简短的回答
ERP 是 enterprise resource planning（企业资源计划）的缩写。这个名称比它背后的理念更古老，也更宏大。简单来说，ERP 就是让销售、采购、库存、人事、薪资和会计共用一个数据库的业务软件。
关键就在最后这一点。很多公司在每项工作上都用着不错的工具。ERP 的不同之处在于，一个客户、一个物料或一名员工只存在一次，公司的每个部门都基于同一条记录开展工作。
下面以一笔销售为例：
- 销售人员为客户创建一份报价单。
- 客户接受后，报价单转为销售订单。
- 仓库拣货并发货，库存随之减少。
- 订单转为发票，发票过账到总账。
- 客户付款，付款与发票进行匹配。
在 ERP 中，这些步骤之间没有人需要重新录入任何内容。每张单据都由上一张生成，会计分录是业务本身的结果，而不是月末另做的一项工作。
ERP 通常涵盖哪些内容
ERP 以一组模块的形式销售。您不必全部使用，通常可以先从几个模块开始，以后再增加。常见的模块有：
- 会计。总账、应收、应付、银行账户与对账、税码和财务报表。
- 销售。客户、报价单、销售订单、发票、贷项通知单和回款跟进。
- 采购。供应商、采购申请与审批、采购订单、收货单和供应商账单。
- 库存。物料、仓库、库存变动、调拨和盘点。
- 人力资源。员工档案、请假、考勤和费用报销。
- 薪资。薪资计算和工资单，并过账到总账。法定规则因国家而异，请确认每个系统在您雇用员工的国家支持哪些规则。
有些 ERP 还提供生产制造、项目、固定资产、收银（POS）或客户门户。想了解一整套模块如何协同运作，不妨以 Nyra 的模块为例看一看。
ERP 与会计软件的区别
会计软件和 ERP 有重叠，所以两者的界限容易让人困惑。最简单的区分方法，是问一问它们各自是什么的记录。
| 会计软件 | ERP | |
|---|---|---|
| 主要职责 | 记账 | 运营整个业务，账务随之生成 |
| 销售数据从哪里开始 | 通常在另一个工具中，再以发票形式录入 | 在同一系统中，从报价单到发票 |
| 库存 | 功能基础，或使用单独的应用 | 内置，并与销售、采购和总账关联 |
| 采购审批 | 通常在系统之外 | 是采购流程的一部分 |
| 人事与薪资 | 通常是单独的应用 | 可共用同一套员工档案 |
| 典型用户 | 财务团队和会计师 | 财务、销售、运营和人事 |
两者并无绝对的优劣。对于需求简单的小公司，会计软件往往就是正确的选择。当账务之外的工作变得比记账本身更难时，ERP 才真正体现出价值。想看并列对比，请参阅 ERP 与会计软件的对比。
为什么“一个数据库”很重要
“一个数据库”听起来很技术化，下面说说它在日常工作中带来的改变。
不再重复录入。假设胡志明市的一位客户订购了 200 件商品。如果使用一组分散的工具，这张订单可能要先录进销售应用，再录进开票工具，然后录进库存表。在 ERP 中，只需录入一次。
数字彼此一致。当库存报表和资产负债表来自同一批交易时，两者就不会在找不到原因的情况下出现偏差。
报表不再是一个项目。像“这条产品线的毛利是多少？”这样的问题，只需在报表上加一个筛选条件，而不必花一下午导出数据。
权限更精确。由于所有内容都在一个系统中，您可以按每个人的岗位需要授予相应的权限。仓库主管可以查看库存，而看不到薪资。
审计轨迹集中在一处。谁提交了采购、谁批准的、到了哪些货、支付了哪张账单：这是一条完整的单据链，而不是分散在四个系统和一个收件箱里。
您可能需要 ERP 的信号
如果您只有一家公司、只用一种货币、没有库存、团队规模也小，那么您可能并不需要 ERP。好用的会计软件加上几张整洁的电子表格，就能支撑您走很长一段路。
当以下几项同时成立时，您很可能就需要 ERP 了：
- 同样的信息被录入不止一个系统。
- 库存、销售和账簿对不上，查明原因要花好几天。
- 您使用不止一种货币交易，或经营不止一家公司。
- 采购在聊天或电子邮件中审批，没有留下记录。
- 每份管理报表都要从导出数据开始。
我们在会计软件已经不够用的信号一文中详细介绍了十个这样的信号，并附有简单的评分表。如果您经营不止一个法人实体，我们的多公司会计指南说明了会有哪些变化。
常见误解
“ERP 只适合大公司”。有些 ERP 确实是为大型组织打造的，另一些则是为几十人而非几千人规模的公司设计的。评判一个系统，要看它是否适合您的规模，而不是看标签。
“我们得用上所有模块”。不必。您可以先从解决眼下问题的模块入手，比如会计、销售和库存，以后再启用其他模块。
“这意味着一个漫长且有风险的项目”。项目规模取决于您一次迁移多少流程、数据有多干净，以及定制程度有多高。请每家厂商针对您这种规模的公司提供一份标明日期的计划，并问清哪些工作需要您自己完成。
“我们的数据会被锁定”。签约前先问清楚。好的系统会让您以标准格式导出记录，例如 CSV 或电子表格文件。
“太贵了”。有时确实如此。但请把它与您目前所用一切的全部成本作比较，包括订阅费、连接器和员工时间。我们的 ERP 价格与总成本指南介绍了如何计算。
选型前要问的问题
考察系统时，下面这些问题比功能清单更能说明问题：
- 我们会从哪些模块开始？以后再增加一个模块需要做些什么？
- 它能否处理我们交易涉及的所有币种和国家？汇兑差额如何记录？
- 我们能否运营多家公司，每家都有自己的账簿和税务设置？
- 我们的客户、供应商、物料和期初余额如何导入？由谁来做？
- 如果我们不再使用，如何把数据导出？
- 我们的数据存放在哪里？是否与其他客户的数据分开存放？
- 界面支持哪些语言，能否满足我们团队的需要？
- 价格包含哪些内容？哪些属于附加项？
请每家厂商用您自己的业务示例，在产品中展示这些答案，而不是用幻灯片。
Nyra 能帮上什么
Nyra 是面向 100 人以内公司的 ERP。会计、销售、库存、人事和薪资共用一个数据库，发票、贷项通知单、收货单和薪资批次会自动生成各自的会计分录。它可以处理任何币种的单据，支持外币重估，并以主币种汇总为一个总额；您还可以在同一个工作区中运营多家公司，每家公司各有自己的法律信息和税务登记，每张发票、账单和分录都标记到所属公司。每位客户都运行在自己的实例和数据库上。您可以在网页端、桌面端和移动端使用，界面支持英语、印尼语、越南语和中文。预约演示，看看它如何运行您自己从销售到总账的流程。
