Cara menyusun proses persetujuan pembelian (dengan batas persetujuan)

Mengapa proses persetujuan tertulis itu membantu

Ketika pembelian disetujui oleh siapa saja yang kebetulan ada di dekat Anda, lewat pesan chat atau email, cara itu berjalan baik sampai suatu saat tidak lagi. Proses tertulis memberi Anda:

• Kendali pengeluaran sebelum uang terikat, bukan setelah faktur datang.
• Visibilitas anggaran. Tim keuangan melihat apa yang akan datang sebelum tagihannya tiba.
• Pemisahan tugas. Orang yang meminta sesuatu bukan orang yang menyetujuinya, dan keduanya bukan orang yang membayar.
• Jejak audit. Saat ada yang bertanya mengapa Anda membayar seorang pemasok, Anda bisa menunjukkan permintaan, persetujuan, dan penawarannya.

Tujuannya bukan memperlambat orang. Proses yang baik membiarkan pembelian rutin berjalan lancar dan memusatkan perhatian di tempat yang nilai dan risikonya besar.

Empat tahap: permintaan, persetujuan, penawaran, pesanan

Proses persetujuan yang umum terdiri dari empat tahap:

1. Permintaan. Seseorang mencatat apa yang dibutuhkan, berapa banyak, kira-kira berapa biayanya, anggaran atau departemen mana yang menanggungnya, dan mengapa barang itu dibutuhkan. Alasannya penting. Pemberi persetujuan yang harus menebak-nebak akan menolak permintaan atau menyetujuinya tanpa berpikir.
2. Persetujuan. Permintaan naik melalui jenjang persetujuan. Setiap tingkat menyetujui atau menolak, dan penolakan disertai alasan.
3. Penawaran. Untuk pembelian di atas nilai tertentu, bagian pembelian mengumpulkan penawaran dari beberapa pemasok dan membandingkannya. Tergantung kebijakan Anda, penawaran dikumpulkan sebelum persetujuan, agar pemberi persetujuan bisa melihatnya, atau sesudahnya, oleh bagian pembelian yang bekerja dalam batas anggaran yang sudah disetujui.
4. Pesanan. Permintaan yang disetujui menjadi pesanan pembelian kepada pemasok terpilih. Pesanan itulah komitmennya. Setelah itu menyusul penerimaan barang dan faktur pemasok, yang dicocokkan dengan pesanan. Pengecekan itu dibahas di three-way matching.

Aturan terpenting: tidak ada pesanan pembelian tanpa permintaan yang disetujui, di atas nilai kecil yang Anda izinkan untuk dibeli langsung.

Apa saja yang dicatat dalam permintaan yang baik

Apa pun alat yang Anda pakai, setiap permintaan harus menunjukkan hal berikut secara sekilas:

• Apa yang dibeli, jumlahnya, dan perkiraan totalnya, termasuk pajak dan ongkos kirim.
• Mata uangnya, dan total yang sudah dikonversi ke mata uang utama Anda.
• Departemen, proyek, atau anggaran yang dibebani.
• Mengapa barang itu dibutuhkan, dan kapan.
• Pemasok pilihan, jika ada, dan penawaran yang sudah diterima.
• Siapa saja yang sudah menyetujuinya, kapan, dan komentar yang mereka berikan.

Jika pemberi persetujuan perlu bertanya sebelum memutuskan, berarti ada yang kurang dalam permintaan tersebut. Tambahkan kolom itu ke templat Anda.

Menetapkan batas persetujuan berdasarkan nominal

Batas persetujuan menentukan berapa tingkat yang harus dilewati sebuah permintaan, berdasarkan nilainya. Berikut contoh dalam SGD yang bisa Anda sesuaikan:

Saat menetapkan batas Anda sendiri:

• Pakai total permintaan, termasuk pajak dan ongkos kirim, dalam satu mata uang. Jika seseorang mengajukan permintaan USD 8.000 dan batas Anda dalam SGD, konversikan dengan kurs saat ini sebelum menentukan rentang mana yang berlaku.
• Pilih pemberi persetujuan berdasarkan peran atau garis pelaporan. "Atasan pemohon" atau "atasan dari atasan pemohon" cocok untuk sebagian besar tingkat. Orang yang ditunjuk secara spesifik, seperti manajer keuangan, cocok untuk tingkat yang membutuhkan keahlian khusus.
• Jangan pernah izinkan siapa pun menyetujui permintaannya sendiri. Jika pemohon juga merupakan pemberi persetujuan berikutnya, permintaan harus naik ke tingkat di atasnya.
• Atur pengganti saat ada yang tidak di tempat. Tentukan siapa yang menyetujui ketika pemberi persetujuan sedang cuti, agar permintaan tidak tertahan.
• Jenis pembelian yang berbeda bisa mengikuti jenjang yang berbeda. Peralatan TI mungkin selalu membutuhkan kepala TI. Belanja pemasaran mungkin diajukan ke kepala pemasaran. Pembelian barang modal mungkin selalu membutuhkan seorang direktur.
• Waspadai pesanan yang dipecah. Memecah pembelian SGD 12.000 menjadi tiga permintaan SGD 4.000 untuk menghindari tingkat persetujuan yang lebih tinggi adalah cara mudah mengakali batas. Tinjau permintaan dari orang yang sama ke pemasok yang sama dalam periode singkat.

