Daftar periksa tutup buku akhir bulan untuk tim keuangan kecil

Siapkan tutup buku sebelum akhir bulan

Tutup buku yang baik dimulai sebelum hari terakhir bulan berjalan. Tujuannya sederhana: pada tanggal yang sudah ditetapkan, angka bulan itu sudah lengkap, diperiksa, dan dikunci, sehingga tidak ada yang perlu bertanya apakah angkanya sudah final.

Siapkan sekali, lalu pakai ulang setiap bulan:

• Buat kalender tutup buku. Daftarkan setiap tugas, siapa penanggung jawabnya, dan hari kerja tenggatnya. Contoh: rekonsiliasi bank paling lambat hari kerja ke-2, penyesuaian hari ke-3, tinjauan hari ke-4, laporan hari ke-5. Pilih tanggal yang sesuai dengan tim Anda.
• Tetapkan aturan cut-off. Sepakati bahwa semua yang bertanggal di bulan tersebut masuk ke bulan tersebut, kapan pun dicatatnya. Barang yang tiba tanggal 31 adalah stok Oktober, meskipun dokumennya baru datang di bulan November.
• Kirim pengingat. Beberapa hari sebelum akhir bulan, ingatkan staf untuk mengajukan klaim biaya, menyetujui permintaan pembelian yang masih terbuka, dan menyerahkan surat jalan.
• Ketahui tenggat Anda. Pelaporan pajak, iuran wajib, dan kewajiban pelaporan lainnya punya tanggalnya sendiri. Tenggat ini berbeda di setiap negara, jadi periksa aturan setempat Anda dan masukkan ke kalender.

Langkah 1: Catat semua transaksi bulan ini

Sebelum menyesuaikan atau memeriksa apa pun, pastikan semua transaksi bulan itu sudah masuk.

• Semua faktur penjualan dan nota kredit untuk barang yang dikirim atau jasa yang diberikan pada bulan itu
• Semua tagihan pemasok yang diterima untuk bulan itu
• Barang yang sudah diterima tetapi belum ditagih pemasok (dibahas lebih lanjut di langkah 3)
• Klaim biaya yang sudah disetujui
• Penggajian bulan itu, termasuk iuran yang ditanggung pemberi kerja
• Kas kecil dan pengeluaran kartu, beserta buktinya
• Penerimaan dari pelanggan dan pembayaran ke pemasok, dicocokkan dengan faktur dan tagihannya

Satu pengecekan yang berguna: bandingkan jumlah faktur penjualan dengan jumlah pengiriman. Jika Anda mengirim 140 pesanan dan menerbitkan 136 faktur, temukan empat sisanya sebelum melangkah lebih jauh.

Langkah 2: Rekonsiliasi bank dan kas

Rekonsiliasi bank membuktikan bahwa pembukuan Anda dan bank Anda cocok, dan sering kali menemukan entri yang terlewat di langkah 1. Lakukan untuk setiap rekening bank, termasuk rekening valuta asing dan rekening kartu.

Misalnya rekening koran Anda menunjukkan SGD 48.200 per 31 Oktober, sedangkan pembukuan Anda menunjukkan SGD 49.640.

Kedua saldo setelah penyesuaian cocok. Biaya bank SGD 40 adalah entri nyata yang sekarang Anda catat di pembukuan. Setoran dan pembayaran tadi adalah perbedaan waktu yang akan beres bulan depan.

Hitung juga uang tunai yang ada dan cocokkan dengan akun kas kecil. Untuk pembahasan yang lebih lengkap, lihat panduan kami tentang rekonsiliasi bank.

Langkah 3: Catat penyesuaian akhir periode

Entri-entri ini mencatat hal yang terjadi di bulan itu tetapi belum tercatat lewat faktur atau pembayaran mana pun. Sebagian besar mengikuti pola yang sama setiap bulan, jadi simpan daftarnya.

Akrual

Akrual mencatat beban yang sudah terjadi tetapi tagihannya belum Anda terima. Misalnya kantor Anda di Jakarta memakai listrik pada bulan Oktober, dan tagihan sebesar IDR 3.500.000 baru akan datang di bulan November. Pada 31 Oktober Anda mencatat:

• Debit beban utilitas IDR 3.500.000
• Kredit biaya yang masih harus dibayar IDR 3.500.000

Pada 1 November Anda membalik (reverse) entri tersebut, sehingga ketika tagihan sebenarnya dicatat, bebannya tidak terhitung dua kali. Logika yang sama berlaku untuk barang diterima belum ditagih: jika stok tiba di bulan Oktober tetapi tagihan pemasoknya belum, buat akrualnya.

Pembayaran di muka

Pembayaran di muka adalah kebalikannya: Anda membayar lebih dulu untuk sesuatu yang akan dipakai selama beberapa bulan. Misalnya Anda membayar SGD 12.000 pada 1 Januari untuk asuransi setahun. Pembayaran itu dicatat sebagai aset asuransi dibayar di muka. Setiap bulan Anda memindahkan seperdua belasnya ke beban:

• Debit beban asuransi SGD 1.000
• Kredit asuransi dibayar di muka SGD 1.000

Pada 31 Desember saldo asuransi dibayar di muka menjadi nol. Simpan jadwal untuk setiap pembayaran di muka agar Anda bisa melihat sisa saldo masing-masing.

Penyusutan

Alokasikan biaya aset tetap selama masa manfaatnya. Misalnya sebuah van pengiriman berharga MYR 90.000, dengan masa manfaat lima tahun dan tanpa nilai sisa, disusutkan dengan metode garis lurus. Artinya MYR 90.000 ÷ 60 bulan = MYR 1.500 per bulan:

• Debit beban penyusutan MYR 1.500
• Kredit akumulasi penyusutan MYR 1.500

Kebijakan akuntansi Anda menentukan penyusutan untuk pembukuan. Aturan penyusutan untuk pajak terpisah dan berbeda di setiap negara.

