Cách thiết lập quy trình phê duyệt mua hàng (kèm hạn mức phê duyệt)

Vì sao một quy trình phê duyệt bằng văn bản lại hữu ích

Khi các khoản mua được duyệt bởi bất kỳ ai đang ở gần, qua tin nhắn chat hay email, mọi thứ vẫn ổn cho đến khi không còn ổn nữa. Một quy trình bằng văn bản mang lại cho bạn:

• Kiểm soát chi tiêu trước khi tiền được cam kết, chứ không phải sau khi hóa đơn đến.
• Nắm rõ ngân sách. Bộ phận tài chính thấy trước những khoản sắp phát sinh.
• Tách biệt nhiệm vụ. Người đề nghị mua không phải là người phê duyệt, và cả hai đều không phải là người thanh toán.
• Dấu vết kiểm toán. Khi ai đó hỏi vì sao bạn trả tiền cho một nhà cung cấp, bạn có thể đưa ra yêu cầu, các lượt phê duyệt và các báo giá.

Mục tiêu không phải là làm chậm mọi người. Một quy trình tốt để các khoản mua thường lệ đi qua suôn sẻ và tập trung sự chú ý vào nơi có số tiền lớn và rủi ro cao.

Bốn giai đoạn: yêu cầu, phê duyệt, báo giá, đơn mua hàng

Một quy trình phê duyệt điển hình có bốn giai đoạn:

1. Yêu cầu. Ai đó ghi lại họ cần gì, số lượng bao nhiêu, chi phí ước tính, thuộc ngân sách hoặc phòng ban nào, và vì sao cần. Lý do rất quan trọng. Người duyệt phải đoán sẽ hoặc từ chối yêu cầu, hoặc duyệt mà không suy nghĩ.
2. Phê duyệt. Yêu cầu đi qua từng cấp phê duyệt. Mỗi cấp duyệt hoặc từ chối, và khi từ chối phải kèm lý do.
3. Báo giá. Với các khoản mua vượt một mức nhất định, người mua hàng thu thập báo giá từ nhiều nhà cung cấp và so sánh. Tùy chính sách của bạn, báo giá được thu thập trước khi phê duyệt, để người duyệt có thể xem, hoặc sau đó, do người mua hàng thực hiện trong phạm vi ngân sách đã được duyệt.
4. Đơn mua hàng. Yêu cầu đã được duyệt trở thành đơn mua hàng gửi nhà cung cấp được chọn. Đơn mua hàng chính là cam kết. Sau đó là phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp, được kiểm tra đối chiếu với đơn mua hàng. Bước kiểm tra đó được trình bày trong bài đối chiếu ba bên.

Quy tắc quan trọng nhất: không có đơn mua hàng nếu không có yêu cầu đã được duyệt, đối với mọi khoản vượt mức nhỏ mà bạn cho phép mọi người tự mua trực tiếp.

Một yêu cầu tốt cần ghi lại những gì

Dù bạn dùng công cụ nào, mỗi yêu cầu nên cho thấy ngay:

• Mua gì, số lượng và tổng ước tính, bao gồm thuế và phí giao hàng.
• Loại tiền tệ, và tổng số quy đổi sang tiền tệ chính của bạn.
• Phòng ban, dự án hoặc ngân sách chịu khoản chi.
• Vì sao cần, và cần trước ngày nào.
• Nhà cung cấp ưu tiên, nếu có, và các báo giá đã nhận.
• Ai đã duyệt đến thời điểm hiện tại, vào lúc nào, và các nhận xét của họ.

Nếu người duyệt phải đặt câu hỏi trước khi quyết định, nghĩa là yêu cầu đang thiếu thông tin. Hãy thêm trường đó vào mẫu yêu cầu.

Đặt hạn mức phê duyệt theo số tiền

Hạn mức phê duyệt quyết định một yêu cầu phải đi qua bao nhiêu cấp, dựa trên giá trị của nó. Dưới đây là một ví dụ bạn có thể điều chỉnh, tính bằng SGD:

Khi đặt hạn mức của riêng bạn:

• Dùng tổng giá trị của yêu cầu, bao gồm thuế và phí giao hàng, theo một loại tiền tệ. Nếu ai đó yêu cầu mua 8.000 USD và hạn mức của bạn tính bằng SGD, hãy quy đổi theo tỷ giá hiện tại trước khi xác định khung nào được áp dụng.
• Chọn người duyệt theo vai trò hoặc theo cấp báo cáo. "Quản lý của người đề nghị" hoặc "quản lý cấp trên của quản lý người đề nghị" phù hợp cho hầu hết các cấp. Một người cụ thể, như trưởng phòng tài chính, phù hợp cho các cấp chuyên môn.
• Không bao giờ để ai tự duyệt yêu cầu của chính mình. Nếu người đề nghị cũng là người duyệt ở cấp tiếp theo, yêu cầu nên được chuyển lên cấp cao hơn.
• Sắp xếp người thay thế khi vắng mặt. Quyết định ai sẽ duyệt khi người duyệt nghỉ phép, để yêu cầu không bị đình trệ.
• Các loại mua hàng khác nhau có thể đi theo các cấp phê duyệt khác nhau. Thiết bị CNTT có thể luôn cần trưởng bộ phận CNTT. Chi tiêu marketing có thể chuyển cho trưởng bộ phận marketing. Các khoản mua tài sản có thể luôn cần một giám đốc.
• Cảnh giác với việc chia nhỏ đơn hàng. Chia một khoản mua 12.000 SGD thành ba yêu cầu 4.000 SGD để tránh cấp duyệt cao hơn là cách dễ dàng để lách hạn mức. Hãy rà soát các yêu cầu của cùng một người gửi cùng một nhà cung cấp trong khoảng thời gian ngắn.

