Menjalankan lebih dari satu perusahaan: cara kerja akuntansi multi-entitas

Saat satu perusahaan menjadi beberapa

Bisnis menambah badan hukum karena berbagai alasan. Anda mungkin mendirikan anak perusahaan untuk berdagang di negara baru, menempatkan properti atau kekayaan intelektual di perusahaan induk (holding) terpisah, memagari lini bisnis yang lebih berisiko, atau mengajak investor masuk hanya ke satu bagian grup.

Apa pun alasannya, setiap perusahaan adalah badan hukum yang terpisah. Masing-masing punya kewajiban sendiri untuk menyampaikan laporan keuangan, membayar pajak, dan menyimpan catatan, meskipun semuanya dijalankan oleh orang-orang yang sama. Itulah titik awal untuk semua pembahasan dalam panduan ini: grup adalah cara Anda mengelola bisnis, tetapi yang dilihat hukum dan kantor pajak adalah masing-masing perusahaan.

Apa yang dimiliki masing-masing perusahaan

Setiap perusahaan membutuhkan:

• Pembukuannya sendiri. Buku besar lengkap dengan neraca saldo, laporan laba rugi, dan neracanya sendiri. Setiap transaksi menjadi milik tepat satu perusahaan.
• Data legal dan pajaknya sendiri. Nama terdaftar, nomor registrasi, nomor identitas pajak, dan registrasi pajak tidak langsung. Data ini tercantum di faktur perusahaan tersebut, dan aturan tentang apa yang wajib dicantumkan berbeda di setiap negara.
• Rekening banknya sendiri. Membayar biaya satu perusahaan dari rekening perusahaan lain menimbulkan saldo antarperusahaan, seperti dijelaskan di bawah. Melakukannya secara sembarangan adalah awal mula pembukuan grup menjadi kusut.
• Pelaporan pajaknya sendiri. Pajak penghasilan, pajak tidak langsung, dan pajak potong (withholding tax) dilaporkan per perusahaan, mengikuti kalender pajak negara masing-masing.
• Mata uang fungsionalnya sendiri. Anak perusahaan di Vietnam biasanya menyelenggarakan pembukuan dalam VND meskipun induknya memakai SGD. Standar akuntansi dan aturan setempat yang menentukan hal ini, jadi periksalah.
• Tahun buku dan tutup bukunya sendiri. Menyelaraskan akhir tahun buku di seluruh grup, jika hukum setempat mengizinkan, membuat pelaporan grup lebih sederhana.

Apa yang bisa dipakai bersama

Banyak hal yang bisa dipakai bersama, dan berbagi data seperti ini menghemat pekerjaan:

• Pelanggan dan pemasok. Jika dua perusahaan Anda menjual ke pelanggan yang sama, simpan satu data pelanggan dengan satu set kontak dan data pajak. Setiap faktur tetap menjadi milik perusahaan yang menerbitkannya.
• Struktur bagan akun. Memakai kode akun yang sama di setiap perusahaan membuat pelaporan grup jauh lebih sederhana, meskipun sebagian akun hanya dipakai oleh sebagian perusahaan.
• Barang dan daftar harga, jika perusahaan-perusahaan itu memperdagangkan produk yang sama.
• Orang dan kebijakan. Satu set pengguna, satu kebijakan persetujuan pembelian, satu daftar periksa tutup buku. Akses tetap bisa dibatasi per perusahaan.

Transaksi antarperusahaan, dengan contoh

Transaksi antarperusahaan adalah transaksi apa pun antara dua perusahaan dalam grup Anda. Yang umum terjadi:

• Satu perusahaan membebankan ulang biaya bersama, seperti sewa, software, atau waktu staf, kepada perusahaan lain.
• Satu perusahaan menjual barang kepada perusahaan lain.
• Satu perusahaan meminjamkan uang kepada perusahaan lain.
• Pelanggan satu perusahaan membayar ke rekening bank perusahaan lain.

Setiap transaksi antarperusahaan dicatat dua kali, sekali di pembukuan masing-masing perusahaan, sebagai piutang di satu perusahaan dan utang di perusahaan lainnya.

Misalnya Perusahaan A dan Perusahaan B sama-sama berada dalam grup Anda dan sama-sama menyelenggarakan pembukuan dalam SGD. Seorang pelanggan Perusahaan B membayar SGD 4.000 ke rekening bank Perusahaan A.

Setelah langkah pertama, faktur pelanggan sudah lunas di pembukuan Perusahaan B, A berutang SGD 4.000 kepada B, dan kedua saldo antarperusahaan saling mencerminkan. Setelah langkah kedua, keduanya menjadi nol.

