Chuyển từ bảng tính sang ERP: danh sách kiểm tra từng bước

Trước khi bắt đầu

Bảng tính không phải kẻ thù. Chúng linh hoạt, ai cũng biết dùng, và rất có thể đã đưa công ty bạn đến vị trí hôm nay. Rắc rối bắt đầu khi nhiều người cùng phụ thuộc vào những tệp giống nhau, các tệp phụ thuộc lẫn nhau, và chỉ một người hiểu tất cả ăn khớp với nhau ra sao.

Chuyển sang ERP sẽ thay mạng lưới tệp đó bằng một hệ thống, nơi bán hàng, mua hàng, tồn kho, nhân sự và kế toán dùng chung các bản ghi. Nếu bạn chưa chắc đó là điều mình cần, hãy đọc ERP là gì trước.

Mười bước dưới đây được chia thành năm giai đoạn. Chúng giả định bạn đã chọn được hệ thống, nhưng phần lớn công việc nằm ở dữ liệu của chính bạn, nên bạn có thể bắt đầu các giai đoạn đầu trước khi ký bất cứ thứ gì. Để xem tổng quan những gì thay đổi khi không còn dùng bảng tính, hãy xem thay thế bảng tính.

Giai đoạn 1: Nắm rõ bạn đang có gì và những gì sẽ chuyển sang

Bước 1: Liệt kê mọi bảng tính đang vận hành doanh nghiệp. Đi một vòng khắp công ty và ghi lại mọi tệp mà mọi người đang dựa vào. Với mỗi tệp, ghi chú:

• tệp theo dõi gì (khách hàng, bảng giá, tồn kho, đơn hàng, hoa hồng, nghỉ phép, dữ liệu đầu vào tính lương)
• ai phụ trách và ai cập nhật
• tệp đó cung cấp dữ liệu cho, hoặc lấy dữ liệu từ, những tệp nào khác
• tần suất thay đổi

Bạn sẽ tìm thấy những tệp mà chưa ai từng nói với bạn. Đó chính là mục đích của việc này.

Bước 2: Quyết định những gì sẽ chuyển, và khi nào. Bạn không phải chuyển mọi thứ cùng lúc. Chia danh sách thành ba nhóm:

1. Chuyển vào ngày go-live (ngày chính thức vận hành). Thường gồm hệ thống tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, hóa đơn bán và hóa đơn nhà cung cấp còn mở, số dư ngân hàng và tồn kho.
2. Chuyển sau. Những quy trình bạn sẽ bật khi bộ đầu tiên đã chạy ổn, như bảng lương hoặc nghỉ phép.
3. Giữ lại để tham khảo. Các phân tích và dữ liệu lịch sử cũ bạn muốn giữ nhưng không cần trong hệ thống mới.

Sau đó chọn ngày go-live. Đầu tháng là đơn giản nhất, còn đầu quý hoặc đầu năm tài chính thì gọn hơn nữa, vì số dư đầu kỳ của bạn khớp với một kỳ bạn vốn đã báo cáo. Hãy hỏi kế toán viên, vì thời hạn báo cáo và nộp thuế khác nhau giữa các quốc gia.

Giai đoạn 2: Làm sạch dữ liệu và ánh xạ tài khoản

Bước 3: Làm sạch dữ liệu chủ. Dữ liệu chủ (master data) là thông tin bạn dùng lại trong mọi giao dịch: khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng và nhân viên. Hãy làm sạch trước khi nhập, đừng để sau.

• Loại bỏ trùng lặp. "ABC Trading", "A.B.C. Trading Sdn Bhd" và "ABC Trading (cũ)" nên gộp thành một khách hàng.
• Bổ sung chỗ còn thiếu. Mã số thuế, địa chỉ xuất hóa đơn, điều khoản thanh toán, tiền tệ mặc định.
• Thống nhất mã. Một định dạng mã hàng, một đơn vị tính cho mỗi mặt hàng, một cách đặt tên.
• Loại bỏ những gì không còn dùng. Nếu một nhà cung cấp đã không được dùng trong hai năm, hãy quyết định xem có cần chuyển sang hay không.
• Thống nhất người phụ trách. Có người ký duyệt từng danh sách trước khi nhập.

Đây thường là bước chậm nhất. Nhưng cũng là bước mang lại lợi ích lâu dài nhất.

Bước 4: Ánh xạ hệ thống tài khoản. Quyết định giữ nguyên hệ thống tài khoản hiện tại hay nhân dịp này sắp xếp lại. Dù chọn cách nào, hãy lập một bảng ánh xạ từng tài khoản cũ sang tài khoản mới tương ứng.

Hãy giữ bảng này. Kế toán viên sẽ cần nó khi so sánh năm nay với năm trước.

Giai đoạn 3: Chuẩn bị số dư đầu kỳ và dữ liệu lịch sử

Bước 5: Chuẩn bị số dư đầu kỳ. Số dư đầu kỳ là các số liệu mà hệ thống mới bắt đầu từ đó vào ngày go-live. Lấy chúng từ bảng cân đối số phát sinh đã khóa sổ của ngày liền trước ngày go-live. Bạn sẽ cần:

• Bảng cân đối số phát sinh tại ngày chuyển đổi, với tổng bên Nợ bằng tổng bên Có.
• Hóa đơn bán còn mở, mỗi hóa đơn một dòng, không chỉ một số tổng cho mỗi khách hàng.
• Hóa đơn nhà cung cấp còn mở, cũng mỗi hóa đơn một dòng.
• Số dư ngân hàng, khớp với sao kê ngân hàng tại cùng ngày.
• Số lượng và giá trị tồn kho, theo từng mặt hàng và từng địa điểm, tốt nhất là lấy từ một lần kiểm kê.