Penawaran dan memilih pemasok

Meminta penawaran adalah cara Anda menunjukkan bahwa Anda mendapatkan nilai yang wajar. Agar perbandingannya bermakna:

• Bandingkan yang setara. Spesifikasi sama, jumlah sama, syarat pengiriman sama. Penawaran yang lebih murah tetapi tidak termasuk pengiriman atau pemasangan sebenarnya tidak lebih murah.
• Lihat lebih dari sekadar harga. Termin pembayaran, waktu pengiriman, garansi, mata uang penawaran, dan rekam jejak pemasok semuanya penting.
• Konversikan ke satu mata uang. Jika satu pemasok menawar dalam MYR dan yang lain dalam USD, konversikan keduanya dengan kurs yang sama pada hari yang sama.
• Simpan penawaran bersama permintaannya, bukan di kotak masuk seseorang.

Yang terpenting, catat alasannya ketika Anda tidak memilih penawaran termurah. Sering ada alasan yang baik: pengiriman lebih cepat, garansi lebih baik, pemasok yang sudah Anda percaya, atau pilihan yang lebih murah tetapi tidak memenuhi spesifikasi. Tuliskan alasannya saat memilih. Berbulan-bulan kemudian, catatan itulah yang melindungi bagian pembelian dan pemberi persetujuan dari pertanyaan yang canggung.

Saat ada perubahan setelah persetujuan

Pembelian di dunia nyata tidak selalu berjalan sesuai rencana. Tentukan sejak awal cara Anda menangani:

• Kenaikan harga. Jika biaya naik setelah disetujui, kenaikannya juga harus disetujui, disertai alasan. Tetapkan ambang kecil yang di bawahnya kenaikan bisa diproses tanpa persetujuan ulang.
• Pembelian darurat. Izinkan, tetapi wajibkan permintaannya dibuat dan disetujui dalam beberapa hari kerja, dan tinjau seberapa sering hal itu terjadi.
• Pembelian dan kontrak berulang. Setujui kontrak atau anggaran tahunannya sekali, lalu biarkan setiap pesanan di bawahnya berjalan tanpa melewati seluruh jenjang.
• Pembelian yang melewati tahap permintaan. Jika pesanan pembelian dibuat langsung, terapkan batas berdasarkan nominal yang sama pada pesanan itu sendiri, atau wajibkan permintaan di atas nilai tertentu.

Kesalahan umum yang perlu dihindari

• Terlalu banyak tingkat. Jika pembelian SGD 200 butuh tiga tanda tangan, orang akan mencari cara mengakali prosesnya. Buat pembelian kecil tetap sederhana.
• Batas yang tidak pernah berubah. Tinjau batas Anda setiap tahun seiring pertumbuhan bisnis.
• Persetujuan lewat chat dan email. Sulit dicari di kemudian hari dan mudah dipalsukan. Persetujuan seharusnya melekat pada permintaannya.
• Pemberi persetujuan yang tidak bisa melihat konteksnya. Tampilkan anggaran, penawaran, dan alasannya di satu tempat, agar pemberi persetujuan tidak bekerja tanpa informasi.
• Tidak terhubung dengan penerimaan dan pembayaran. Persetujuan mengendalikan apa yang Anda pesan. Anda juga perlu pengecekan atas apa yang datang dan apa yang ditagihkan kepada Anda.

Jika persetujuan di bisnis Anda saat ini masih ada di spreadsheet dan grup chat, lihat beralih dari spreadsheet ke ERP dan tanda-tanda software akuntansi Anda sudah tak lagi cukup.

Di mana Nyra berperan

Di Nyra, setiap jenis permintaan pembelian memiliki jenjang persetujuannya sendiri. Setiap tingkat bisa dimulai dari nominal minimum dalam mata uang utama Anda, dan pemberi persetujuannya adalah orang yang ditunjuk atau seseorang beberapa tingkat di atas pemohon dalam garis pelaporannya, sesuai jumlah tingkat yang ditetapkan. Tidak ada yang bisa menyetujui permintaannya sendiri, dan setiap permintaan wajib disertai alasan. Untuk permintaan kompetitif, jenis permintaan menentukan berapa penawaran yang dibutuhkan sebelum diajukan. Penawaran ditampilkan berdampingan, pemberi persetujuan terakhir memilih pemenangnya, dan jika yang dipilih bukan yang termurah, alasannya wajib diisi dan disimpan di permintaan tersebut. Kenaikan nilai pada permintaan yang sudah disetujui melewati persetujuannya sendiri. Pesanan pembelian yang dibuat tanpa permintaan bisa mengikuti rentang nominal yang mewajibkan persetujuan atau permintaan lebih dulu. Lihat selengkapnya di modul Pengadaan Nyra, atau pesan demo.