小型财务团队的月末结账检查清单

在月末之前做好结账准备

好的结账在月末最后一天之前就已开始。目标很简单：到了固定日期，当月数字已经完整、经过核对并锁定，没有人需要再问它们是不是最终数。

以下工作做一次，之后每月重复使用：

• 制定结账日程表。列出每项任务、负责人和截止的工作日。例如：第 2 个工作日前完成银行对账，第 3 天前完成调整，第 4 天前完成复核，第 5 天前出具报表。请选择适合您团队的日期。
• 设定截止规则。约定凡是日期在当月的业务都属于当月，无论何时录入。31 日到货的商品属于 10 月库存，即使单据 11 月才到。
• 发送提醒。月末前几天，提醒员工提交费用报销、审批未处理的采购申请，并交回送货单。
• 了解各项截止期限。纳税申报、法定缴款和各类申报都有各自的截止日期。这些因国家而异，请查阅当地规定，并把它们写进日程表。

第 1 步：记录当月所有业务

在调整或核对任何内容之前，先确保当月交易都已入账。

• 当月已交付商品或已提供服务的所有销售发票和贷项通知单
• 当月收到的所有供应商账单
• 已收货但供应商尚未开具账单的商品（详见第 3 步）
• 已批准的费用报销
• 当月薪资，包括雇主缴款
• 零用现金和银行卡支出，附收据
• 客户收款和供应商付款，并与对应的发票和账单匹配

一个实用的检查：比较销售发票数量与发货数量。如果您发了 140 张订单的货，却只开了 136 张发票，先把那 4 张找出来再继续。

第 2 步：银行与现金对账

银行对账可以证明账簿与银行一致，而且常常能发现第 1 步中遗漏的记录。每个银行账户都要对账，包括外币账户和银行卡账户。

假设 10 月 31 日银行对账单显示余额为 SGD 48,200，而账面余额为 SGD 49,640。

两个调整后余额一致。SGD 40 的银行手续费是一笔真实的业务，您现在需要在账簿中补记。存款和付款属于时间性差异，下个月就会结清。

另外，清点库存现金，并与零用现金账户核对一致。更完整的操作说明，请参阅我们的银行对账指南。

第 3 步：过账期末调整分录

这些分录用于记录当月已经发生、但尚未被任何发票或付款反映的事项。大多数分录每月模式相同，所以请保留一份清单。

计提

计提用于记录已经发生、但尚未收到账单的费用。假设您的雅加达办公室 10 月用了电，IDR 3,500,000 的电费账单要到 11 月才到。10 月 31 日，您过账：

• 借：水电费 IDR 3,500,000
• 贷：应计费用 IDR 3,500,000

11 月 1 日将其冲回，这样真实账单入账时，费用就不会被重复计算。同样的逻辑也适用于已收货未开票：如果货物已在 10 月到达，而供应商的账单还没到，就要为其计提。

预付款

预付款正好相反：您提前为未来几个月要使用的东西付了款。假设您在 1 月 1 日支付了 SGD 12,000，购买一年的保险。这笔付款记入预付保险费这项资产。每个月将其中的十二分之一转入费用：

• 借：保险费 SGD 1,000
• 贷：预付保险费 SGD 1,000

到 12 月 31 日，预付余额为零。为每一笔预付款建立明细表，以便查看各自的剩余余额。

折旧

将固定资产的成本在其使用年限内分摊。假设一辆送货车成本为 MYR 90,000，使用年限五年，无残值，按直线法计提折旧。即 MYR 90,000 ÷ 60 个月 = 每月 MYR 1,500：

• 借：折旧费用 MYR 1,500
• 贷：累计折旧 MYR 1,500

账面折旧由您的会计政策决定。税务折旧规则另有规定，且因国家而异。

外币重估

如果您持有外币计价的应收账款、应付账款或银行余额，要按月末汇率重新折算。假设您向客户开具了 USD 10,000 的发票，当时汇率为 1 USD = 1.35 SGD，因此这笔应收账款按 SGD 13,500 入账。月末汇率变为 1.32，同样的 USD 10,000 只值 SGD 13,200。您需要记录 SGD 300 的未实现汇兑损失。

只重估货币性项目，例如应收账款、应付账款和现金。存货和固定资产保持历史汇率。常见做法是在下个月第一天冲回重估分录，这样在客户付款时再记录实际的汇兑损益。未实现差额在当地会计准则和税务规定下如何处理，请与您的会计师确认。我们的多币种会计指南对具体机制有更详细的说明。

其他常规分录

• 在交付之前收到客户付款时的递延收入
• 租金、贷款利息或管理费等周期性分录
• 复核中发现的更正和重分类

第 4 步：核对明细账和库存

资产负债表上的控制科目，应与其背后的明细一致。

• 应收账款。应收账龄报表的合计数等于试算平衡表中的应收账款科目余额。复核所有超过 60 天或 90 天的款项，决定是否需要跟进或计提准备。
• 应付账款。应付账龄报表的合计数等于应付账款科目余额。留意重复账单和暂缓支付的账单。如果您将账单与采购订单和收货单进行匹配，现在就要清理异常项；参见我们的三单匹配指南。
• 库存。库存估值报表等于存货科目余额。如果做了盘点，就过账盘点调整，并调查较大的差异。
• 税务。销项税和进项税科目与您将在 GST、SST 或增值税（VAT）申报表中申报的数字一致。规则和申报周期因国家而异，请确认您所在地的要求。
• 应付薪资。应付工资、代扣税款和法定缴款金额与薪资报表一致。
• 公司间往来。如果您经营不止一家公司，各公司之间的往来余额要双方一致。参见我们的多公司会计指南。

第 5 步：复核、锁账与报告

复核。运行试算平衡表，检查借贷是否相等。然后将本月损益与上月及去年同月进行比较。对变动较大的项目追问原因。假设办公费用上月为 MYR 4,000，本月为 MYR 11,000：在别人问起之前先查清原因。

锁账。确认无误后，在系统中关闭该期间，使任何日期在该期间内的内容都无法过账、修改或删除。如果日后需要更正，要有意识地重新打开，记录原因，然后再次关闭。正是锁定的期间，让“最终”真正意味着最终。

报告。编制损益表、资产负债表和现金流量表。为老板附上一段简短说明：有什么变化、为什么变化，以及有哪些事项需要他们决定。三个要点比三页纸更好读。

想看看一个系统如何从总账到报表贯穿这些步骤，请查看会计模块和财务报表。

一页纸检查清单

这些天数只是示例。请设定您自己的日程，然后每月对照检查。

Nyra 能帮上什么

在 Nyra 中，发票、贷项通知单、收货单和薪资批次会自动生成各自的会计分录，因此第 1 步主要是核对，而不是录入。银行对账可导入 CSV 或 XLSX 格式的对账单，按金额和日期自动匹配明细行（任何匹配都可以撤销），并允许您在同一界面中补记缺失的分录，例如银行手续费。周期性分录会先生成供您复核，审批后再过账。预付款摊销、折旧和外币重估都按期间运行，外币重估会在下一期间自动冲回。会计期间可以按科目类型关闭，并记录是谁关闭或重新打开的。试算平衡表、损益表、资产负债表、现金流量表和账龄报表都读取同一本总账。预约演示，看看完整的结账流程如何运行。