji karyawan dalam VND, lalu selisih kursnya dihitung manual dan dicatat sebagai satu jurnal di akhir bulan. Cek: apakah hari ini Anda bisa melihat berapa utang seorang pelanggan kepada Anda dalam mata uangnya dan dalam mata uang Anda, tanpa spreadsheet.
5. Perusahaan kedua berarti login kedua. Setiap badan hukum ada di file atau langganan terpisah, dan saldo antarperusahaan dicocokkan secara manual. Cek: berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyusun satu tampilan kas untuk seluruh perusahaan Anda.
6. Persetujuan terjadi lewat chat. Sebuah pembelian disetujui hanya dengan balasan jempol di grup chat. Tidak ada catatan siapa menyetujui apa, berapa nilainya, dan berdasarkan penawaran yang mana. Cek: pilih satu pembelian dari kuartal lalu dan coba cari siapa yang menyetujuinya.
7. Setiap laporan diawali dengan ekspor. Penjualan per pelanggan, margin per produk, proyeksi kas: masing-masing berarti mengunduh data lalu menyusunnya ulang di spreadsheet. Cek: berapa banyak laporan rutin yang bergantung pada spreadsheet milik satu orang.
8. Tagihan aplikasi Anda terus membengkak. Aplikasi faktur, persediaan, SDM, penggajian, klaim biaya, dan konektor di antaranya masing-masing punya biaya langganan. Setiap konektor adalah satu titik lagi yang bisa rusak saat vendor mengubah sesuatu. Cek: jumlahkan semua langganan dan konektor yang Anda bayar.
9. Akses hanya ada dua pilihan: semua atau tidak sama sekali. Orang bisa melihat seluruh buku besar atau tidak bisa melihat apa pun, sehingga login dipakai bersama atau tim keuangan menjadi hambatan untuk setiap pertanyaan. Cek: apakah seorang supervisor gudang bisa melihat stok tanpa ikut melihat data penggajian.
10. Akuntan Anda menanyakan hal yang sama setiap bulan. "Pembayaran ini untuk faktur yang mana?" "Di mana dokumen pendukungnya?" Pertanyaan yang berulang berarti informasinya ada, hanya saja tidak berada di tempat pembukuan. Cek: daftar pertanyaan dari tutup buku atau audit terakhir Anda.

Nilai kondisi Anda

Beri skor untuk setiap tanda. Jujurlah; tidak ada orang lain yang perlu melihatnya.

Jumlahkan kesepuluh skor tersebut. Ini panduan kasar, bukan ilmu pasti:

• 0 sampai 5. Alat yang Anda pakai sekarang kemungkinan masih cocok. Perbaiki satu atau dua titik lemahnya dengan proses yang lebih baik.
• 6 sampai 12. Anda sudah membayar celah-celah ini dengan waktu, meski belum dengan uang. Mulailah melihat pilihan dan biayanya.
• 13 atau lebih. Celah-celah ini sudah menjadi bagian dari cara Anda bekerja. Rencanakan perpindahan, dan tetapkan tanggalnya.

Tanda 1 dan tanda 6 layak diberi bobot lebih. Pengetikan ulang dan persetujuan yang tidak bisa dilacak adalah tempat kesalahan dan kerugian biasanya bersembunyi, dan keduanya jarang membaik dengan sendirinya seiring pertumbuhan Anda.

Biaya bertahan di tempat

Bertahan dengan kondisi sekarang terasa gratis karena Anda sudah membayarnya. Tetap ada gunanya memberi angka pada biaya itu.

Misalnya dua orang masing-masing menghabiskan tiga jam per minggu untuk mengetik ulang pesanan dan mencocokkan lembar stok. Itu berarti enam jam per minggu. Dalam 50 minggu kerja, totalnya 300 jam per tahun, belum termasuk waktu untuk mencari dan memperbaiki kesalahan akibat pengetikan ulang.

Lalu tambahkan biaya yang kurang terlihat:

• Keputusan yang diambil berdasarkan angka bulan lalu karena angka bulan ini belum siap.
• Jam tambahan yang ditagihkan akuntan atau auditor Anda untuk merapikan catatan.
• Stok yang Anda pesan ulang karena tidak terlihat bahwa barangnya sebenarnya masih ada.
• Langganan untuk aplikasi yang fungsinya tumpang tindih.

Anda tidak akan mendapatkan setiap angka secara persis, dan memang tidak perlu. Angka tahunan kasar sudah cukup untuk membandingkan biaya bertahan dengan biaya sistem baru. Panduan kami tentang berapa biaya ERP menunjukkan cara menghitung sisi lain perbandingan itu untuk jangka tiga tahun.

