Apa itu three-way matching
Setiap pembelian stok dijelaskan oleh tiga dokumen:
- Pesanan pembelian menyatakan apa yang Anda sepakati untuk dibeli: barang, jumlah, dan harga.
- Penerimaan barang menyatakan apa yang benar-benar tiba, dihitung di pintu kantor atau gudang Anda.
- Faktur pemasok menyatakan apa yang ditagihkan pemasok kepada Anda.
Three-way matching membandingkan ketiganya baris demi baris. Jika jumlah yang ditagih tidak melebihi jumlah yang diterima, dan harga yang ditagih sama dengan harga yang dipesan, faktur bisa disetujui untuk dibayar. Jika tidak, seseorang harus menyelidikinya sebelum ada uang yang keluar.
Dari ketiganya, penerimaan barang adalah patokannya. Pesanan bisa direvisi dan faktur bisa diterbitkan ulang, tetapi barang hanya punya dua kemungkinan: sudah tiba atau belum. Jadi pengecekan yang paling penting itu sederhana: jangan pernah membayar lebih dari yang Anda terima.
Mengapa ini penting
Tanpa pencocokan, orang yang membayar tagihan tidak punya cara yang andal untuk mengetahui apakah sebuah faktur sudah benar. Three-way matching melindungi Anda dari:
- Membayar barang yang tidak pernah tiba, atau tiba kurang dari jumlahnya.
- Kenaikan harga diam-diam, ketika harga di faktur sedikit lebih tinggi daripada harga yang disepakati.
- Membayar dua kali, karena pengiriman yang sama ditagihkan dua kali.
- Faktur untuk barang yang tidak pernah dipesan siapa pun, baik karena kekeliruan maupun kecurangan.
Pencocokan ini juga memperbaiki pembukuan Anda. Stok dan utang usaha didasarkan pada dokumen yang saling cocok, sehingga tutup buku akhir bulan menjadi lebih cepat.
Cara kerja pencocokan, baris demi baris
Misalnya Anda memesan 100 karton kemasan dari pemasok seharga USD 12,00 per karton, sehingga totalnya USD 1.200. Saat barang tiba, lima karton rusak dan ditolak, sehingga penerimaan barang mencatat 95. Pemasok lalu menagih 100 karton seharga USD 12,40, sehingga totalnya USD 1.240.
| Jumlah | Harga satuan (USD) | Nilai (USD) | |
|---|---|---|---|
| Pesanan pembelian | 100 | 12,00 | 1.200,00 |
| Penerimaan barang | 95 | 12,00 | 1.140,00 |
| Faktur pemasok | 100 | 12,40 | 1.240,00 |
Pencocokan menemukan dua masalah:
- Selisih jumlah. Faktur menagih 100 karton, padahal yang diterima hanya 95. Lima karton dengan harga faktur USD 12,40 bernilai USD 62,00.
- Selisih harga. Harga di faktur USD 0,40 lebih tinggi daripada harga di pesanan. Untuk 95 karton yang diterima, nilainya USD 38,00.
Keduanya menjelaskan seluruh selisih USD 100,00 antara nilai yang ditagihkan (1.240) dan nilai barang yang diterima dengan harga yang disepakati (1.140). Langkah berikutnya adalah meminta nota kredit dari pemasok untuk lima karton yang ditolak, dan memeriksa apakah kenaikan harga memang sudah disepakati. Jika belum, ajukan keberatan.
Menetapkan toleransi
Menuntut kecocokan sempurna untuk setiap baris menimbulkan pekerjaan tambahan dengan manfaat yang sangat kecil. Toleransi meloloskan selisih kecil yang bisa dijelaskan dan menahan sisanya.
Toleransi yang umum:
- Toleransi harga. Misalnya, terima harga satuan hingga 2% di atas harga pesanan, dengan batas nominal tetap per faktur. Pada contoh di atas, USD 0,40 dari USD 12,00 adalah sekitar 3,3%, sehingga tidak lolos toleransi 2% dan harus ditinjau.
- Toleransi jumlah saat penerimaan. Sebagian barang dijual per berat atau datang dalam ukuran kemasan yang bervariasi. Untuk barang seperti itu, Anda mungkin menerima, misalnya, hingga 5% lebih banyak dari yang dipesan, dan tidak ada kelebihan untuk barang lainnya.
- Toleransi pembulatan. Selisih beberapa sen akibat pajak atau pembulatan tidak seharusnya menahan sebuah faktur.
Saat menetapkan toleransi:
- Tetapkan aturan jumlah saat penerimaan, bukan saat penagihan. Jika gudang tidak bisa menerima lebih dari yang dipesan, penagihan berlebih jauh lebih mudah ditangkap.
- Bedakan per barang atau per pemasok jika memang masuk akal. Bahan curah dan suku cadang buatan khusus membutuhkan aturan yang berbeda.
- Gabungkan persentase dengan batas nominal tetap, agar persentase kecil pada faktur yang sangat besar tidak meloloskan jumlah yang besar.
- Tentukan siapa yang boleh menyetujui di luar toleransi, dan wajibkan alasan setiap kali.
