ERP là gì? Hướng dẫn dễ hiểu cho doanh nghiệp đang phát triển

Câu trả lời ngắn gọn

ERP là viết tắt của enterprise resource planning, tức hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Cái tên này có từ lâu và nghe to tát hơn bản chất của nó. Nói đơn giản, ERP là phần mềm quản lý doanh nghiệp, trong đó bán hàng, mua hàng, tồn kho, nhân sự, bảng lương và kế toán dùng chung một cơ sở dữ liệu.

Vế sau mới là điều quan trọng. Rất nhiều công ty dùng những công cụ tốt cho từng việc kể trên. Điểm khác biệt của ERP là mỗi khách hàng, mặt hàng hay nhân viên chỉ tồn tại một lần, và mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều làm việc trên cùng bản ghi đó.

Một giao dịch bán hàng sẽ diễn ra như sau:

1. Nhân viên kinh doanh lập báo giá cho khách hàng.
2. Khách hàng đồng ý, và báo giá trở thành đơn bán hàng.
3. Kho lấy hàng và giao hàng, tồn kho giảm xuống.
4. Đơn hàng trở thành hóa đơn, và hóa đơn được ghi vào sổ cái tổng hợp.
5. Khách hàng thanh toán, và khoản thanh toán được khớp với hóa đơn.

Trong ERP, không ai phải gõ lại bất cứ thứ gì giữa các bước đó. Mỗi chứng từ được tạo từ chứng từ trước, và các bút toán kế toán phát sinh như kết quả của chính công việc, chứ không phải một việc riêng làm vào cuối tháng.

ERP thường bao gồm những gì

ERP được bán dưới dạng một bộ phân hệ. Bạn không bắt buộc phải dùng tất cả, và thường có thể bắt đầu với vài phân hệ rồi bổ sung sau. Các phân hệ phổ biến gồm:

• Kế toán. Sổ cái tổng hợp, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài khoản ngân hàng và đối chiếu ngân hàng, mã thuế và báo cáo tài chính.
• Bán hàng. Khách hàng, báo giá, đơn bán hàng, hóa đơn, phiếu ghi có và thu hồi công nợ.
• Mua hàng. Nhà cung cấp, yêu cầu mua hàng và phê duyệt, đơn mua hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp.
• Tồn kho. Mặt hàng, kho, biến động tồn kho, điều chuyển và kiểm kê.
• Nhân sự. Hồ sơ nhân viên, nghỉ phép, chấm công và đề nghị thanh toán chi phí.
• Bảng lương. Kỳ lương và phiếu lương, được ghi vào sổ cái. Các quy định bắt buộc theo luật khác nhau giữa các quốc gia, vì vậy hãy kiểm tra mỗi hệ thống hỗ trợ những gì tại nơi bạn tuyển dụng nhân sự.

Một số ERP có thêm sản xuất, dự án, tài sản cố định, điểm bán hàng (POS) hoặc cổng khách hàng. Để xem một bộ phân hệ đầy đủ kết hợp với nhau ra sao, bạn có thể tham khảo các phân hệ của Nyra như một ví dụ.

ERP và phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán và ERP có phần chồng lấn, vì thế ranh giới giữa hai loại dễ gây nhầm lẫn. Cách đơn giản nhất để thấy khác biệt là tự hỏi: mỗi loại là nơi ghi nhận điều gì.

Không loại nào tốt hơn một cách tuyệt đối. Với một công ty nhỏ có nhu cầu đơn giản, phần mềm kế toán thường là lựa chọn đúng. ERP chứng tỏ giá trị khi các công việc xoay quanh sổ sách trở nên khó hơn chính việc ghi sổ. Để so sánh song song, hãy xem ERP so với phần mềm kế toán như thế nào.

Vì sao một cơ sở dữ liệu lại quan trọng

"Một cơ sở dữ liệu" nghe có vẻ kỹ thuật, nên dưới đây là những gì nó thay đổi trong công việc hằng ngày.

Bạn không phải nhập lại nữa. Giả sử một khách hàng ở TP. Hồ Chí Minh đặt 200 sản phẩm. Với một loạt công cụ rời rạc, đơn hàng đó có thể phải gõ vào ứng dụng bán hàng, rồi vào công cụ lập hóa đơn, rồi vào bảng tính tồn kho. Trong ERP, nó chỉ được nhập một lần.

Các con số khớp với nhau. Khi báo cáo tồn kho và bảng cân đối kế toán đến từ cùng các giao dịch, chúng không thể lệch nhau mà không có lý do bạn truy ra được.

Báo cáo không còn là cả một dự án. Những câu hỏi như "biên lợi nhuận của dòng sản phẩm này là bao nhiêu?" chỉ còn là một bộ lọc trên báo cáo, không phải cả buổi chiều xuất dữ liệu.

Phân quyền chính xác hơn. Vì mọi thứ nằm trong một hệ thống, bạn có thể cấp cho mỗi người đúng quyền mà vai trò của họ cần. Một giám sát kho có thể xem tồn kho mà không thấy bảng lương.

Dấu vết kiểm toán nằm ở một nơi. Ai lập đề nghị mua, ai duyệt, hàng nào đã về và hóa đơn nào đã thanh toán: một chuỗi chứng từ liền mạch thay vì bốn hệ thống và một hộp thư.