Sekarang misalnya Perusahaan A membebankan biaya manajemen sebesar SGD 2.000 kepada Perusahaan B untuk staf keuangan bersama. Perusahaan A mencatat pendapatan jasa 2.000 dan piutang dari B. Perusahaan B mencatat beban jasa 2.000 dan utang kepada A.

Pembebanan antarperusahaan lintas negara membawa aturan tambahan. Aturan transfer pricing mungkin mewajibkan biaya tersebut ditetapkan secara wajar (arm's length) dan didokumentasikan. Pajak potong atau pajak tidak langsung mungkin berlaku atas pembebanan tersebut. Aturan ini sangat berbeda antarnegara, jadi periksa aturan setempat atau tanyakan kepada konsultan pajak sebelum Anda menyiapkan pembebanan rutin antara perusahaan di negara yang berbeda.

Menjaga saldo antarperusahaan tetap selaras

Piutang di satu perusahaan dan utang di perusahaan lainnya harus selalu cocok. Dalam praktiknya, keduanya sering bergeser. Penyebab yang umum:

• Waktu pencatatan. Satu perusahaan mencatat pembebanan di bulan Oktober, yang lain di bulan November.
• Entri yang terlewat. Satu sisi mencatatnya, sisi lain tidak.
• Kurs. Jika perusahaan-perusahaan itu memakai mata uang berbeda, masing-masing mengonversi dengan kursnya sendiri, dan muncul selisih kecil.
• Pihak lawan yang salah. Saldo dicatat terhadap perusahaan yang salah di dalam grup.

Masukkan rekonsiliasi antarperusahaan ke dalam setiap tutup buku akhir bulan:

1. Daftarkan setiap saldo antarperusahaan per pasangan perusahaan.
2. Bandingkan piutang setiap perusahaan dengan utang perusahaan pasangannya.
3. Sepakati selisihnya dan koreksi di periode yang semestinya.
4. Lunasi saldo secara tunai dengan rutin, agar tidak menumpuk menjadi jumlah besar dan lama yang tidak bisa dijelaskan siapa pun.

Pelaporan grup dan konsolidasi

Pemilik dan pemberi pinjaman biasanya ingin melihat grup sebagai satu bisnis. Menjumlahkan angka-angka perusahaan saja tidak cukup, karena grup akan menghitung perdagangan internalnya sendiri sebagai pendapatan.

Konsolidasi menghilangkannya. Dengan memakai biaya manajemen dari contoh di atas:

Secara garis besar, langkah-langkahnya adalah:

1. Tutup buku setiap perusahaan untuk periode tersebut.
2. Rekonsiliasi dan sepakati saldo antarperusahaan.
3. Jabarkan laporan perusahaan yang mata uang fungsionalnya berbeda ke dalam mata uang pelaporan grup. Kerangka standar akuntansi umumnya memakai kurs penutupan untuk neraca dan kurs rata-rata atau kurs transaksi untuk laba rugi, dengan selisihnya dicatat di ekuitas. Periksa standar yang berlaku bagi Anda.
4. Eliminasi saldo, pendapatan, dan beban antarperusahaan, serta laba yang belum direalisasi atas barang yang masih ada di dalam grup.
5. Susun laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas grup.

Apakah Anda wajib menerbitkan laporan keuangan konsolidasian resmi bergantung pada ukuran, struktur kepemilikan, dan tempat perusahaan Anda didirikan. Sebagian negara membebaskan grup kecil. Periksa aturan setempat bersama akuntan Anda. Untuk sisi mata uangnya, lihat akuntansi multi-mata uang. Jika Anda menjalankan semua ini di beberapa sistem terpisah dan sebuah spreadsheet, tanda-tanda software akuntansi Anda sudah tak lagi cukup mungkin terdengar tidak asing.

Di mana Nyra berperan

Di Nyra, Anda bisa menjalankan beberapa perusahaan berbadan hukum dalam satu workspace. Setiap perusahaan memiliki nama resmi, nomor registrasi, dan registrasi pajaknya sendiri, dan setiap faktur, tagihan, pembayaran, dan jurnal manual ditandai dengan perusahaan pemiliknya. Pelanggan dan pemasok berada dalam satu daftar bersama, sementara setiap faktur dan tagihan menjadi milik satu perusahaan. Ketika pembayaran pelanggan masuk ke rekening bank perusahaan lain, atau kas berpindah antara rekening bank dua perusahaan, Nyra mencatat kedua sisinya dan otomatis membuat akun piutang dan utang antarperusahaan untuk pasangan tersebut. Ringkasan akuntansi, dengan laba, kas, faktur, dan saldo bank, bisa difilter per perusahaan. Dokumen bisa dalam mata uang apa pun, dengan total dalam mata uang utama Anda. Lihat cara kerjanya di halaman multi-perusahaan, atau pesan demo.