Ketidakcocokan yang umum dan cara menyelesaikannya
| Ketidakcocokan | Kemungkinan penyebab | Yang harus dilakukan |
|---|---|---|
| Jumlah di faktur lebih banyak dari yang diterima | Pengiriman kurang, atau barang ditolak saat penerimaan | Minta nota kredit dari pemasok, atau tahan faktur sampai sisanya tiba |
| Faktur tiba sebelum barangnya | Pemasok menagih saat barang dikirim | Tahan fakturnya. Cocokkan setelah penerimaan barang dicatat |
| Harga di faktur lebih tinggi dari pesanan | Perubahan harga tidak diteruskan ke bagian pembelian, atau ada kekeliruan | Cek dengan bagian pembelian. Jika sudah disepakati, setujui dan perbarui pesanannya. Jika belum, ajukan keberatan |
| Barang diretur setelah diterima | Barang rusak atau salah ditemukan belakangan | Catat returnya agar jumlah yang diterima berkurang, lalu cocokkan dengan angka bersihnya |
| Satuan berbeda | Dipesan dalam boks, ditagih dalam satuan buah | Konversikan ke satuan yang sama sebelum membandingkan |
| Baris tambahan untuk ongkos angkut atau penanganan | Biaya yang tidak ada di pesanan | Setujui berdasarkan syarat yang disepakati, atau tambahkan ke pesanan di kemudian hari |
| Pengiriman yang sama ditagih dua kali | Pemasok mengirim pengingat sebagai faktur baru | Periksa nomor dan nilai faktur per pemasok sebelum dicatat |
| Faktur tanpa pesanan pembelian | Pembelian dilakukan di luar proses | Temukan pemohonnya dan minta persetujuan, lalu tutup celah dalam prosesnya |
Catat bagaimana setiap ketidakcocokan diselesaikan. Daftar faktur yang ditahan dan pengecualian yang disetujui per pemasok berguna sebagai bahan diskusi dengan pemasok Anda, dan dengan bagian pembelian Anda sendiri.
Two-way matching dan three-way matching
Two-way matching (pencocokan dua arah) hanya membandingkan faktur dengan pesanan pembelian. Tidak ada penerimaan barang. Cara ini cocok untuk pembelian yang tidak melibatkan pengiriman barang fisik, atau yang penerimaannya sulit dicatat:
- Jasa seperti konsultasi, kebersihan, atau pemeliharaan.
- Langganan dan lisensi software.
- Utilitas dan sewa.
Untuk pembelian seperti itu, pengecekannya adalah memastikan faktur sesuai dengan pesanan atau kontrak, dan orang yang memesan jasa tersebut mengonfirmasi bahwa jasanya sudah diberikan.
Three-way matching menambahkan penerimaan barang. Gunakan untuk apa pun yang berwujud fisik dan Anda hitung saat masuk: stok, bahan, dan peralatan.
Sebagian bisnis menambahkan dokumen keempat, yaitu inspeksi atau pemeriksaan mutu, sehingga barang baru dicocokkan setelah lolos pemeriksaan itu. Ini layak dipertimbangkan untuk suku cadang yang cacatnya mahal.
Akuntansi di balik pencocokan
Three-way matching meninggalkan jejak yang jelas di buku besar. Pendekatan yang umum memakai akun perantara (clearing), yang sering disebut barang diterima belum ditagih atau GR/IR:
- Saat barang tiba: debit persediaan, kredit GR/IR, sebesar harga pesanan. Dalam contoh tadi, 95 × USD 12,00 = USD 1.140.
- Saat faktur dicatat: debit GR/IR sebesar USD 1.140 yang sama, kredit utang usaha sebesar jumlah yang Anda utang. Selisih harga yang sudah disepakati masuk ke akun selisih harga atau ke persediaan, tergantung cara Anda menilai stok.
Saldo GR/IR di akhir bulan adalah daftar barang yang sudah diterima tetapi belum ditagih, atau sudah ditagih tetapi belum diterima. Tinjau saldo ini sebagai bagian dari tutup buku akhir bulan. Pos yang sudah lama biasanya menandakan faktur yang tidak pernah datang atau penerimaan yang tidak pernah dicatat. Untuk mencegah masalah sebelum pesanan dibuat, padukan ini dengan proses persetujuan pembelian.
Di mana Nyra berperan
Di Nyra, penerimaan barang memperbarui stok dan mencatat entri jurnal, dan setiap baris tagihan pemasok bisa ditautkan ke baris pesanan pembelian dan penerimaan barangnya. Pencocokan membandingkan setiap baris tagihan dengan apa yang dipesan dan apa yang diterima, setelah dikurangi retur. Tagihan yang menagih lebih dari yang diterima tidak bisa diposting kecuali pengguna yang berwenang menerima selisihnya dan memberikan alasan, yang disimpan beserta riwayat lengkapnya. Selisih harga ditandai, bukan diblokir, dan untuk barang stok dicatat ke akun selisih harga. Tagihan bisa ditahan dengan alasan, dan tagihan yang ditahan tidak bisa dibayar. Saat penerimaan, Anda bisa memblokir kelebihan kiriman, mengizinkannya dalam batas persentase tertentu, atau mengizinkannya tanpa batas. Lihat modul Pengadaan Nyra, atau pesan demo.