Dấu hiệu bạn có thể cần ERP

Có lẽ bạn chưa cần ERP nếu chỉ có một công ty, một loại tiền tệ, không có hàng tồn kho và đội ngũ nhỏ. Một phần mềm kế toán tốt cùng vài bảng tính gọn gàng có thể đưa bạn đi khá xa.

Nhiều khả năng bạn cần ERP khi một vài điều sau đây là đúng:

• Cùng một thông tin được nhập vào nhiều hệ thống.
• Tồn kho, doanh số và sổ sách không khớp nhau, và phải mất nhiều ngày mới tìm ra lý do.
• Bạn giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ, hoặc vận hành nhiều công ty.
• Các khoản mua được duyệt qua chat hoặc email mà không có hồ sơ lưu lại.
• Báo cáo quản trị nào cũng bắt đầu bằng việc xuất dữ liệu.

Chúng tôi phân tích mười dấu hiệu như vậy, kèm bảng chấm điểm đơn giản, trong bài dấu hiệu phần mềm kế toán không còn đủ cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn có nhiều pháp nhân, bài hướng dẫn kế toán đa công ty trình bày những gì thay đổi.

Những hiểu lầm thường gặp

"ERP chỉ dành cho doanh nghiệp lớn." Một số ERP được xây dựng cho tổ chức lớn. Số khác được thiết kế cho công ty vài chục người chứ không phải hàng nghìn người. Hãy đánh giá một hệ thống dựa trên việc nó có phù hợp với quy mô của bạn hay không, chứ không phải dựa vào cái nhãn.

"Chúng tôi sẽ phải dùng mọi phân hệ." Không. Bạn có thể bắt đầu với những phân hệ giải quyết vấn đề trước mắt, như kế toán, bán hàng và tồn kho, rồi bật các phân hệ khác sau.

"Đó sẽ là một dự án dài và rủi ro." Quy mô dự án phụ thuộc vào số quy trình bạn chuyển cùng lúc, mức độ sạch của dữ liệu và mức độ bạn tùy biến. Hãy yêu cầu mọi nhà cung cấp đưa ra kế hoạch có mốc thời gian cụ thể cho một công ty cỡ của bạn, và hỏi những việc gì bạn phải tự làm.

"Dữ liệu của chúng tôi sẽ bị khóa chặt." Hãy hỏi trước khi ký. Một hệ thống tốt cho phép bạn xuất dữ liệu theo định dạng chuẩn như CSV hoặc tệp bảng tính.

"Nó quá đắt." Đôi khi đúng vậy. Nhưng hãy so sánh với toàn bộ chi phí của những gì bạn đang dùng hôm nay, gồm phí thuê bao, các kết nối và thời gian của nhân viên. Bài hướng dẫn giá ERP và tổng chi phí chỉ cách tính toán điều đó.

Những câu hỏi cần đặt ra trước khi chọn

Khi xem xét các hệ thống, những câu hỏi này cho bạn biết nhiều hơn một danh sách tính năng:

1. Chúng tôi sẽ bắt đầu với những phân hệ nào, và cần gì để thêm một phân hệ sau này?
2. Hệ thống có xử lý được mọi loại tiền tệ và mọi quốc gia mà chúng tôi giao dịch không, và chênh lệch tỷ giá được ghi nhận thế nào?
3. Chúng tôi có thể vận hành nhiều công ty, mỗi công ty có sổ sách và thiết lập thuế riêng không?
4. Làm thế nào để đưa khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng và số dư đầu kỳ vào hệ thống, và ai làm việc đó?
5. Làm thế nào để lấy dữ liệu ra nếu chúng tôi ngừng sử dụng?
6. Dữ liệu của chúng tôi được lưu ở đâu, và có được tách biệt khỏi dữ liệu của khách hàng khác không?
7. Giao diện hỗ trợ những ngôn ngữ nào cho đội ngũ của chúng tôi?
8. Giá đã bao gồm những gì, và đâu là phần bổ sung tính phí riêng?

Hãy yêu cầu mỗi nhà cung cấp trình bày các câu trả lời ngay trên sản phẩm, bằng chính ví dụ của bạn, thay vì trên slide.

Nyra phù hợp ở đâu

Nyra là ERP dành cho các công ty có tối đa 100 người. Kế toán, bán hàng, tồn kho, nhân sự và bảng lương dùng chung một cơ sở dữ liệu, và hóa đơn, phiếu ghi có, phiếu nhập kho và các kỳ chạy lương tự ghi bút toán. Nyra xử lý chứng từ bằng bất kỳ loại tiền tệ nào, có đánh giá lại ngoại tệ và một tổng số theo tiền tệ chính của bạn, đồng thời cho phép bạn vận hành nhiều công ty trong một không gian làm việc, mỗi công ty có thông tin pháp lý và đăng ký thuế riêng, và mọi hóa đơn bán, hóa đơn nhà cung cấp và bút toán đều được gắn với công ty tương ứng. Mỗi khách hàng chạy trên instance và cơ sở dữ liệu riêng. Bạn có thể dùng Nyra trên web, máy tính và di động, bằng tiếng Anh, tiếng Indonesia, tiếng Việt hoặc tiếng Trung. Đặt lịch demo để xem Nyra vận hành quy trình từ bán hàng đến sổ cái của chính bạn.