Cara melakukan rekonsiliasi bank, langkah demi langkah

Apa itu rekonsiliasi bank, dan mengapa saldonya berbeda

Pembukuan Anda mencatat pembayaran saat Anda melakukannya. Bank mencatatnya saat uang benar-benar keluar dari rekening. Kedua momen itu sering berselang beberapa hari, sehingga pada tanggal mana pun, buku kas dan rekening koran Anda biasanya menunjukkan saldo yang berbeda.

Rekonsiliasi bank menjelaskan selisih itu, pos demi pos. Setiap perbedaan masuk ke salah satu dari dua kelompok:

• Perbedaan waktu. Sesuatu sudah ada di pembukuan Anda tetapi belum sampai ke bank. Contoh yang umum adalah cek yang sudah Anda tulis tetapi belum dicairkan pemasok, transfer yang masih diproses, dan setoran yang Anda lakukan menjelang akhir hari terakhir. Pos-pos ini akan beres dengan sendirinya. Anda tidak perlu mencatat apa pun untuknya.
• Entri yang terlewat atau salah. Sesuatu ada di rekening koran tetapi tidak ada di pembukuan Anda, atau dicatat dengan jumlah yang salah. Contoh yang umum adalah biaya bank, bunga, debit otomatis, dan transfer pelanggan yang tidak dicatat siapa pun. Pos-pos ini membutuhkan entri jurnal.

Ketika setiap perbedaan sudah terjelaskan, saldo bank setelah penyesuaian dan saldo pembukuan setelah penyesuaian menunjukkan angka yang sama. Itulah rekonsiliasi yang selesai.

Yang Anda perlukan sebelum mulai

Kumpulkan dokumen berikut sebelum mencocokkan satu baris pun:

1. Rekening koran untuk periode tersebut, beserta saldo akhirnya. Unduh sebagai file jika bank Anda menyediakan format CSV atau Excel, agar Anda tidak perlu mengetik ulang angka.
2. Buku besar untuk rekening bank tersebut pada periode yang sama: setiap penerimaan, pembayaran, dan transfer yang dicatat ke akun itu.
3. Rekonsiliasi periode lalu yang sudah selesai, termasuk daftar pos yang masih terbuka. Banyak di antaranya akan beres bulan ini.
4. Dokumen pendukung yang mudah dijangkau: bukti pemberitahuan pembayaran (remittance advice), laporan proses pembayaran, dan daftar biaya dari bank.

Periksa satu hal lebih dulu. Saldo awal di rekening koran bulan ini harus sama dengan saldo akhir di rekening koran bulan lalu. Jika tidak sama, rekonsiliasi bulan lalu belum tuntas, atau ada rekening koran yang hilang. Bereskan itu sebelum melangkah lebih jauh.

Cara melakukan rekonsiliasi, langkah demi langkah

1. Centang pos terbuka dari periode lalu. Cari masing-masing di rekening koran bulan ini. Yang sudah muncul, tandai sebagai beres. Yang masih terbuka, bawa ke periode berikutnya.
2. Cocokkan uang masuk. Telusuri setiap setoran di rekening koran dan temukan pasangannya di buku besar Anda. Cocokkan jumlahnya lebih dulu, lalu tanggal dan referensinya.
3. Cocokkan uang keluar. Lakukan hal yang sama untuk pembayaran, transfer, dan cek.
4. Daftarkan yang ada di rekening koran tetapi tidak ada di pembukuan. Biaya bank, bunga, biaya kartu, debit otomatis, instruksi pembayaran berkala (standing order), dan pembayaran pelanggan yang tidak Anda ketahui. Masing-masing membutuhkan entri jurnal di pembukuan Anda.
5. Daftarkan yang ada di pembukuan tetapi tidak ada di rekening koran. Inilah pembayaran yang belum dikliring dan setoran dalam perjalanan. Jangan mencatat apa pun untuknya. Pos-pos ini seharusnya beres bulan depan.
6. Catat entri yang terlewat dari langkah 4, dengan tanggal di periode yang benar.
7. Susun laporan rekonsiliasi. Mulai dari saldo bank, tambahkan setoran dalam perjalanan, kurangi pembayaran yang belum dikliring. Secara terpisah, mulai dari saldo pembukuan dan terapkan entri dari langkah 4. Kedua hasilnya harus sama.
8. Tinjau dan setujui. Idealnya, rekonsiliasi ditinjau oleh orang lain selain orang yang melakukan pembayaran, dan ada catatan siapa yang menyetujuinya serta kapan.

Contoh perhitungan

Misalnya Anda menjalankan perusahaan dagang kecil di Singapura dan sedang merekonsiliasi rekening operasional SGD Anda per 31 Oktober.

• Rekening koran ditutup dengan saldo SGD 48.350.
• Buku kas Anda menunjukkan SGD 46.513.

Setelah menjalankan langkah-langkah di atas, Anda menemukan:

• Cek nomor 1042 kepada pemasok sebesar SGD 3.200 belum dicairkan.
• Transfer SGD 1.500 ke pemasok lain dikirim pada 31 Oktober dan belum keluar dari rekening.
• Cek dari pelanggan sebesar SGD 2.600 disetorkan pada 31 Oktober dan belum muncul di rekening koran.
• Bank membebankan biaya sebesar SGD 45.
• Bank membayar bunga sebesar SGD 12.
• Debit otomatis SGD 230 untuk langganan software sudah keluar tetapi tidak pernah dicatat.

