如何建立采购审批流程（含审批限额）

书面审批流程有什么好处

如果采购由身边随便哪个人在聊天消息或电子邮件里批准，这种做法能撑一阵，直到出问题为止。一套书面流程能为您带来：

• 在资金承诺之前控制支出，而不是等发票到了才控制。
• 预算可见性。财务在支出发生之前就能看到即将到来的开支。
• 职责分离。提出需求的人不是批准的人，而他们两人都不是付款的人。
• 审计轨迹。当有人问您为什么向某家供应商付款时，您可以出示申请、审批记录和报价。

目的不是拖慢大家。好的流程让日常采购顺畅通过，把注意力放在金额大、风险高的地方。

四个阶段：申请、审批、报价、下单

典型的审批流程分为四个阶段：

1. 申请。由某人记录需要什么、数量多少、大约花费多少、归属哪个预算或部门，以及为什么需要。理由很重要。审批人如果只能靠猜，要么驳回申请，要么不假思索地批准。
2. 审批。申请沿审批链逐级上报。每一级批准或驳回，驳回时要附上理由。
3. 报价。对于超过设定金额的采购，采购员向多家供应商征集报价并进行比较。根据您的政策，报价可以在审批之前收集，让审批人看到；也可以在审批之后，由采购员在已批准的预算内收集。
4. 下单。已批准的申请转为发给选定供应商的采购订单。订单就是承诺。之后是收货单和供应商发票，二者都要与订单核对。这项核对在三单匹配中有详细介绍。

最重要的一条规则：没有经批准的申请，就不开采购订单，除非金额低于您允许员工直接购买的小额上限。

一份好的申请应记录什么

无论您使用什么工具，每份申请都应一目了然地显示：

• 采购的内容、数量和预估总额，包括税费和运费。
• 币种，以及折算为主币种后的总额。
• 记入哪个部门、项目或预算。
• 为什么需要，以及何时需要。
• 首选供应商（如有），以及已收到的报价。
• 目前已有谁批准、何时批准，以及他们给出的任何意见。

如果审批人在做决定之前还需要提问，说明申请少了某些信息。请把这个字段加到您的模板中。

按金额设定审批限额

审批限额根据申请金额，决定一份申请需要经过多少级审批。以下是一个可供您参考调整的示例，以 SGD 计：

设定您自己的限额时：

• 使用申请的总金额，包括税费和运费，并统一为一种货币。如果有人申请 USD 8,000，而您的限额以 SGD 设定，请先按当前汇率折算，再决定适用哪个区间。
• 按角色或汇报关系选择审批人。对于大多数级别，“申请人的经理”或“申请人经理的经理”就足够了。对于专项审批级别，可以指定具体的人，例如财务经理。
• 绝不允许任何人批准自己的申请。如果申请人恰好也是下一级审批人，申请应转到更上一级。
• 安排缺勤时的代理。事先确定审批人休假时由谁审批，以免申请卡住。
• 不同类型的采购可以走不同的审批链。IT 设备可能总是需要 IT 负责人审批，营销支出可能交由营销主管审批，资本性采购可能总是需要董事审批。
• 警惕拆单。把一笔 SGD 12,000 的采购拆成三份 SGD 4,000 的申请，以避开更高级别的审批，是绕过限额的简单手法。请复核同一个人在短时间内向同一家供应商提交的申请。

报价与选择供应商

征集报价是证明您获得了公允价格的方式。为了让比较有意义：

• 同类比较。相同的规格、相同的数量、相同的交货条件。一份不含运费或安装费的报价看似便宜，其实并不便宜。
• 不只看价格。付款条件、交货时间、保修、报价币种以及供应商的过往表现都很重要。
• 折算为同一种货币。如果一家供应商以 MYR 报价，另一家以 USD 报价，请在同一天按同一汇率把两者都折算过来。
• 把报价和申请放在一起，而不是留在某个人的收件箱里。

最重要的是，当您没有选择最便宜的报价时，要记录原因。这样做往往有充分的理由：交货更快、保修更好、是您已经信任的供应商，或者更便宜的方案不符合规格。请在做选择的当下就把原因写下来。几个月后，正是这条记录能让采购员和审批人免于被尴尬地追问。

审批后情况有变时

实际采购并不总是按计划进行。请事先决定如何处理以下情况：

• 价格上涨。如果审批后成本上升，涨价部分也应经过审批，并附上理由。可以设定一个较小的阈值，低于该阈值的涨幅无需重新审批。
• 紧急采购。允许紧急采购，但要求在几个工作日内补提申请并获得批准，同时复核其发生频率。
• 周期性采购和合同。合同或年度预算审批一次，之后在其范围内的单笔订单无需走完整的审批链。
• 跳过申请的采购。如果直接开具采购订单，就对订单本身应用同样的金额限额，或者规定超过一定金额时必须先提申请。

需要避免的常见错误

• 审批层级过多。如果一笔 SGD 200 的采购需要三个签字，员工就会想办法绕过流程。让小额采购保持简单。
• 限额一成不变。随着业务增长，每年复核一次限额。
• 在聊天和电子邮件中审批。这些审批事后难以查找，也容易伪造。审批应直接留在申请本身上。
• 审批人看不到背景信息。把预算、报价和理由放在同一处，让审批人不必盲目审批。
• 与收货和付款脱节。审批控制的是您订购什么。您还需要核对实际到货的内容和被收取的费用。

如果您公司的审批目前还停留在电子表格和群聊里，请参阅从电子表格迁移到 ERP以及会计软件已经不够用的信号。

Nyra 能帮上什么

在 Nyra 中，每种采购申请类型都有自己的审批链。每一级都可以设定一个以主币种计的起始金额，审批人可以是指定的某个人，也可以是沿申请人汇报关系向上若干级的人。任何人都不能批准自己的申请，每份申请都必须填写理由。对于需要比价的申请，申请类型会规定提交前需要多少份报价。报价并排对比，由最终审批人选出中选供应商；如果选中的不是最便宜的报价，就必须填写理由，并保留在申请上。已批准申请的金额增加需要单独审批。没有申请而直接开具的采购订单，可以按金额区间要求先审批或先提申请。进一步了解 Nyra 的采购模块，或预约演示。