Apa itu ERP? Panduan sederhana untuk perusahaan yang sedang tumbuh

Jawaban singkatnya

ERP adalah singkatan dari enterprise resource planning (perencanaan sumber daya perusahaan). Namanya lebih tua dan terdengar lebih megah daripada gagasannya. Sederhananya, ERP adalah software bisnis tempat penjualan, pembelian, stok, SDM, penggajian, dan akuntansi Anda berbagi satu database.

Bagian terakhir itulah yang penting. Banyak perusahaan memakai alat yang bagus untuk masing-masing pekerjaan tersebut. Bedanya, di ERP seorang pelanggan, sebuah barang, atau seorang karyawan hanya ada satu kali, dan setiap bagian bisnis bekerja dari catatan yang sama.

Beginilah gambarannya untuk satu penjualan:

1. Tenaga penjual Anda membuat penawaran untuk pelanggan.
2. Pelanggan menyetujuinya, dan penawaran itu menjadi pesanan penjualan.
3. Gudang mengambil dan mengirim barang, dan stok berkurang.
4. Pesanan menjadi faktur, dan faktur tercatat ke buku besar.
5. Pelanggan membayar, dan pembayarannya dicocokkan dengan faktur.

Di ERP, tidak ada yang mengetik ulang apa pun di antara langkah-langkah itu. Setiap dokumen dibuat dari dokumen sebelumnya, dan entri akuntansinya terjadi sebagai hasil dari pekerjaan itu sendiri, bukan sebagai tugas terpisah di akhir bulan.

Apa saja yang biasanya dicakup ERP

ERP dijual sebagai sekumpulan modul. Anda tidak harus memakai semuanya, dan biasanya bisa mulai dengan beberapa modul lalu menambah yang lain belakangan. Modul yang umum adalah:

• Akuntansi. Buku besar, piutang, utang, rekening bank dan rekonsiliasinya, kode pajak, serta laporan keuangan.
• Penjualan. Pelanggan, penawaran, pesanan penjualan, faktur, nota kredit, dan penagihan.
• Pembelian. Pemasok, permintaan pembelian dan persetujuannya, pesanan pembelian, penerimaan barang, dan tagihan pemasok.
• Persediaan. Barang, gudang, pergerakan stok, transfer, dan penghitungan stok.
• SDM. Data karyawan, cuti, kehadiran, dan klaim biaya.
• Penggajian. Proses penggajian dan slip gaji, yang dicatat ke buku besar. Ketentuan wajib penggajian berbeda di setiap negara, jadi periksa apa yang didukung setiap sistem di negara tempat Anda mempekerjakan karyawan.

Beberapa ERP menambahkan manufaktur, proyek, aset tetap, kasir (POS), atau portal pelanggan. Untuk melihat bagaimana satu set modul lengkap saling terhubung, lihat modul Nyra sebagai salah satu contoh.

ERP versus software akuntansi

Fungsi software akuntansi dan ERP saling tumpang tindih, sehingga batas di antara keduanya sering membingungkan. Cara termudah melihat perbedaannya adalah dengan bertanya: masing-masing sistem itu sebenarnya mencatat apa?

Tidak ada yang lebih baik secara umum. Untuk perusahaan kecil dengan kebutuhan sederhana, software akuntansi sering kali pilihan yang tepat. ERP mulai sepadan ketika pekerjaan di sekitar pembukuan menjadi lebih sulit daripada pembukuannya sendiri. Untuk perbandingan berdampingan, lihat perbandingan ERP dengan software akuntansi.

Mengapa satu database itu penting

"Satu database" terdengar teknis, jadi inilah yang berubah dalam pekerjaan sehari-hari.

Anda berhenti mengetik ulang. Misalnya pelanggan di Kota Ho Chi Minh memesan 200 unit. Dengan alat-alat yang terpisah, pesanan itu mungkin diketik ke aplikasi penjualan, lalu ke aplikasi faktur, lalu ke spreadsheet stok. Di ERP, pesanan itu dimasukkan satu kali saja.

Angka-angka saling cocok. Ketika laporan stok dan neraca berasal dari transaksi yang sama, keduanya tidak bisa berselisih tanpa alasan yang bisa Anda telusuri.

Laporan tidak lagi menjadi proyek. Pertanyaan seperti "berapa margin kita untuk lini produk ini?" cukup dijawab dengan filter pada laporan, bukan dengan mengekspor data sepanjang sore.

Akses lebih tepat sasaran. Karena semuanya ada di satu sistem, Anda bisa memberi setiap orang akses sesuai kebutuhan perannya. Supervisor gudang bisa melihat stok tanpa melihat data penggajian.

Jejak audit Anda ada di satu tempat. Siapa yang mengajukan pembelian, siapa yang menyetujuinya, barang apa yang tiba, dan tagihan mana yang sudah dibayar: satu rantai dokumen, bukan empat sistem dan satu kotak masuk email.