Pos-pos di sisi pembukuan membutuhkan entri jurnal:

• Debit biaya bank 45, kredit bank 45.
• Debit bank 12, kredit pendapatan bunga 12.
• Debit beban langganan software 230, kredit bank 230.

Setelah Anda mencatatnya, buku kas Anda menunjukkan SGD 46.250. Sisa selisih dengan rekening koran adalah setoran dalam perjalanan dan dua pembayaran yang belum dikliring, yang Anda bawa ke periode berikutnya dan diharapkan beres di bulan November.

Menemukan selisih yang tidak juga cocok

Kadang Anda sudah sampai di akhir dan masih ada selisih. Lakukan pengecekan berikut secara berurutan:

• Apakah selisihnya persis sama dengan satu pos? Cari jumlah itu di kedua sisi. Satu baris yang terlewat adalah penjelasan paling sederhana, jadi singkirkan kemungkinan itu lebih dulu.
• Apakah selisihnya dua kali lipat satu pos? Berarti ada yang dicatat dengan tanda yang salah: penerimaan dicatat sebagai pembayaran, atau sebaliknya.
• Apakah selisihnya habis dibagi 9? Ini sering menandakan dua digit yang tertukar, misalnya 1.530 diketik sebagai 1.350.
• Apakah ada yang tercatat dua kali? Cari dua entri dengan jumlah dan referensi yang sama.
• Apakah ada yang tercatat ke rekening bank yang salah? Jika Anda punya beberapa rekening, periksa rekening lain untuk jumlah yang sama.
• Apakah ada entri di periode yang salah? Pembayaran bertanggal 1 November yang sudah keluar dari bank pada 31 Oktober akan muncul sebagai selisih di kedua bulan.
• Apakah saldo awalnya berubah? Jika seseorang mengubah atau menghapus entri di periode yang sudah Anda rekonsiliasi, angka bulan lalu tidak lagi berlaku. Inilah alasan penutupan periode itu penting.

Jangan mencatat angka penyeimbang ke akun "suspense" atau "lain-lain" hanya supaya cocok. Cara itu menyembunyikan masalah dan membuat bulan depan lebih sulit.

Kebiasaan baik yang memudahkan

• Lakukan rekonsiliasi minimal sebulan sekali. Untuk rekening yang sibuk, mingguan lebih mudah, karena lebih sedikit yang harus ditelusuri ketika ada yang salah.
• Rekonsiliasi setiap rekening, termasuk rekening tabungan, rekening valuta asing, platform pembayaran, dan kartu kredit perusahaan.
• Rekonsiliasi rekening valuta asing dalam mata uangnya sendiri. Rekening USD harus cocok dalam USD dengan rekening koran USD. Selisih kurs adalah langkah terpisah, yang dibahas di akuntansi multi-mata uang.
• Tindak lanjuti pos yang mengendap. Cek yang belum dicairkan selama beberapa bulan mungkin hilang, atau penerimanya perlu diingatkan. Aturan setempat mungkin mengatur cara memperlakukan dana yang tidak diklaim, jadi periksa aturan tersebut sebelum menghapus apa pun dari pembukuan.
• Pisahkan tugas jika memungkinkan. Orang yang menyetujui pembayaran sebaiknya bukan satu-satunya orang yang merekonsiliasi rekening tersebut.
• Jadikan bagian dari tutup buku. Rekonsiliasi bank adalah salah satu tugas pertama dalam daftar periksa tutup buku akhir bulan, karena banyak hal lain bergantung pada kebenaran angka kas.

Jika Anda masih merekonsiliasi di spreadsheet sambil mencentang hasil cetakan, sebagian besar pekerjaannya adalah pencocokan yang bisa dikerjakan software untuk Anda. Lihat beralih dari spreadsheet ke ERP untuk mengetahui apa yang berubah saat Anda beralih.

Di mana Nyra berperan

Di Nyra, setiap rekening bank terhubung ke akunnya sendiri di bagan akun. Anda mengimpor rekening koran sebagai file CSV atau Excel dan melihat pratinjaunya sebelum apa pun disimpan. Pencocokan otomatis memasangkan baris rekening koran dengan entri buku besar yang jumlahnya persis sama dalam rentang tanggal yang Anda pilih, dan setiap pencocokan bisa dibatalkan dengan satu klik. Biaya bank atau bunga yang hanya muncul di rekening koran bisa dicatat sebagai jurnal langsung dari layar rekonsiliasi. Rekonsiliasi baru selesai jika selisihnya nol. Jika Anda harus menutupnya dengan selisih, Nyra meminta alasan dan menyimpannya dalam catatan. Periode posting memungkinkan Anda menutup bulan setelah rekonsiliasinya selesai. Lihat dengan angka Anda sendiri dengan memesan demo, atau baca selengkapnya tentang modul Akuntansi Nyra.