Tiga jalan ke depan

Setelah punya skor, Anda memiliki tiga pilihan realistis.

1. Rapikan yang sudah ada. Perketat prosesnya sebelum mengganti alat. Tetapkan satu penanggung jawab untuk setiap spreadsheet, kunci rumus-rumusnya, dan tuliskan langkah-langkah tutup buku. Pilihan ini cocok untuk skor rendah dan biayanya sebagian besar berupa waktu.

2. Hubungkan lebih banyak aplikasi. Tambahkan integrasi agar aplikasi penjualan, stok, dan akuntansi saling bertukar data. Cara ini bisa berjalan untuk sementara. Masalahnya, setiap koneksi butuh penanggung jawab, dan ketika satu koneksi gagal, data berhenti mengalir tanpa ada yang sadar. Hitung berapa koneksi yang Anda perlukan dan tanyakan siapa yang akan mengawasinya.

3. Pindah ke ERP. Ganti beberapa aplikasi dengan satu sistem tempat penjualan, pembelian, stok, SDM, dan akuntansi berbagi satu database. Faktur tercatat ke buku besar karena memang dibuat di sana, bukan karena disalin oleh konektor. Jika istilah ini masih baru bagi Anda, mulailah dengan apa itu ERP. Untuk gambaran tentang mengganti tumpukan aplikasi, lihat menyatukan aplikasi Anda.

Tidak ada satu pilihan yang tepat untuk semua orang. Perusahaan dagang berisi lima orang dengan satu mata uang mungkin tidak akan pernah membutuhkan pilihan 3. Distributor berisi 40 orang dengan dua perusahaan dan tiga mata uang kemungkinan besar sudah membutuhkannya.

Sebelum Anda memutuskan

Ke arah mana pun Anda condong, kerjakan persiapan ini lebih dulu. Tidak ada biayanya, dan setiap diskusi selanjutnya jadi lebih singkat.

• Petakan proses Anda. Tuliskan langkah demi langkah bagaimana pesanan menjadi uang masuk dan bagaimana pembelian menjadi pembayaran, beserta alat yang dipakai di setiap langkah.
• Daftarkan semua alat Anda. Setiap aplikasi, spreadsheet, dan konektor, berapa biayanya, dan siapa penanggung jawabnya.
• Pilih tiga kebutuhan utama. Tiga masalah yang, jika terselesaikan, membuat perubahan ini sepadan. Gunakan ketiganya untuk menilai setiap pilihan.
• Bicarakan dengan akuntan Anda. Akuntan melihat catatan Anda dari luar dan akan tahu di mana celahnya.
• Pilih tanggal mulai yang masuk akal. Berganti sistem di awal bulan, kuartal, atau tahun buku membuat saldo awal Anda tetap rapi. Tanyakan kepada akuntan Anda waktu yang sesuai dengan tenggat pelaporan dan pajak Anda, karena ketentuannya berbeda di setiap negara.

Jika Anda memutuskan pindah, daftar periksa langkah demi langkah untuk beralih dari spreadsheet kami membahas pembersihan data, saldo awal, dan bulan pertama. Untuk seluruh perjalanan dalam satu tempat, mulai dari tanda-tandanya, pertanyaan untuk vendor, hingga rencana peralihan, dapatkan e-book gratis Saat software akuntansi Anda tak lagi cukup.

Di mana Nyra berperan

Nyra adalah ERP untuk perusahaan dengan hingga 100 orang. Akuntansi, penjualan, stok, SDM, dan penggajian berbagi satu database, sehingga faktur, nota kredit, penerimaan barang, dan proses penggajian mencatat entri jurnalnya sendiri tanpa perlu diketik ulang. Dokumen bisa dalam mata uang apa pun, dengan revaluasi valuta asing dan satu total dalam mata uang utama Anda. Beberapa perusahaan bisa berada dalam satu workspace, masing-masing dengan data legal dan registrasi pajaknya sendiri, dan setiap faktur, tagihan, serta jurnal ditandai dengan perusahaannya. Permintaan pembelian melewati jenjang persetujuan, dengan penawaran pemasok berdampingan. Peran menentukan apa yang bisa dibuka setiap orang. Saat Anda pindah, wizard impor membaca spreadsheet Anda dan menampilkan setiap baris untuk ditinjau sebelum apa pun disimpan. Dapatkan e-book gratis, atau pesan demo untuk melihat Nyra menjalankan proses Anda sendiri.