Báo giá và chọn nhà cung cấp

Yêu cầu báo giá là cách bạn chứng minh mình đã mua được với giá hợp lý. Để việc so sánh có ý nghĩa:

• So sánh những thứ tương đương. Cùng quy cách, cùng số lượng, cùng điều kiện giao hàng. Một báo giá rẻ hơn nhưng không bao gồm phí giao hàng hoặc lắp đặt thì thực ra không rẻ hơn.
• Nhìn xa hơn giá cả. Điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, bảo hành, loại tiền tệ của báo giá và lịch sử làm việc của nhà cung cấp đều quan trọng.
• Quy đổi về một loại tiền tệ. Nếu một nhà cung cấp báo giá bằng MYR và một nhà cung cấp khác bằng USD, hãy quy đổi cả hai theo cùng một tỷ giá, tại cùng một ngày.
• Lưu báo giá cùng với yêu cầu, đừng để trong hộp thư của ai đó.

Quan trọng nhất, hãy ghi lại lý do khi bạn không chọn báo giá rẻ nhất. Thường có những lý do chính đáng: giao hàng nhanh hơn, bảo hành tốt hơn, một nhà cung cấp bạn đã tin tưởng, hoặc một phương án rẻ hơn nhưng không đáp ứng quy cách. Hãy ghi lý do ngay tại thời điểm lựa chọn. Nhiều tháng sau, chính điều đó sẽ bảo vệ người mua hàng và người duyệt khỏi những câu hỏi khó xử.

Khi mọi thứ thay đổi sau khi đã duyệt

Các khoản mua thực tế không phải lúc nào cũng diễn ra như kế hoạch. Hãy quyết định trước cách bạn sẽ xử lý:

• Tăng giá. Nếu chi phí tăng sau khi đã duyệt, phần tăng thêm cũng cần được duyệt, kèm lý do. Đặt một ngưỡng nhỏ mà dưới mức đó có thể đi qua mà không cần duyệt lại.
• Mua hàng khẩn cấp. Cho phép, nhưng yêu cầu lập và duyệt yêu cầu trong vòng vài ngày làm việc, và rà soát tần suất việc này xảy ra.
• Mua hàng định kỳ và hợp đồng. Duyệt hợp đồng hoặc ngân sách năm một lần, sau đó để các đơn hàng riêng lẻ theo hợp đồng đó đi qua mà không cần đủ các cấp phê duyệt.
• Khoản mua bỏ qua bước yêu cầu. Nếu đơn mua hàng được lập trực tiếp, hãy áp dụng cùng các hạn mức theo số tiền cho chính đơn mua hàng đó, hoặc yêu cầu phải có yêu cầu mua hàng khi vượt một giá trị nhất định.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

• Quá nhiều cấp. Nếu một khoản mua 200 SGD cần ba chữ ký, mọi người sẽ tìm cách lách quy trình. Hãy giữ các khoản mua nhỏ thật đơn giản.
• Hạn mức không bao giờ thay đổi. Rà soát hạn mức hằng năm khi doanh nghiệp phát triển.
• Phê duyệt qua chat và email. Chúng khó tìm lại về sau và dễ bị làm giả. Phê duyệt nên nằm ngay trên yêu cầu.
• Người duyệt không thấy được bối cảnh. Hiển thị ngân sách, báo giá và lý do ở cùng một chỗ, để người duyệt không phải quyết định mù.
• Không gắn với khâu nhận hàng và thanh toán. Phê duyệt kiểm soát những gì bạn đặt mua. Bạn cũng cần kiểm tra những gì nhận được và những gì bị tính tiền.

Nếu việc phê duyệt trong doanh nghiệp của bạn hiện vẫn nằm trong bảng tính và nhóm chat, hãy xem bài chuyển từ bảng tính sang ERP và bài dấu hiệu phần mềm kế toán không còn đủ cho doanh nghiệp của bạn.

Nyra phù hợp ở đâu

Trong Nyra, mỗi loại yêu cầu mua hàng có các cấp phê duyệt riêng. Mỗi cấp có thể bắt đầu từ một số tiền tối thiểu tính theo tiền tệ chính của bạn, và người duyệt là một người cụ thể hoặc người ở cấp cao hơn một số bậc nhất định trong tuyến báo cáo của người đề nghị. Không ai có thể tự duyệt yêu cầu của chính mình, và mọi yêu cầu đều cần lý do. Với các yêu cầu cần chào giá cạnh tranh, loại yêu cầu quy định cần bao nhiêu báo giá trước khi gửi. Các báo giá được đặt cạnh nhau, người duyệt cuối cùng chọn nhà cung cấp thắng, và nếu đó không phải báo giá rẻ nhất thì bắt buộc phải nêu lý do, được lưu trên yêu cầu. Phần tăng thêm trên một yêu cầu đã duyệt sẽ đi qua quy trình phê duyệt riêng. Đơn mua hàng được lập không qua yêu cầu có thể áp dụng các khung số tiền, buộc phải được duyệt hoặc phải có yêu cầu trước. Xem thêm về phân hệ Mua hàng của Nyra, hoặc đặt lịch demo.