Revaluasi valuta asing

Jika Anda memiliki piutang, utang, atau saldo bank dalam mata uang asing, nyatakan kembali nilainya dengan kurs akhir bulan. Misalnya Anda menagih pelanggan USD 10.000 saat 1 USD = 1,35 SGD, sehingga piutangnya tercatat sebesar SGD 13.500. Di akhir bulan kursnya 1,32, sehingga USD 10.000 yang sama bernilai SGD 13.200. Anda mencatat rugi selisih kurs yang belum direalisasi sebesar SGD 300.

Revaluasi hanya pos moneter, seperti piutang, utang, dan kas. Stok dan aset tetap tetap memakai kurs historisnya. Praktik yang umum adalah membalik revaluasi pada hari pertama bulan berikutnya, sehingga laba atau rugi yang sebenarnya dicatat saat pelanggan membayar. Tanyakan kepada akuntan Anda bagaimana standar akuntansi dan aturan pajak setempat memperlakukan selisih yang belum direalisasi. Panduan kami tentang akuntansi multi-mata uang menjelaskan mekanismenya lebih rinci.

Entri rutin lainnya

• Pendapatan diterima di muka untuk pembayaran pelanggan yang diterima sebelum Anda melakukan pengiriman
• Entri berulang seperti sewa, bunga pinjaman, atau biaya manajemen
• Koreksi dan reklasifikasi yang ditemukan saat tinjauan

Langkah 4: Periksa buku pembantu dan stok

Akun kontrol di neraca Anda harus cocok dengan rincian di baliknya.

• Piutang. Total laporan umur piutang sama dengan akun piutang di neraca saldo. Tinjau semua yang lebih dari 60 atau 90 hari dan putuskan apakah perlu ditindaklanjuti atau dibuatkan cadangan.
• Utang. Total laporan umur utang sama dengan akun utang. Cari tagihan ganda dan tagihan yang ditahan. Jika Anda mencocokkan tagihan dengan pesanan pembelian dan penerimaan barang, selesaikan pengecualiannya sekarang; lihat panduan kami tentang three-way matching.
• Stok. Laporan valuasi stok sama dengan akun persediaan. Jika Anda melakukan penghitungan stok, catat penyesuaiannya dan selidiki selisih yang besar.
• Pajak. Akun pajak keluaran dan pajak masukan cocok dengan yang akan Anda laporkan di SPT GST, SST, atau PPN (VAT). Aturan dan masa pajaknya berbeda di setiap negara, jadi periksa aturan yang berlaku bagi Anda.
• Kewajiban penggajian. Jumlah terutang untuk gaji, pajak yang dipotong, dan iuran wajib cocok dengan laporan penggajian.
• Antarperusahaan. Jika Anda menjalankan lebih dari satu perusahaan, saldo di antara perusahaan-perusahaan itu cocok di kedua sisi. Lihat panduan kami tentang akuntansi multi-perusahaan.

Langkah 5: Tinjau, kunci, dan laporkan

Tinjau. Jalankan neraca saldo dan pastikan total debit sama dengan total kredit. Lalu bandingkan laba rugi bulan ini dengan bulan lalu dan dengan bulan yang sama tahun lalu. Tanyakan apa pun yang berubah banyak. Misalnya beban kantor bulan lalu MYR 4.000 dan bulan ini MYR 11.000: cari tahu penyebabnya sebelum orang lain bertanya.

Kunci. Setelah Anda puas, tutup periode tersebut di sistem agar tidak ada transaksi bertanggal di periode itu yang bisa diposting, diubah, atau dihapus. Jika nanti perlu koreksi, buka kembali periodenya secara sengaja, catat alasannya, lalu tutup lagi. Periode yang terkunci itulah yang membuat "final" benar-benar final.

Laporkan. Susun laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Tambahkan catatan singkat untuk pemilik: apa yang berubah, mengapa, dan apa saja yang perlu mereka putuskan. Tiga poin lebih enak dibaca daripada tiga halaman.

Untuk melihat bagaimana satu sistem bisa menjalankan langkah-langkah ini dari buku besar hingga laporan, lihat modul Akuntansi dan laporan keuangan.

Daftar periksa dalam satu halaman

Hari-hari ini hanya contoh. Tetapkan jadwal Anda sendiri, lalu ukur setiap bulan terhadap jadwal itu.

Di mana Nyra berperan

Di Nyra, faktur, nota kredit, penerimaan barang, dan proses penggajian mencatat entri jurnalnya sendiri, sehingga langkah 1 lebih banyak berupa pengecekan daripada pengetikan. Rekonsiliasi bank mengimpor rekening koran dalam format CSV atau XLSX, mencocokkan baris secara otomatis berdasarkan jumlah dan tanggal (setiap pencocokan bisa dibatalkan), dan memungkinkan Anda mencatat entri yang terlewat, seperti biaya bank, dari layar yang sama. Jurnal berulang dibuat untuk ditinjau dan baru diposting setelah disetujui. Amortisasi pembayaran di muka, penyusutan, dan revaluasi valuta asing masing-masing dijalankan per periode, dan revaluasi valuta asing otomatis dibalik di periode berikutnya. Periode posting bisa ditutup per jenis akun, dengan catatan siapa yang menutup atau membukanya kembali. Neraca saldo, laba rugi, neraca, arus kas, dan laporan umur piutang dan utang membaca dari buku besar yang sama. Pesan demo untuk melihat proses tutup buku berjalan dari awal hingga akhir.