Tanda Anda mungkin membutuhkannya

Anda kemungkinan belum membutuhkan ERP jika hanya punya satu perusahaan, satu mata uang, tidak ada stok, dan tim yang kecil. Software akuntansi yang bagus dan beberapa spreadsheet yang rapi bisa membawa Anda cukup jauh.

Anda kemungkinan membutuhkannya jika beberapa hal berikut terjadi:

• Informasi yang sama diketik ke lebih dari satu sistem.
• Stok, penjualan, dan pembukuan tidak cocok, dan mencari penyebabnya butuh berhari-hari.
• Anda bertransaksi dalam lebih dari satu mata uang, atau menjalankan lebih dari satu perusahaan.
• Pembelian disetujui lewat chat atau email tanpa catatan.
• Setiap laporan manajemen diawali dengan ekspor.

Kami membahas sepuluh tanda seperti ini, lengkap dengan lembar penilaian sederhana, di tanda-tanda software akuntansi Anda sudah tak lagi cukup. Jika Anda menjalankan lebih dari satu badan hukum, panduan kami tentang akuntansi multi-perusahaan membahas apa saja yang berubah.

Kesalahpahaman umum

"ERP hanya untuk perusahaan besar." Sebagian memang dibuat untuk organisasi besar. Sebagian lain dibuat untuk perusahaan berisi puluhan orang, bukan ribuan. Nilai sebuah sistem dari kecocokannya dengan ukuran perusahaan Anda, bukan dari labelnya.

"Kami harus memakai semua modul." Tidak. Anda bisa mulai dengan modul yang menyelesaikan masalah hari ini, seperti akuntansi, penjualan, dan stok, lalu mengaktifkan modul lain belakangan.

"Artinya proyek yang panjang dan berisiko." Besar kecilnya proyek bergantung pada berapa banyak proses yang Anda pindahkan sekaligus, seberapa bersih data Anda, dan seberapa banyak kustomisasi yang dilakukan. Mintalah setiap vendor menyusun rencana lengkap dengan tanggal untuk perusahaan seukuran Anda, dan tanyakan apa saja yang harus Anda kerjakan sendiri.

"Data kami akan terkunci." Tanyakan sebelum Anda menandatangani kontrak. Sistem yang baik memungkinkan Anda mengekspor catatan dalam format standar seperti CSV atau file spreadsheet.

"Harganya terlalu mahal." Kadang memang begitu. Tetapi bandingkan dengan biaya penuh dari apa yang Anda jalankan saat ini, termasuk langganan, konektor, dan waktu staf. Panduan kami tentang harga dan total biaya ERP menunjukkan cara menghitungnya.

Pertanyaan sebelum Anda memilih

Saat menilai sistem, pertanyaan-pertanyaan ini lebih banyak memberi tahu Anda daripada daftar fitur:

1. Modul mana yang akan kami pakai di awal, dan apa yang dibutuhkan untuk menambah modul nanti?
2. Apakah sistem ini mendukung semua mata uang dan negara tempat kami berbisnis, dan bagaimana selisih kurs dicatat?
3. Bisakah kami menjalankan lebih dari satu perusahaan, masing-masing dengan pembukuan dan pengaturan pajaknya sendiri?
4. Bagaimana cara memasukkan data pelanggan, pemasok, barang, dan saldo awal kami, dan siapa yang mengerjakannya?
5. Bagaimana cara mengeluarkan data kami jika kami berhenti memakainya?
6. Di mana data kami disimpan, dan apakah data itu dipisahkan dari data pelanggan lain?
7. Bahasa apa saja yang didukung antarmukanya untuk tim kami?
8. Apa saja yang sudah termasuk dalam harga, dan apa yang merupakan add-on?

Mintalah setiap vendor menunjukkan jawabannya langsung di produk, dengan contoh dari bisnis Anda sendiri, bukan lewat slide.

Di mana Nyra berperan

Nyra adalah ERP untuk perusahaan dengan hingga 100 orang. Akuntansi, penjualan, stok, SDM, dan penggajian berbagi satu database, dan faktur, nota kredit, penerimaan barang, serta proses penggajian mencatat entri jurnalnya sendiri. Nyra menangani dokumen dalam mata uang apa pun, dengan revaluasi valuta asing dan satu total dalam mata uang utama Anda, dan memungkinkan Anda menjalankan beberapa perusahaan dalam satu workspace, masing-masing dengan data legal dan registrasi pajaknya sendiri, dan setiap faktur, tagihan, serta jurnal ditandai dengan perusahaannya. Setiap pelanggan berjalan di instans dan database-nya sendiri. Anda bisa memakainya di web, desktop, dan perangkat seluler, dalam bahasa Inggris, Bahasa Indonesia, Vietnam, atau Mandarin. Pesan demo untuk melihat bagaimana Nyra menjalankan alur Anda sendiri, dari penjualan hingga buku besar.