什么是三单匹配
每一笔库存采购都有三份单据：
- 采购订单说明您同意购买什么：物料、数量和价格。
- 收货单说明实际到了什么，即在您门口或仓库清点的结果。
- 供应商发票说明供应商向您收取多少费用。
三单匹配逐行比较这三份单据。如果开票数量不超过收货数量，且开票价格与订单价格一致，发票就可以批准付款。否则，必须有人在任何资金付出之前进行调查。
在三份单据中，收货单是基准。订单可以修改，发票可以重开，但货物要么到了，要么没到。所以最重要的检查很简单：付款绝不超过实际收货。
为什么重要
没有匹配，负责付款的人就无法可靠地判断一张发票是否正确。三单匹配可以防止：
- 为从未到货的货物付款，或为短缺的部分付款。
- 价格悄悄上涨，即发票价格比约定价格略高一点。
- 重复付款，因为同一批交货被开了两次发票。
- 为没人订购的东西付款，无论是出于错误还是欺诈。
它还能改善您的账目。库存和应付账款都基于相互一致的单据，月末结账也会更快。
匹配如何逐行进行
假设您向一家供应商订购 100 箱包装材料，每箱 USD 12.00，共 USD 1,200。到货时有 5 箱破损被拒收，因此收货单显示 95 箱。随后供应商按每箱 USD 12.40 开具了 100 箱的发票，共 USD 1,240。
| 数量 | 单价（USD） | 金额（USD） | |
|---|---|---|---|
| 采购订单 | 100 | 12.00 | 1,200.00 |
| 收货单 | 95 | 12.00 | 1,140.00 |
| 供应商发票 | 100 | 12.40 | 1,240.00 |
匹配发现了两个问题：
- 数量差异。发票收取了 100 箱的费用，但只收到 95 箱。5 箱按发票价格 USD 12.40 计算，共 USD 62.00。
- 价格差异。发票价格比订单价格高 USD 0.40。按实际收到的 95 箱计算，共 USD 38.00。
两者合计正好解释了开票金额（1,240）与按约定价格计算的已收货物金额（1,140）之间 USD 100.00 的全部差额。下一步是请供应商为拒收的 5 箱开具贷项通知单，并核实是否约定过涨价。如果没有，就提出异议。
设定容差
要求每一行都完全匹配，会带来大量工作，收益却很小。容差可以让小额、可解释的差异通过，同时拦下其余的差异。
常见的容差包括：
- 价格容差。例如，接受比订单高出不超过 2% 的单价，并设定每张发票的固定金额上限。在上面的例子中，USD 12.00 的单价高出 USD 0.40，约为 3.3%，超出 2% 的容差，需要复核。
- 收货时的数量容差。有些货物按重量销售，或包装规格不固定。对于这类物料，您可以接受比如最多比订购量多 5%，而对其他物料则不接受任何超量。
- 舍入容差。因税费或舍入产生的几分钱差额，不应卡住一张发票。
设定容差时：
- 在收货环节而不是开票环节设定数量规则。如果仓库不能接收超过订购量的货物，超额开票就更容易被发现。
- 在合理的情况下按物料或供应商区分。散装材料和定制零件需要不同的规则。
- 将百分比与固定上限结合使用，以免很大一张发票上的小百分比放过一大笔金额。
- 确定谁可以批准超出容差的差异，并要求每次都填写理由。
常见的不匹配及解决方法
| 不匹配 | 可能原因 | 处理方法 |
|---|---|---|
| 发票数量多于收货数量 | 短交，或收货时拒收了部分货物 | 请供应商开具贷项通知单，或暂缓处理发票，等剩余货物到达 |
| 发票先于货物到达 | 供应商在发货时开票 | 暂缓处理发票，待收货单过账后再匹配 |
| 发票价格高于订单价格 | 价格变动未通知采购部门，或出现错误 | 与采购员核实。如已约定，批准并更新订单；如未约定，提出异议 |
| 收货后退货 | 后来发现货物损坏或发错 | 记录退货，使收货数量相应减少，再按净数量匹配 |
| 计量单位不同 | 按箱订购，按件开票 | 先换算为同一单位再比较 |
| 额外的运费或装卸费行 | 订单上没有的费用 | 按约定条款批准，或以后把这些费用加到订单中 |
| 同一批交货被开票两次 | 供应商把催款函当作新发票发送 | 过账前按供应商核对发票号码和金额 |
| 没有采购订单的发票 | 在流程之外进行的采购 | 找到申请人并取得批准，然后堵上流程漏洞 |
记录每一项不匹配是如何解决的。按供应商整理的暂缓和越权放行清单，是与供应商、也是与自家采购员沟通的好材料。
两单匹配与三单匹配
两单匹配只将发票与采购订单进行比较，不涉及收货单。它适用于没有实物交付、或难以记录收货的采购：
- 咨询、保洁或维护等服务。
- 订阅和软件许可。
- 水电费和租金。
对于这类采购，要检查的是发票与订单或合同是否一致，以及订购服务的人是否确认服务已经提供。
三单匹配在此基础上增加了收货单。凡是需要清点入库的实物，例如库存、材料和设备，都应使用三单匹配。
有些企业还会增加第四份单据，即检验或质检记录，货物只有通过检验后才进行匹配。对于缺陷代价高昂的零部件，这值得考虑。
匹配背后的会计处理
三单匹配在总账中留有清晰的轨迹。常见做法是使用一个清算科目，通常称为已收货未开票，即 GR/IR：
- 货物到达时：借记存货，贷记 GR/IR，按订单价格计算。在示例中，95 × USD 12.00 = USD 1,140。
- 发票过账时：借记 GR/IR，金额同样为 USD 1,140，贷记应付账款，金额为您实际欠付的款项。任何已约定的价格差异，视您的存货计价方式，记入价格差异科目或计入存货。
月末 GR/IR 的余额，就是已收货未开票、或已开票未收货的清单。请将其作为月末结账的一部分进行复核。陈旧项目通常意味着有一张发票始终没有到，或有一笔收货始终没有过账。要在下单之前就防止问题发生，请配合采购审批流程一起使用。
Nyra 能帮上什么
在 Nyra 中，收货单会更新库存并过账一笔会计分录，每一行供应商账单都可以关联到对应的采购订单行和收货单行。匹配会将每一行账单与订购的数量和扣除退货后的收货数量进行比较。如果一张账单收取的数量超过收货数量，它将无法过账，除非有权限的用户接受该差异并填写理由，理由会连同完整历史一起保留。价格差异会被标记而不是被拦截，对于库存物料，会过账到价格差异科目。账单可以附理由设为暂缓，被暂缓的账单无法付款。在收货环节，您可以禁止超量交货、在一定百分比内允许超量，或不加限制地允许。请查看 Nyra 的采购模块，或预约演示。