Sau đó kiểm tra xem số chi tiết có cộng khớp với số tổng hay không. Giả sử bảng cân đối số phát sinh cho thấy công nợ phải thu là 7.000 MYR. Các hóa đơn bán còn mở của bạn là 4.200 MYR, 1.850 MYR và 950 MYR. Cộng lại đúng 7.000 MYR, nên số chi tiết và tài khoản tổng hợp khớp nhau. Nếu không khớp, hãy tìm ra chênh lệch trước khi nhập, đừng để sau.

Số dư ngoại tệ cần cẩn thận hơn một chút. Một hóa đơn 2.000 USD nên được chuyển sang bằng USD, với tỷ giá bạn đã ghi nhận lúc hạch toán, để các khoản thanh toán và việc đánh giá lại về sau được xử lý đúng. Bài hướng dẫn kế toán đa tiền tệ của chúng tôi giải thích lý do.

Bước 6: Quyết định đưa vào bao nhiêu dữ liệu lịch sử. Bạn sẽ dễ muốn nhập mọi giao dịch từng có. Thường thì không nên. Giao dịch cũ trong hệ thống mới đồng nghĩa với nhiều ánh xạ hơn, nhiều kiểm tra hơn và nhiều khả năng sai sót hơn.

Cách làm phổ biến là chỉ đưa vào số dư và các khoản còn mở, rồi giữ các tệp cũ làm kho lưu trữ chỉ đọc để tra cứu và phục vụ kiểm toán. Nếu muốn các báo cáo mới so sánh được với năm trước, hãy hỏi liệu bạn có thể nhập tổng phát sinh theo tháng của từng tài khoản thay vì từng giao dịch hay không.

Hãy lưu giữ kho lưu trữ này trong thời gian mà quy định về lưu trữ chứng từ, sổ sách tại địa phương yêu cầu. Thời gian này khác nhau giữa các quốc gia, vì vậy hãy kiểm tra.

Giai đoạn 4: Kiểm thử, rồi chạy song song hai hệ thống

Bước 7: Kiểm thử với một mẫu nhỏ. Trước khi nhập toàn bộ, hãy nhập thử một mẫu: mười khách hàng, mười mặt hàng, vài hóa đơn còn mở. Sau đó kiểm tra:

• Mọi trường dữ liệu có nằm đúng chỗ không?
• Tên, mã số thuế và địa chỉ có hiển thị đúng trên hóa đơn in ra không?
• Số dư của mẫu có khớp với bảng tính gốc không?

Hãy sửa tệp mẫu nhập liệu, đừng sửa dữ liệu trong hệ thống mới. Sau đó chạy nhập toàn bộ và lặp lại việc kiểm tra các số tổng.

Bước 8: Chạy song song hai hệ thống trong một kỳ. Trong tháng đầu tiên, vẫn duy trì các bảng tính cũ song song với hệ thống mới. Nhập giao dịch thật vào hệ thống mới và so sánh vào cuối tháng:

• Tổng doanh số và tổng mua hàng có khớp không?
• Số dư ngân hàng có khớp với sao kê ngân hàng không?
• Tồn kho thực tế có khớp với một lần kiểm đếm đột xuất không?

Một tháng chạy song song thường đủ để tạo sự tự tin. Lâu hơn thế, mọi người sẽ bắt đầu coi các tệp cũ mới là dữ liệu thật. Danh sách kiểm tra khóa sổ cuối tháng của chúng tôi cho bạn một khung làm việc cho lần khóa sổ đầu tiên đó.

Giai đoạn 5: Đào tạo đội ngũ và ngừng dùng bảng tính

Bước 9: Đào tạo mọi người trên đúng công việc của họ. Đào tạo từng bộ phận trên những màn hình họ sẽ dùng hằng ngày, với dữ liệu của chính họ, không phải một buổi giới thiệu chung chung. Nhân viên điều phối bán hàng cần báo giá, đơn hàng và hóa đơn. Thủ kho cần nhập kho, điều chuyển và kiểm kê. Hãy viết hướng dẫn một trang cho những việc chỉ làm mỗi tháng một lần.

Bước 10: Ngừng dùng bảng tính. Khi lần khóa sổ đầu tiên trên hệ thống mới khớp, hãy đặt các bảng tính cũ ở chế độ chỉ đọc và chuyển chúng vào thư mục lưu trữ. Thông báo ngày này cho mọi người. Nếu một tệp vẫn còn sửa được, sẽ có người tiếp tục cập nhật nó, và bạn lại có hai phiên bản sự thật.

Sau ba tháng, hãy rà soát lại. Liệt kê mọi việc vẫn đang làm ngoài hệ thống và quyết định có nên đưa vào hay không.

Nyra phù hợp ở đâu

Trình nhập dữ liệu của Nyra đọc tệp CSV và XLSX, và cung cấp cho bạn tệp mẫu với tiêu đề cột đúng cho từng danh sách. Nó hiển thị từng dòng, đánh dấu những dòng cần sửa, và không lưu gì cho đến khi bạn xác nhận. Bạn có thể nhập khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, nhân viên, hệ thống tài khoản và bút toán theo cách này, và nhập số dư đầu kỳ dưới dạng một bút toán có ghi ngày. Chứng từ có thể dùng bất kỳ loại tiền tệ nào, và hóa đơn, phiếu ghi có và phiếu nhập kho được ghi thành bút toán ngay từ ngày đầu. Để có kế hoạch chuyển đổi theo từng tuần và danh sách kiểm tra dữ liệu, hãy tải sách điện tử miễn phí, hoặc đặt lịch demo để xem bước nhập dữ liệu với chính các tệp của bạn.