从电子表格迁移到 ERP：分步检查清单

开始之前

电子表格并不是敌人。它们灵活、人人会用，而且很可能正是它们帮公司走到了今天。麻烦始于多个人依赖同一批文件、文件之间相互引用，而只有一个人明白它们是如何串在一起的。

迁移到 ERP，就是用一个系统取代这张文件网，让销售、采购、库存、人员和会计共用同一套记录。如果您还不确定自己是否需要它，请先阅读什么是 ERP。

下面的十个步骤分为五个阶段。它们假设您已经选定了系统，但大部分工作都是针对您自己的数据，所以前几个阶段在签约前就可以开始。想全面了解告别电子表格后会有哪些变化，请参阅告别电子表格。

第 1 阶段：清点现有资料，确定迁移内容

第 1 步：列出支撑业务运转的所有电子表格。走遍公司，把大家依赖的每个文件都记下来。每个文件注明：

• 它跟踪什么（客户、价目表、库存、订单、佣金、请假、薪资输入数据）
• 谁负责、谁更新
• 它为哪些文件提供数据，或从哪些文件读取数据
• 多久变动一次

您会发现一些没人提过的文件。这正是这项工作的意义所在。

第 2 步：决定迁移哪些内容，以及何时迁移。不必一次全部迁移。把清单分成三组：

1. 上线时迁移。通常包括会计科目表、客户、供应商、物料、未结发票和账单、银行余额以及库存。
2. 之后迁移。等第一批流程运行顺畅后再启用的流程，例如薪资或请假。
3. 保留作参考。您想保留、但新系统中不需要的旧分析和历史数据。

然后选定上线日期。月初最简单，季初或财年初更为干净，因为期初余额正好与您已经在报告的期间对齐。请与会计师确认，因为各国的报告和报税期限不同。

第 2 阶段：清理数据，映射科目

第 3 步：清理主数据。主数据是每笔交易都会重复使用的信息：客户、供应商、物料和员工。要在导入之前清理，而不是导入之后。

• 删除重复项。“ABC Trading”“A.B.C. Trading Sdn Bhd”和“ABC Trading (old)”应合并为一个客户。
• 补齐缺漏。税务登记号、账单地址、付款条件、默认币种。
• 统一编码。一种物料编码格式，每个物料一个计量单位，一种命名风格。
• 停用不活跃记录。如果某个供应商两年没有使用过，考虑一下它是否需要迁移过来。
• 指定负责人。每份清单在导入前都由专人签字确认。

这通常是最慢的一步，也是回报最持久的一步。

第 4 步：映射会计科目表。决定是保留现有的会计科目表，还是借此机会整理一下。无论哪种，都要编制一张映射表，列出每个旧科目对应的新科目。

保留这张表。会计师在比较今年与去年的数据时会用到它。

第 3 阶段：准备期初余额和历史数据

第 5 步：准备期初余额。期初余额是新系统在上线当天的起始数字。它们取自上线前一天已结账的试算平衡表。您需要：

• 试算平衡表，截至切换日期，借方合计等于贷方合计。
• 未结客户发票，每张发票一行，而不只是每个客户一个合计数。
• 未结供应商账单，同样每张账单一行。
• 银行余额，与同一日期的银行对账单核对一致。
• 库存数量和金额，按物料、按地点列示，最好来自一次盘点。

然后检查明细加总是否等于合计数。假设试算平衡表显示应收账款为 MYR 7,000，未结发票分别为 MYR 4,200、MYR 1,850 和 MYR 950，加起来正好是 MYR 7,000，说明明细与控制科目一致。如果不一致，要在导入前找出差额，而不是导入后。

外币余额需要更细心一些。一张 USD 2,000 的发票应以 USD 迁移过来，并带上当初入账时的汇率，这样日后的付款和重估才能正确处理。我们的多币种会计指南解释了其中的原因。

第 6 步：决定迁移多少历史数据。把以往每一笔交易都导入进去很诱人，但通常不该这么做。新系统里的旧交易意味着更多映射、更多核对，也意味着更多出错的机会。

常见做法是只迁移余额和未结项目，旧文件则作为只读存档，供查询和审计使用。如果您希望在新报表中与去年做对比，可以问问能否按科目导入每月合计数，而不是每一笔交易。

存档的保留期限，应符合当地的记录保存规定。各国要求不同，请务必确认。

第 4 阶段：先测试，再双轨运行

第 7 步：先用小样本测试。在全量导入之前，先导入一份样本：十个客户、十个物料、几张未结发票。然后检查：

• 每个字段是否都落在了正确的位置？
• 打印出来的发票上，名称、税号和地址看起来是否正确？
• 样本余额是否与源电子表格一致？

要修正的是模板，而不是新系统里的数据。然后执行全量导入，并再次核对合计数。

第 8 步：两套系统并行一个期间。第一个月，在使用新系统的同时继续保留旧电子表格。在新系统中录入真实交易，并在月末进行对比：

• 销售和采购合计是否一致？
• 银行余额是否与银行对账单一致？
• 现有库存是否与抽盘结果一致？

并行一个月通常就足以建立信心。时间再长，大家就会开始把旧文件当成真正的账。我们的月末结账检查清单为第一次结账提供了一套框架。

第 5 阶段：培训团队，停用电子表格

第 9 步：围绕各自的任务培训员工。用每个团队自己的数据，培训他们每天要用的界面，而不是泛泛地参观一遍系统。销售协调员需要掌握报价单、订单和发票；仓管员需要掌握收货、调拨和盘点。对于每月只做一次的任务，写一页纸的说明。

第 10 步：停用电子表格。当新系统中的第一次结账核对一致后，就把旧电子表格设为只读，并移到存档文件夹。告诉所有人具体日期。只要某个文件还能编辑，就会有人继续更新它，您又会面对两个版本的“真相”。

三个月后再做一次回顾。列出仍在系统之外完成的工作，并决定是否应把它们迁移进来。

Nyra 能帮上什么

Nyra 的导入向导可读取 CSV 和 XLSX 文件，并为每份清单提供带有正确表头的模板。它会逐行展示数据，标出需要修正的行，在您确认之前不会保存任何内容。客户、供应商、物料、员工、会计科目表和会计分录都可以用这种方式导入，期初余额则可以作为一笔注明日期的分录录入。单据可以使用任何币种，发票、贷项通知单和收货单从第一天起就会过账为会计分录。想获取逐周切换计划和数据检查清单，请领取免费电子书，或预约演示，用您自己的文件看看导入步骤。